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営業事務のお話し②～納品書・請求書の作成・発行・管理をクラウドシステムに移行しよう～

さいとうしょうた

先日にこのnoteの存在をTwitterでオープンにしたところ、思った以上の反響をいただきました。
同じような仕事をしている人、自分の仕事内容に興味がある人、皆さま色々だとは思いますが、反響があるというのは何にせよ嬉しいものです。
日々わりと忙しい中でも、少しずつなら何だか続けられる気がしてきました……！

そして驚いたのは、1つ前の記事で「サポート」というのをいただいたのです。そんな機能があるとは知らず、大変恐縮でした。この場を借りて改めて御礼申し上げます。
自分は去年からVoicyを日々のインプットの場として多用しておりまして、そこでも「差し入れ」という機能がありますが、今はどこもそういうものがあるもんなんですね。

ということで今回は、サポートしてくれた人が知っている方なので、その方が喜びそうと勝手に思っている内容の記事を書いてみようと思います。
「この業務はどうしているの？」という執筆希望があれば、サポートいただければ優先的に書いていこうと思いますので、皆さまよろしくお願いいたします！！

さて、前置きが長くなりましたが、今回書くのは物を売る商売をしていくのに避けて通れない営業事務「納品書・請求書の作成・発行・管理」に関することです。

納品書ってものがそもそもいつどんなときに必要とされているのかよくわからないけど、とりあえずお酒の出荷開始と同時にExcelで作成＋メールで送付を始めましたというのは以下の記事で書いたところです。

率直な話、今でも「皆さん納品書っていつ使うの？」というのはさっぱりなのですが。。送られてきたものとの突合や請求書との突合等で必要になるのはわからなくもないんですが、そのチェック業務も積み重なると馬鹿にならない時間になるし、もはやそこ信用できない先と取引しなきゃいいのでは…？、とか思ってしまいます。
今のことろ、自分は補助金の精算くらいでしか真に必要だったときがありません。税理士事務所から、「一応とっておくと良いです」とは言われたことあるのですが、「一応のためにこの膨大な量の紙の書類の管理は馬鹿馬鹿しい」と思って、金額の大きいものや醸造関係のもの以外は一定期間経ったら捨てちゃってます。
（※後日追記：在庫管理に必要なのではという指摘をいただきました。厳密な在庫管理ができている皆様、心より尊敬いたします…（弊社も酒税が絡むところはさすがに厳密ですが））

しかしいずれにせよ、日頃お世話になっているお客様が必要としているのであれば、その書類は作成・発行しなければなりません。

前掲のnoteの記事の続きとなりますが……
取引先が30先にも満たなかったときには、Excelでのデータ作成・管理でもなんとかなってました。が、2022年の1月から取引先が増加することになったのです。
創業直後のブーム的な売上がある程度落ち着いたことをきっかけに、だいたい50先くらいまで取引先が増えました（増やしました）。元々、納品書・請求書関連はそんなに楽しい仕事でもなかったですが、これを機に一気に憂鬱な分類の業務となりました。

現場での仕事も増えていく中で、何とかこの業務を劇的に効率化せねば自分が死ぬ……！ということで、これらの業務の効率化は、喫緊の課題となりました。
とは言え、死ぬ……！となったのは自分が公庫の仕事と並行して仕事やってたときなので、4月に本格ジョインしてからは少し余裕が出る一方で新しいことをどんどんやらなきゃなくなったので、定型的にやってればひとまず進めることができるこの業務の効率化は一旦後回しになりまして。
実際にようやく着手したのは8月、本格的に導入したのは9月になってからでした。今振り返ると、弊社は夏場は酒造りをしていないため初夏はお酒の出荷が落ち着く一方で、8月に行った夏場の弊社主催イベントの準備で修羅場となり、それも落ち着いてからようやく取り組む余裕ができたのでしょう。

いくらやれば効率化するとわかっていても、新しいことに取り組むというのはやはり大変な労力が伴うものです。

さて、いざ取り組むとなった際にはまず、どのクラウドシステムを使うかを決めなければなりません。
今時はこういうシステムは「おすすめ〇選」「比較〇選」というサイトがいくつかあるくらいには結構な数があるわけでして（今改めて調べてみたら13選というのが複数出てきました）、詳しく見始めるとはっきり言ってキリがないわけです。

13個も選択肢があったら選べません。。

こういうサイトを見て色々と考えはしましたが、結局これらどれをとっても大した機能差はないはずと考えた自分は、MakeLeapsというクラウドシステムを使うことに決めました。
一番理由としては、このシステムが「Salesforce連携に強みを持つクラウド型請求書発行システム」と紹介されており、いずれ酒や食品で営業体制強化するときがくればSalesforce導入する可能性あるんじゃないかなーそのときに生きそうだなーと思った、それくらいの話です。（ちなみに先日どこかでこの話をしていたら岡住から「Salesforceを使うような営業体制にはならないんじゃないかなぁ…」と言われてしまいました。悲しい。）
あとは他に敢えて言えば、画面がシンプルで、色合いが比較的好みだったくらいかな……

は？これからこれらの書類全部作る必要あるかもってこと？（注文請書とは…）
ワンクリックでメールが送られる、最高だ。しかも入金管理までしてくれるとは嬉しい想定外。

ここまでで結構長くなってしまったので、使用感は次の記事でお話しすることにしますが。

今になって思うのは、このMakeLeaps、複合機大手のRICOH（リコー）が運営しているのが面白いなということ。
これまで、納品書や請求書の発行においてRICOHの複合機は大活躍だったわけですが、それが取って代わられることを見越しての事業ということでしょう。
調べてみるとMakeLeaps、元々はオーストラリア人の連続起業家によって2011年に設立され、2018年にRICOHに買収されたとのこと。さすが連続起業家、先見の明が凄い。
そしてこういう会社を将来に備えてしっかり買収してるあたり、日本の大手企業もまだまだしっかり先を見ているんだなと、当たり前ながらも改めて思うわけです。

ちなみに今自分が扱う納品書・請求書は9割以上が未だに紙なので（封筒開けるのも今のところ自分がやってるので勘弁してほしい）、まだまだRICOHの複合機は各所で大大活躍中なはず。
利用料も割安に感じることから推測するにまだまだ投資段階なんだと思います。もっと前に進もうぜアナログジャパン。

加えて、当時のことを改めて思い返して感じるのは、無料プラン開始時＋導入初期段階のサポートが異常に手厚かったなということ。こんなにリモート打合せの必要ある？！って思ってました。導入すると決めてからは言われるがままに対応してたけど。
これ実は、最近新会社や新事業で使い始めてる色んなクラウドシステム「freee」「Bcart」「NP掛け払い」等で全てに共通する部分がありまして。ネット完結のシステムなのに、電話というアナログな支援も充実（FAXはさすがにないが）。

とはいえ考えてみれば当たり前で、前述のようにこういうクラウドシステムは他社と差別化しにくいことに加えて、色んなデータを登録・蓄積する手前一度使い始めると他のシステムへの移行は中々できない……ということは、最初に興味持った人をいかにサービス利用開始までもっていけるかが、会社の収益化の鍵なわけですね。
最先端のネット企業と言えども、こういった営業活動が利益の源泉と考えると、何とも不思議な感じ。コロナでリモート打合せが今ほど一般的になる前はこれ全部電話だったんだろうか…と考えると、忙しい現場としてはちょっと眩暈が(笑)

というわけで今回はこのあたりにして、実際に使用してみての感想や、具体的な機能紹介は次の記事にて。
本日もお疲れさまでした。

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