205_会議の進め方を変えよう。限りある時間を大切にするために。

人生に感謝を。シンパクト和 です。職場で共有したい会議の考え方を提案します。

皆さん、こんな経験は無いでしょうか？

•    会議が長引くが、具体的な決定事項がない。

•    目的やゴールは理解しているが、具体的なアウトプットがない。

•    多くの意見が出るが、それをどのようにまとめるべきかがわからない。

この解決案を提案します。

##目的

会議は目標達成のための基盤であり、有意義な会議を通じて組織の質を向上させることが可能です。職員全員で会議の在り方と進行方法を共有し、会議の改善を通じて職場全体の生産性を向上させることを目指します。

##会議改善のメリット

労働時間の抑制:
効果的かつ効率的な会議運営により、職員の拘束時間が減少し、残業時間の抑制につながります。会議の時間と回数が減ることで実現します。

仕事時間の最適化:
効果的かつ効率的な会議運営により、余った時間を他の業務に充てることが可能になります。これにより、緊急性は低いが重要性が高い業務に時間を割くことができます。

課題解決時間の短縮:
効果的かつ効率的な会議運営により、各課題解決のための意思決定が迅速に行われ、課題解決のスピードが上がります。

##会議改善の提案

情報共有と決断:
会議に頼らず、情報を共有し、決断を下すことを心掛けます。全員が集まる会議でしか決められないという思い込みを捨て、関係者からの同意が得られれば決定します。大部分の議論は主任と主担当者、副担当者で行い、その結果を他のメンバーに共有し、意見を求めます。

議論の絞り込み:
事前に配布した資料の中から、議論したいポイントを絞り込み、それについて話を進めます。事前配布が難しい場合は、会議開始後に資料を読み込む時間を設けます。

議題の準備:
議題を準備する人が十分に考え抜いてこないと、会議は効果的になりません。会議は誰かが真剣に考えた提案を持ち込み、それに対して抜け漏れや誤解がないかを確認する場です。

会議時間の制限:
基本的に会議は30分以内に終えるようにします。単純な質問や確認に多くの時間を割く会議は避けます。

終了条件の設定:
会議の終了条件を全員で共有し、それに基づいて会議を進行します。

最終確認:
会議のゴールはアクションプランを決めることです。最後の5分はまとめの時間とし、誰が何をいつまでに行うかを文章化します。

##その他

意思決定を早くするための個別の行動
まずは完成度20%の提案を文章で作り、早くフィードバックをもらうことを意識します。問題をどう解決したいのかを簡潔に述べ、上司からフィードバックをもらいます。ある程度形になったら、それを全員に伝え、進めていいか確認して進めます。これにより、意思決定を早くすることが可能です。

「情報共有と決断」、「議論の絞り込み」、「議題の準備」、「会議時間の制限」、「終了条件の設定」、「最終確認」
を職場のみんなの当たり前にして、少しずつ会議を変えていきたいです。

人生の限りある時間を大切に。シンパクト和 でした。