「議事録が苦手…」を克服するための3つのステップ
議事録の取り方に苦戦したことはありませんか？
最初は頑張ってメモを取っていても、途中で誰が何を言ったか分からなくなり、後から読み返しても「あれ、この部分メモしてなかった…」という経験はありませんか？
議事録は仕事を円滑に進めるために重要です。
しかし、その取り方をしっかり学んでいる人は意外と少ないものです。
今日は、僕が学んだ議事録の取り方についてお伝えします。
※議事録について動画を通してより詳しく学びたい人はこちらもご覧ください！
議事録の役割
議事録には大きく4つの役割があります。
意思決定事項の再確認
宿題の確認
議論の経緯の確認
決定事項の確認
これらを確実に行えるように、会議のログとしての役割を果たすのが議事録です。
議事録の取り方
実際に、どのように議事録を取るべきか、3つのポイントにまとめました。
1. 会議前が勝負
議事録は「会議中に取るもの」と思われがちですが、実は「会議前の準備」が重要です。具体的には以下の準備が必要です。
出席者の把握
アジェンダの準備
内容の想定（誰が何を話すかを予測）
略語の設定
事前共有資料がある場合は、必ず目を通しておきましょう。下準備をしっかり行うことで、会議中もスムーズに議事録を取ることができます。
2. フレームに沿って記載する
頭に思いつくままに書き始めると、後から議事録が整理できなくなります。そこで、フレームを用意し、それに従って埋めていくと良いです。
僕の場合は次のようなフレームを使っています。
◼️会議のデータ（実施日、実施場所、参加者、欠席者）
◼️会議の概要（後でまとめる）
◎本日の議題（5W1Hでまとめる）
◎決定事項（5W1Hでまとめる）
◎未決定事項
◎宿題
◼️各議題の記録（会議中に全力で記載をするのはこちら）
◎議題1
◎議題2
これを基に、会議中は参加者の発言を要約してメモします。
これにより、意思決定のプロセスも明確になります。
会議終了後は、15分以内を目処に内容をまとめることがポイントです。
3. 聴くことに全集中
議事録を取る上で最も大切なのは、話を「聴くこと」に全集中することです。
会議中に別のメールを確認するなどは厳禁ですし、次に自分が何を言うか考えるのも控えましょう。
議事録を取ることに全力を注ぎます。
自分が話す場合の対策
議事録を担当しながら自分が発言することもあるでしょう。
特に営業職では、自分の発言をメモするのが難しく、相手の意図やニーズを汲み取る必要があるため、メモの要約が難しくなります。
その場合、次の2つの方法を活用しています。
AIを活用する
Zoomなどの会議ツールでは、AIによる文字起こし機能が利用できます。これを活用して、自動的に発言のログを取ります。
相手の話だけをメモする
自分が話す際は、相手の話だけを要約してメモします。
これにより、相手の意図を的確に捉えつつ、議事録も正確に残せます。
議事録を取ることは訓練が必要
議事録を取るのは、重要な業務でありながら、その方法を教えてくれる企業は少ないです。
自分なりの型を見つけて、正確な議事録が取れるようになれば、あなたの価値はさらに高まるでしょう。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？