【ふせん会議術12】初心者でもすぐ使える5つの秘訣。まずやってみましょう！

　みるみるプロジェクトが進む「ふせん会議術」は初心者にすぐは無理？と思ったあなたに、、いいとこどりする朗報です。

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　この記事は、以下の記事の無料部分を読んでいただいた方で「おもしろい、ぜひやってみたい、、でもちょっと私にはむつかしい、、、」と思われた方に書いています。

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【ふせん会議術】でプロジェクトが進む！ あなた価値がアップ！｜大薮 俊一 🎈 プロジェクトが進む「ふせん会議術」｜note

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私の「ふせん会議」との出会い

　私が30代半ばごろ、IBMの社内研修で「CPS演習コース」がありました。

　すぐ申込み、神戸の六甲山ホテルでの合宿研修を受講しました。

上の記事の「プロジェクトの成功率が上がる4ステップ」を全て理解し、演習しました。　そのコースでは、演習だけでなく、模範も見せてもらい、さらに様々な「コツ」も教えてもらいました。

　なぜなら、講師の人たちは全て、IBM社員のSE （Systems Engineer)でこの手法の経験者だったのです。

　そして、すぐ、このフルセットを実体験する場がありました。　

詳しくは、下記記事をご覧ください。

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2012年から、企業の中堅社員向けに「ふせん会議」の実習つきセミナーを始めました

　セミナーに出席いただいたのは、2024年6月現在て412名、「セッションリーダー」という「議論の交通整理役」を実習してもらいます。

　結果、「価値はすごくある、私もやってみたい」、、、でも難しい。　というのが大半の方の異見です。

　412名の受講生から「難しい要因」は以下のようなものです。

• （コロナ以降）最近はリモート会議が多く、、、ふせんは使えない、、、

• 　セッションリーダーは「第三者」という立場で議論の整理をするが、社内では「当事者」になってしまう

• 　セッションリーダーの一人４役「問いかけ、聞き取り、ふせんに書きとり、書いた内容を全員に合意を得る」、しかも「時間内に、全ての問題・重要解決策をまとめる」　と言うのは、すぐには無理

• 　「にわとり」と「たまご」：　経験がないからできない？　でもセッションリーダーを経験しないと身につかない？　つまり、機会がない

ここに答えがありますー 部分利用！です

ふせん会議術は、大きく3つの「プロジェクト推進力」を与えてくれます。

大事なことは、これらすべてができないと、「ふせん会議術」は無理だ、、と考えないことです。　そう！　使える部品から始めればいいのです。

🙇（１）ふせんを使った、会議運営技法
🙇（２）問題の構造化
🙇（３）４つのステップでプロジェクトを推進

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部分利用(２）問題の整理方法

詳しくは、下の記事にコツをまとめていますが、超要約すると

✅１わかりやすい問題表現に慣れる

　何を言っているかわからない。 信ぴょう性がない、、と言った問題を、「目標」「目標に到達できない問題・悪い結果」「その原因」という構造にわけることなんです。

　もう一つは、問題の表現を「具体的」「SVOC:主語述語目的語の文章で表現」「数字で」表現することで、その場にいない人でもわかるよう表現するのです。　

　このコツは、会議でなくても、本当に役立ちます

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部分利用(１）会議のルールを事前に合意

✅２　セッションを始める前に「武器：セッションルールと参加者の役割」を説明し、合意を得ておくこと　

　参加メンバーが何を言っているかわからないときは、セッションリーダーの責任ではありません。 ふせんを発言者にわたして、「具体的に、SVOCで、数字を入れて書いてください」と渡してもいいくらいです。

部分利用(3）プロジェクトがはかどる4つのステップ

　これは、「ふせん会議術」と言うよりは、プロジェクト管理のコツです。

✅３キックオフを必ず行う

プロジェクト責任者（トップ）からふせん会議の「目的」「目指す目標」「全員への期待」「ふせん会議のセッションリーダーに従うこと」を宣言してもらうのです

✅４活動計画に「誰が」「いつまでに（年月日）」を明記する

　指名するのは、嫌われますが、コツは、「この解決策の実行は、どなたがやっていただけますか？」　と言って、参加者の誰かが「しかたなく」手を上げるのを待つだけです。

　これで、多くのプロジェクトの進捗が進みます。

✅５　ふせん会議が終わる直前に、必ず進捗確認会議をセットする

　せっかくいい会議で解決策・活動計画ができて、全員Happyになっても、会議が終わって職場に戻ると、、決めた活動計画の実行がおろそかになります。

　または、環境が変わって、他の飛び込み仕事が増えたり、、、

　だから、1か月後に必ず集まって、進捗会議を行うのです。

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まとめ

私は、IBM社で使われているCPSという手法に、「ふせん」を使う会議術を追加した「ふせん会議術」を使い、お客様の問題解決を300回以上ご支援してきました。

また、ふせん会議術をテーマでセミナーを実施しており、2024年3月時点で38社412名に受講いただいています。

大半の受講生は、「いいセミナーだった」と評価いただいていますが、実際に職場に帰って「ふせん会議術」を実践されている人は少ないように感じています。

せっかくセミナー受講して、、または私の「ふせん会議術」のマガジンを購入いただいて勉強しても、使わなければもったいないです。

以下の5つの候補からでも、ぜひ部分的に活用し始めて下さいね。

✅１　わかりやすい問題表現に慣れる　
✅２　セッションを始める前に「武器：セッションルールと参加者の役割」を説明し、合意を得ておくこと　
✅３　キックオフを必ず行う
✅４　活動計画に「誰が」「いつまでに（年月日）」を明記する
✅５　プロジェクト会議が終わる直前に、必ず次の進捗確認会議をセットする　

　みなさん、ふせん会議術に興味を持っていただいたら、この記事のコメント欄にお伝えください。　簡単な演習を無料で差し上げます。