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Notionを扱う上で一番大事な機能、DB間の連携についてまとめてみた

エンジニアブログ by DENKOSHA

今回はNotionの機能の中でも、一番大事ともいえる機能、DB間の連携について解説していきます。実際の構築手順も載せていくので、よろしければ最後までお読みいただければと思います。

NotionでDBを構築する際に必要なポイント３点

NotionでDBを構築するために構築する際に必要なポイントが3点あります。

  • 必要なプロパティを取捨選択してDBを構成する

  • 2つ以上のDBを連携させる

  • 連携させたDBの情報を1つのDBに集約させる

以上３点になります。
それぞれの点についてこれから説明していきます。

必要なプロパティを取捨選択してDBを構成する

一つ目は『必要なプロパティを取捨選択してDBを構成する』です。

上記の画像がNotionのDBになります。
『名前』『タグ』『ユーザー』『チェックボックス』『ステータス』
と様々な入力欄があります。
この一つ一つがプロパティになります。

このプロパティを自分の目的に合わせて配置していきます。
時間等の集計をしたい場合は『数値』プロパティを配置したり、ユーザーごとに情報を分けたい時は『ユーザー』プロパティを配置したり、状況に合わせて構成していきましょう。

2つ以上のDBを連携させる

2点目は『2つ以上のDBを連携させる』です。
プロジェクト管理を例に出すと、1つ目のDBにプロジェクトについての情報を、2つ目のDBにタスクの情報を載せる。そして、3つ目のDBに工数の情報を載せるといった感じです。
DBを連携させることで、多くの情報を一元管理することが出来ます。
連携の方法ですが、先ほど説明したプロパティの中の『リレーション』を使います。
例として、プロジェクトDBとタスクDBを連携してみます。
①プロジェクト管理DBとタスク管理DBを作成する
②プロジェクトDBに『リレーション』のプロパティを追加する
DB右上に+マークがあるので、そこから『リレーション』プロパティを追加します。
追加する際に、DBの選択欄が出てくるので、タスクDBを選択します。
③リレーションを追加を選択して、リレーション関係を作る

上記画像の様な画面が出てくるので、『リレーションを追加』を押しましょう。
④タスク管理に表示をONにする

タスク管理に表示するをONにするとプレビューにDBのリレーション関係が出ると思います。
これでDBの連携は完了になります。

連携させたDBの情報を1つのDBに集約させる

最後は別DBの情報を1つのDBに集約させる方法を実現してみます。
今回はわかりやすくタスク管理DBに時間のプロパティを持たせて、時間の合計をプロジェクト管理DBで自動集計できるような仕組みを作っていこうと思います。
①まずはタスク管理DBに『時間』のプロパティを入力して数字を入力
DB右上の+マークより『#数値』プロパティを選択します。

名前を時間にして、数値を入力しましょう。
後でこの数字の合計がプロジェクトDBで正しく集計できているかを見ていきます。
②プロジェクトとタスクの紐づけを行う準備

今回私はこのようなプロジェクト管理のDBを用意しました。
こちらに先ほどのタスクDBを紐づけていきます。
今回の例ではプロジェクト1にタスク1~3を、プロジェクト2にタスク4~5を紐づけていきます。
③プロジェクトとタスクを紐づける
プロジェクトとタスクを紐づけるためにタスク管理側でプロジェクト管理と書かれているレコードをクリックします。

このようにリレーション関係が上手くできていれば、プロジェクトの一覧が出てきますので、紐づけたいプロジェクト管理をクリックしてください。今回はプロジェクト1にタスク1~3を、プロジェクト2にタスク4~5を紐づけていきますので、それに従って紐づけを行います。
④紐づけ完了

プロジェクト管理側でこのようにタスクが紐づいていれば完了です。
⑤『ロールアップ』プロパティを使用して数字を集計する
紐づけが上手くできているのが確認出来たら、次は集計用のプロパティを用意します。
その時に使うのが、『ロールアップ』というプロパティになります。別のDBの内容を引っ張ってくるには、この『ロールアップ』というのが非常に重要になってきます。Notionを使う上で、最も重要な機能といってもいいかもしれません。

右上の+マークを押してプロパティを追加しようとすると、『ロールアップ』と書かれた虫眼鏡マークのものがありますので、そちらをクリックします。

クリックするとこのような画面になるので、画像の通りに設定します。表示方法もバーやリングといった方法もできますが、今回は数値にします。
⑥最後にプロジェクト管理DBを確認

最後にプロジェクトDBを確認すると、時間の合計が集計されていると思います。

まとめ

今回はDB間の連携と、集計方法について解説していきました。次の記事では、実際にプロジェクト管理ができるDBを作って、作り方の手順や、実際のDBを配布しようと思っています。よろしくお願いいたします。

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出展・バージョン情報

Notion 2.38.23.13.0.164
※画像の出展(https://www.notion.so/ja-jp)
※画像の日付(2024/04/05)