【悩めるリーダーのあなたへ】明日からできる超シンプルなチームタスク管理術とは？
「もう、驚きを通り越して絶望…」
これは、初めてリーダーに任命された時の率直な私の気持ちでした。
これから先に起こるであろう未来に「本当に乗り越えていけるのか」という不安でいっぱいになったからです。
先日、ニュースサイトでこんな調査結果をみました。
77％が「管理職になりたくない」、男女で違う理由
男女とも管理職になりたくない理由は類似していますが、特に「仕事・残業が増える」という理由において男性よりも女性のランキングが高い結果から見ると、ライフステージの変化が大きい女性には家庭やプライベートを犠牲にする働き方は望まないという傾向が強いと考えられます。
記事を見た瞬間、ワーキングマザーでもある私は、この結果に共感しました。
リーダーや管理職になるかを問われるタイミングは、結婚・出産・育児などライフスタイルが大きく変わる時期だからです。
そんな大変な時期に、リーダーの仕事を任されるのは
リーダーになる将来的なメリットよりも目の前のデメリットの方が多すぎます。
もちろん、将来のことを考えると、リーダーになるメリットが多いことはわかっています。リーダーになったら給料も上がるし、キャリアを積んで自己成長もできるでしょう。
しかし、当時ワーママ歴6年目で小３と年長の娘を育てている私は、不安でいっぱいでした。
「リーダー業務は難しくて、大変」
そう思って、家事・育児とフルタイムのリーダー業務を両立できる自信がなかったからです。
結果、リーダーは引き受けたものの、実際にリーダー業務が始まると、その大変さにどこから手をつけていいのかわからず、課題が山積みで途方に暮れていました。
・誰がどんな業務をやっているのかわからない
・ちょっとした問い合わせも担当者しか答えられない
・業務のマニュアルがなく、口頭で業務を引き継ぎされている
しかし、そんな自分のリーダー業務の悩みを分解すると、
それらの悩みは全て「チームのタスク管理ができていないこと」だと気づいたのです。
では、チームのタスクを、どのように管理したらいいのでしょうか。
そこで私が試してみたのが「片付け思考」です。
育休中にお片付けの資格を取得し、副業で片付けのプロとして200名以上サポートしている私の経験を活かし
「片付け思考」をチームのタスク管理に応用してみました。
「片付け思考」をチームタスク管理に応用することで、リーダーとしてチームを俯瞰してみることができるようになり、驚くほどチームの業務の効率が上がったのです。
複雑で大変だと感じていたリーダー業務が
片付け思考を応用することで、驚くほどシンプルになります。
その片付け思考は、文字にしてたったの11文字
明日から、新米リーダーでも使える方法です。
ここでは、新米リーダーの私が実際に行った、とってもシンプルなチームタスク管理術をご説明します。
・リーダーとして何から手をつけていいかわからない
・チームのタスクをどのように管理していいか悩んでいる
このようにお悩みのリーダーの方、一度これから紹介する方法を試してみて下さい。難しいリーダー本よりも実践的で役に立つ、超シンプルなタスク管理方法をお伝えします。
準備できてる？リーダーになる日は突然やってくる
始まりは、何の変哲もない、以下のような普通の朝でした。
疲れが溜まった身体に鞭を打って「えいやっ」と布団から飛び出す
→ 朝食を作りながら、眠くてグズグズと気分が乗らない子ども達を起こす
→ 子ども達を励ましながら、朝食をかき込むように食べる
→ 「早く早く！」と急かしながら、身支度をなんとか終わらる
→ 分刻みのスケジュールで家を飛び出し、子どもを保育園に送り届ける
→ 小走りで職場へ駆け込み、始業時間にギリギリで間に合う
なんとか、今日も無事に仕事が始められる、とホッと自席に着いたところでした。
「ちょっと これから会議室来れませんか？」
と、課長から声がかかりました。
なんだろう？急に呼び出されるなんて、なんか不安…とちょっとソワソワしながら会議室に入ると、課長は一言、こう言いました。
「実は、とろろさんにお願いしていたプロジェクトは、中止になりました」
「…え？なんでですか？」
「直近の組織改定で、プロジェクトに対する目的が変わってしまったんだよね」
なるほど、と腑に落ちました。直近で大きな組織改定があり、部長が変わり、部署の体制も大きく変わっていたのです。
「ということで、とろろさんは、新しいチームのリーダーになってもらうことになりました」
「……えぇ！？」
更なる驚きで、頭の中が追いつかない。
リーダー？ 私が？？
その時の頭の中はこんな感じでした。
先にお伝えしておきますが、私はリーダーなんてタイプじゃありません。
学生時代でもリーダーや部活の部長経験もなく、むしろその他大勢タイプ。
もちろん「俺についてこい」的なザ・リーダーなリーダーシップなんて全く持っていません。
しかもリーダーなんていったら、責任が一気に増すのは目に見えてます。
そして担当になるチームは、今まで関わりない業務で、全くの未経験です。
時短勤務からフルタイム勤務に戻ったばかりのワンオペ育児で、日々の生活を回すだけでも精一杯です。そんな中、リーダーなんて大変な仕事、私に務まるのかと不安になりました。
「私、リーダー経験もないですし、技術的な知識も少ないので、難しいんじゃないでしょうか」
「今回は、新しい部の方針で
属人化をなくしてジョブローテーションを狙っています。
新しい視点で改革していってほしい。
前のプロジェクトでの経験を活かして、とろろさんにお願いしたい。
じゃあ、来週からこのチームのリーダーだから、よろしく頼むよ」
「来週から！？」
もう、不安しかない…。
このようにして、全く心の準備もないまま、私の新米リーダー生活は始まりました。
全くの未経験のリーダー業務に絶望
「もう、何をどこから手をつけたら良いかわからない・・・」
新米リーダーになった初日、私は途方に暮れていました。
私がリーダーとなるチームは、7人体制のチームでした。
パート勤務の方や業務委託の方など業務体系が異なる方もいて、メンバー個々のスキルに大きく差があります。
半分以上が私と同じタイミングで新たにチームに入ったメンバーで
みんな「何から手をつけていいのか」と困惑している様子です。
私自身も、初めてのリーダ業務に加えて、任される業務は今まで経験のない業務なので、わからないことばかりです。
そんな判断する知識がなくても、チームメンバーからは「どうしたらいいですか」と判断を仰がれます。
「えーっと…ちょっと待っててください」とわかりそうな人を何人も訪ね歩き、集めた情報をつなぎ合わせて、なんとか回答します。
もう、判断するのに時間がかかってしょうがありません。
いきなりチームメンバーの進捗管理を任されても、誰が何をやっているか、どんな仕事があるかすら把握できていない状態です。
それでも容赦なく、上司からの抽象度と緊急度が高い仕事が飛び込んできます。
今までは、いちプレイヤーとして「上司の指示をどうやって実現するか」という思考で働いていました。
しかしリーダーになった途端、「あなたの考えは？」と意見を求められます。
リーダーとして求められることの多さに圧倒されて、課題しか見つからず、私の心は常に不安とプレッシャーでいっぱいでした。
「もう、どうしたらいいのか…本当にわからない…」
夜中に目が覚めて、「昨日相談された、あの仕事の判断は間違っていたかも…」と思い出して眠れなくなったり、明日のタスクを思い出したら、忘れないように起きてメモに書かないと眠れなくないことも日常茶飯事でした。
こんな状況を変えたくて、リーダーに関わる本を数冊読んでみました。
しかし、そこで感じたのは
『リーダーと一言でいっても
小さなチームリーダーから マネージャー・経営者まで多岐に渡る』
ということでした。
そのため、リーダーに関する本は抽象度が高く、読んではみたものの
「今の私の課題を解決するための具体的な方法」には、なかなか結びつけられません。
新米リーダーでもすぐに取り入れられるような、もっとわかりやすい
リーダーの課題を解決するための具体的な方法があれば良いのに
と、悩んでいたんです。
チームの課題は◯◯と似ている？
なんとか、この状況を打破したい、でも、解決策もどこから手をつけていいかも全然わからない。
そんな時、ふと気がついたんです。
「どこから手をつけていいかわからない」
「課題ばっかりで焦って手が回らない」
この状況って、何かに似てる…。
そうだ！部屋中モノに溢れた時の、家の片付けに似ている！
実は、私、育休中にお片付けの資格を取得して、一念発起して家を断捨離していたのです。
汚部屋だった我が家が、家の7割のモノを手放したことで、日々の暮らしがラクに暮らしやすくなりました。そんな自分の経験を元に、副業で片付けが苦手な方にお片付けサポートをしていました。
部屋が散らかっている時って、どこから手をつけていいか本当にわからない。
でも、片付けの思考に沿って、一つ一つを片付けていくことで、次第にスッキリしていく。
片付けの思考を、チームマネジメントに取り入れてみたら、チームの課題も片付けられるかもしれない。
そう考えて、片付けの思考をチームマネジメントに取り入れてみたんです。
すると、みるみるチームの課題が明らかになり、劇的にチームが回るようになったのです。
片付け思考の3つのステップとは？
片付けには基本の原則があります。
それは
「① 分ける」
「② まとめる」
「③ 片付ける」です。
さらに、その前の準備段階として「ゴール設定」があります。
これは家の整理整頓にも、チームマネジメントにも使える思考法だったのです。
一番最初の準備段階で、「ゴール設定」をして、チームとしてのゴールを決めます。
これによって、チーム全体がどの方向に向かっているのかが明確になり、メンバーも安心して動けるようになります。
最初のステップ「①分ける」では
持っているタスクを全部出して、「必要なもの」「不要なもの」に分け、不要なものを手放します。
2つ目のステップ「②まとめる」では
関連するタスクをグループ化し、担当の特性に合わせて見直しを行います。
さらに、優先度をつけてマニュアル整備を行います。
最後に3つ目のステップ「③片付ける」では
日々のタスクの進捗管理や、突発的に発生する緊急課題への対応を行います。
タスクをスケジュールに組み込み、進行状況を定期的にチェックするようにします。
では、私がどのように片付けの思考をチームマネジメントに繋げていったかを実際の片付けのステップと合わせて、具体的にお伝えします。
【準備】ゴールを決める
3つのステップに入る前に、一番大事なことをお話しします。
これ、やっているかやっていないかで、3つのステップの成功率が全く変わるのです。
3つのステップに入る前に必ずやること、それはゴールを明確にすることです。
■家のお片付けの場合
家のお片付けでも、私が1番最初にヒアリングするのが『片付いた部屋で何をしたいのか』です。
例えば、片付ける目的によって、片付けのアプローチって全然違うんです。
『部屋でゆっくり読書をして大好きな紅茶を飲みたい』
『推し活グッズをいっぱい飾りたい』
『子どもが遊びやすい部屋にしたい』
片付けた後のゴールを何にするかによって、『何を残すか』『モノをどこにどうやって収納するか』が全く異なります。
■チームタスクの場合
チームタスクも、家のお片付けと同じです。
たとえば、「登山」でも
『富士山に登りたいのか』、『近所の山にピクニックに行くのか』では
・どんな服装で行くか
・何を持っていくか
・事前にどんなトレーニングが必要か
って、全然違いますよね。
そのため、チームタスク管理の前に、一番最初に「チームのゴール」を決めました。
では、チームのゴールはどのように考えたらいいのでしょうか。
ゴールを決める上で一つ、注意点があります。
それは、目的と手段を混同しないことです。
実は、お片付けのゴール設定でよくある例が、「片付けて、スッキリした部屋にしたい」というゴールを掲げてしまうことです。
「スッキリした部屋」は目的を達成するための手段であって、「なぜ片付けたいのか」の目的ではないですよね。
そこで、チームのゴールは「何を実現するためのチームか」という目的を定義したんです。
今回「属人化をなくす」という新部署の方針もあったため、
『チームとして求められていること』と『部署として目指す方向性』を合わせてゴールを設定しました。
ゴールを設定した時に、私が具体的にやった事は
『チームとしてのゴールを書いたスライド1枚を共有』したことです。
「ゴールがわからないと、私もチームのみんなも迷子になる」
そう感じた私は、チームのゴールを書いたスライドを、チームメンバーはもちろん、上司や、関係がある他のチームに共有しました。
チームとしてのゴールを定義したことで、チームメンバーや関係者が、チームに対して同じ認識を持つことができたのです。
また、新たに発生してくる課題に対しても「チームのゴールを達成するためにはどうしたらいいか」という視点で判断ができるようになりました。
【ステップ1】分ける
最初のステップは「分ける」です。
全部出して「必要なもの」「不要なもの」に分け、不要なものを手放します。
■家のお片付けの場合
家の片付けでは、まずは部屋の中にあるものを一旦全部出して、「必要なもの」「不要なもの」に分けます。
私は全く知らない業務のリーダーになったので、「チーム内にどのような仕事があるのか」「どのメンバーがどの仕事をしているのか」を把握できていませんでした。
お片付けでは、そんな時するのは「全出し」です。
棚に収納してあるもの、引き出しに押し込んでいるものを、全部出して、何がどれくらいあるのかを見える化します。
例えば、我が家の片付けで、物置を全出しした時の様子はこんな感じです。
モノを収納から全出しすると、殆どの方は「こんなにたくさんのモノ、片付けるの無理だよーーーーー」って気持ちになります。
でも、全出ししないと「何を どれくらい」持っているかわからないため、とっても必要なステップなんです。
■チームタスクの場合
では、チームでのタスクの全出しってなんでしょう？
まずは個人が持っているタスクの見える化です！
そこで、チーム全員の業務をリスト化してもらったんです。
「タスク一覧表」として、一つのExcelファイルを共有し、チームメンバー全員に「自分の業務」と「担当者」を書いてもらいました。
「タスク一覧表に、普段やっている仕事を、思いつくもの全部書いてください」とお願いすると、たった1日で「誰がどんな業務をしているのか」が一目でわかるようになりました。
そしてタスク一覧を見ながらメンバーと話をすると
「この業務、前は必要でしたけど、今はいらないと思います」
「別チームのサポートでやっている業務ですが、なんでやっているかわからないんですよね」
「あの業務とこの業務は関連しているので、同じ人がやった方が効率がいいかもしれません」
など、いろんな改善点も出てきたんです。
タスク一覧表をまとめた中で出てきた改善点は「課題管理表」として一覧にしました。
そして「課題管理表」には優先度と対策案をつけて、解決に向けたアクションを取るようにしたのです。
「課題管理表」をきっかけに、明らかに不要なタスクは、関係者に確認した後、削減することができました。
【ステップ2】まとめる
次にのステップは「②まとめる」です。
ここでは、頻度や特性に合わせて、まとめる作業を行います。
■家のお片付けの場合
家のお片付けでは、使用頻度や使う人、使うタイミングにあわせて、同じカテゴリーの物をまとめて収納しますよね。
例えば、クローゼットの片付けだったら、こんな感じです
■チームタスクの場合
では、チームタスクの「まとめる」は何をすればいいのでしょうか。
チームとしてやったことは「①分ける」で出てきた業務をグルーピングし、
メンバーの特性・スキルに合わせて担当の見直しを行いました。
グループ化すると、どんな業務をしているかがより可視化されてわかりやすくなります。
メンバーのスキル、特性に応じて担当を割り当て、「誰が何をするか」をタスク一覧表に修正をしました。
チームとして具体的に進めた方法は、「業務のマニュアル化」と「スキル共有」です。
チームとしての業務は、担当者しかわからずマニュアルが全くない状態で、どの業務からマニュアル化して引き継いでいけばいいのか、非常に迷いました。
そこで、タスクを「発生頻度の量」と「専門性の有無」で4分類し、マニュアル化の優先度を付けました。
ここでマニュアル化を優先すべきは「A：頻度が多く、専門性が低い業務」です。
「①分ける」で仕事を全出しすると、私のチームでは、Aの業務が全体の40％ほどあることがわかりました。
私のチームは新しいメンバーが多いこと、個人のスキルの差異も大きい傾向がありました。
そのことから、Aの業務を早急にマニュアル化することで、新しいメンバーにタスクを割り当てることができました。
マニュアル化というと難しそうに聞こえますが、『作業引き継ぎの時に、画面キャプチャをバシバシ撮りながら、脇にコメントを書く』くらいで大丈夫です。
また、コメントに「なんのための作業か」と作業の目的を書いておくと、
後で状況が変わった時に「本当に継続しなければならない作業か」を検討できるのでお勧めです。
そして、新しい担当者には実際やってみてわかりづらい点や間違えやすい点をマニュアルに追記してもらいます。
そうすると、新しい担当者のミスを防ぐのはもちろん、次回の引き継ぎの時も非常に便利です。
マニュアル化することで、マニュアルをみながら多くのメンバーが対応可能なようになり、忙しい時はお互いにフォローできるようになりました。
Aの業務のマニュアル作成が完全に終わったら、次に手をつけるのは、 「B：頻度が少なく、専門性が低い業務」のマニュアル化です。こちらは、業務が発生した時に担当者がマニュアルを作成し、引き継ぎを行います。
Bの業務が終わったら「C：頻度が多く、専門性が高い業務」です。
Cの業務は、マニュアル化とともに、技術的・専門的なスキルも含めた引き継ぎが必要です。
個人のスキルにより引き継ぎのステップが異なるため、マニュアルだけでなく、「どこまで理解できているか」を個人別に確認しながら、時間をかけてスキルを共有する必要があります。
【ステップ3】片付ける
最後のステップは「片付ける」です。
「片付ける」では、日々の進捗を確認し、突発的に発生する緊急事項への対応を行います。
■家のお片付けの場合
家のお片付けでは、家の収納からモノが溢れていないか、放置されたモノがないかを定期的にチェックして、収納に戻したり、入らないものは処分を検討します。
家のお片付けだと散らかったものを、元の収納場所に戻すイメージです。
我が家の「片付ける」ですと、下のようなイメージです。
定期的に部屋の片付けをしないと、当たり前ですが、部屋がごちゃごちゃしてしまい、暮らしづらくなってしまいます。
■チームタスクの場合
チームタスクでの「③片付ける」は、日々の進捗管理と課題の確認になります。
「③片付ける」のポイントは、
『メンバー個人個人の作業の進捗や、タスク量や課題の確認』と
『担当が振られていない突発タスクを洗い出し、担当を割り付けること』
です。
「片付ける」ために具体的にやったのは、毎朝のチーム打ち合わせ（朝会）を始めたんです。
朝会では、30分程度の短い時間で、課題管理表を使って日々の進捗と課題を確認しています。
「止まっているタスクはありますか？」
「止まっている原因は何でしょうか？」
「タスクを動かすために何ができますか？」
とチームで確認することで、担当者が1人で悩んで抱えてしまう時間をなるべく減らすように心がけました。
また、朝会の最後に、メンバーそれぞれの懸念点や悩んでいることを共有する時間を設けています。
置き去りにされている突発タスクを打ち上げてもらい、タスク一覧表や課題管理表に漏れていたら、追加して担当者を割り当てるようにしました。
朝会を始める前は、「今までにない事例で進め方に迷うタスク」や「誰に聞いたら良いかわからないタスク」が放置されてしまう状態が、頻繁にあったんです。
朝会で打ち上げやすい場を作ることで、タスクの抜け漏れを減らし、個人の仕事をチームでシェアできるようにもなりました。
朝会を実施する前は、上司から直接、チームメンバーに抽象度の高い仕事の依頼がいくことがあり、上司の指示が何を求めているのか分かりにくくメンバーも対応に困っていました。
そこで、リーダーの私が間に入り、
「上司からの抽象度の高い仕事の投げかけは、リーダーの私も把握する」
「抽象度の高い指示を、噛み砕いて具体的にタスクに落とし込む」
の2つを心がけて、少しずつ『チームとしての仕事を進める体制づくり』を作ることができました。
タスクをスケジュールに組み込み、朝会で進行状況をモニタリングすることで、プロジェクトがスムーズに進むようになります。
問題が発生した場合も、迅速に対応できるようになるため、チーム全体が一丸となって目標達成に向かって動けるようになりました。
チームタスク菅理✖️片付け思考のビフォーアフター
このようにして試してみた片付け思考ですが、3つのステップをやったことでリーダーである私がどう変わったかをビフォーアフター形式でお伝えします。
（ぜひ、あのBGMを頭の中で流してお読み下さい）
■リーダーのビフォー
問い合わせ対応や突発的な業務など 常に焦っている とろろさん。
常に何かに追い立てられ、仕事は一向に片付かず、空回りの日々でした。
うまくチームメンバーを頼ることもできず、判断もその時々でブレがあります。
判断の内容も、後になって「やっぱりAじゃなくてBだったかもしれません」と周りが心配になる発言がみられました。
そして、いつも忙しそうなのでチームメンバーも相談しづらく、後になって大きなトラブルに繋がることもありました。
夜中何度も起きて悩みを考えて寝れなくなることも多く、次の日に疲れを残してしまうことも多かったそうです。
■リーダーのアフター
なんということでしょう…！
受動的で焦ってばかりだったとろろさんが 主体的に、先手先手で動いています。
メンバーそれぞれの得意分野は周りのメンバーに頼って仕事を共有し、マネジメントに徹しています。
判断も「チームの目的から考えると〇〇だから△△するのはどうでしょう」と理由も含め、明確に共有し、判断のブレが殆どなくなりました。
メンバーが持つ課題は、朝会で打ち上げることで、早急に解決にむけたアクションを取ることができています。
判断とアクションが早いことで、タスクの回転率が上がり、チームとしての生産性が上がりました。
悩みを持ち越さないようになったため、夜は 子どもと共にぐっすりしっかり眠り、朝スッキリ目覚めています。
悩めるリーダーさんへ
片付け思考のタスク管理の要点をまとめると、こちらの表になります。
片付けに置き換えると、チームのタスク管理もイメージが沸きやすくなります。
アフリカの諺で以下のような言葉があります。
「早く行きたければ一人で行け、遠くへ行きたければみんなで行け」
私は片付け思考でチームでタスク管理することで、チームの生産性を最大化することができ、一人では達成できない目標を達成できることを実感しました。
「リーダーは難しい」
「リーダーは大変」
私も最初は、そのように思っていました。
しかし、片付け思考を取り入れたことで、リーダーの仕事は、実はシンプルだと気づけたのです。
そして、リーダーをすることで見えてくる視界は、プレイヤーとの時とは全く違います。
チームで、何かを達成した時の喜びは計り知れません。
私もまだまだ奮闘中ですが、迷った時には片付け思考に立ち返って、一つずつ、リーダーとしての課題を片付けしていこうと思います。
チームマネジメントに悩むリーダーの皆さん、
もしよろしければ、明日の仕事に、片付け思考を取り入れてみませんか？
片付け思考は「わける」「まとめる」「片付ける」
文字にして、たったの11文字です。
片付け思考を仕事に取り入れることで、きっとあなたもリーダーとしての課題を解決し、チームの生産性を向上させることができます。
リーダーとして悩んでいるあなたの明日の行動が変わり、少しでも輝くことを願っています。
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