【ふせん会議術14】問題を分かりやすく記述できる「5つの質問」🤩

　会議で参加者の発言が理解できない、うまくまとめられない、と言った悩みありませんか？　

　そんなとき、私がセッションリーダー（司会進行役）する時には、5つの質問を良く使い、その回答を、わかりやすい表現にまとめるようにしています。

　その秘訣を無料でご披露します。🤩

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「わかりやすい問題表現とは？」を下の記事に解説しています。

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分かりにくい説明とは？

　発言をまとめたいとき、「困る発言」とは、こんなものです

• 結局何が言いたいのか？わからない

• 他人の意見の評論をしている　→　自分はどうしたいのか？

• 抽象的・一般的な発言　→　事実はどうなの？

• 問題（目標を阻害する悪い結果）とその原因の関係がなさそう

• 原因を議論しているのに、解決策を説明される

「わかりにくい」事例

🆖 (1) 「品質が悪い」

• 問題は明確であるが、主語が無い。 製品の品質？人の品質？ 検査品質？

• 品質が悪いのが全体の80%なのか、5%なのか？　事実データがない

• 分かりやすい表現例：　2024年3月に出荷した製品で25件トラブルが発生し、その内訳は以下のとおり
  　　💧A　ランク 10件　お客様の業務に影響した
  　　💧B　ランク　8件操作性に影響
  　　💧C　ランク　7件お客様に影響なし

🆖(2) 「収益構造が人材依存し、従来の人月ビジネスでは限界」

• 個人的感想を述べているが、事実データがない

• 分かりやすい表現：　2024年度のA部門の受注額目標は、10億円のところ、7億円に留まる可能性が高い

• 原文は「人材」か、「従来の人月ビジネス」に原因があると想像した表現だった。

• しかし、収益構造がどうだったの？と事実を確認したら「3億円不足」だった。

• 「3億円不足」を問題にしたら、全員が「うんうん」とうなずけるし、その原因を議論できるので、より確実な原因になる

🆖 (3) 「従来型ビジネスから社員のマインド変革と人員稼働状況により収益にばらつきがある」

• 収益にばらつきがあるのが問題？ その原因が「従来型ビジネス」？

• 個人的感想を述べているが、事実データがない

• 分かりやすい表現：　営業活動中の案件すべてを積み上げても8億円で、2億円不足である。 GAPを埋める案件がない

分かりやすい問題表現ができる、5つの質問

✅　事実確認：　例えば？過去に合った実際のケースをご説明ください
✅　その内、代表的・よくある事例を具体的に説明してください
✅　文章で表現してください：　誰が、いつ、どんなことを、した、など、固有名詞で明確にする
✅　具体的な件数は？　など、%、件数、頻度などを数値を求める
✅　関係が複雑な時は、図で表現してもらう　【下参照】

【図で表現例　： わかりにくい例(2)】

わかりにくい「収益構造が人材依存し、従来の人月ビジネスでは限界」を例に整理した

【図で表現例　： 問題が複数の組織にまたがっているケース】

参加者の説明が、このような複雑な会社間に関係する問題の場合は、このように図式して、どこの問題を説明しているかを指摘してもらう

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まとめ

今回は、多くの人が陥りやすい、問題の説明の「あるある」ケースを3例ご紹介しました。

「ふせん会議」では、問題を目標・問題（目的の阻害要因）・原因に 分けます。

その時、大切なことは「具体的に、数値で、主語述語を固有名詞で」記述することです。　例えば、

• 作業員A氏が、XX月YY日に掘削作業を行った結果、5mの目標に対し3mしか掘れなかった

　問題とその原因が論理的に説明されると、参加者全員の共通理解が得られ、その後の解決策の議論がとても速く進みます。