【組織内の余白づくり】「オンラインバースデー会」やってみた！

在宅勤務、テレワーク中の皆さん、雑談が減っていませんか？

リモートワーク率95%の水準で業務を行うショーケースでも、日々のオンラインMTGが業務的なコミュニケーションに偏り、雑談が減ったという声を耳にします。

2020年6月に発表された内閣府の調査からも、職場で「社内での気軽な相談・報告が困難」という不便さを感じる人が多くいることがわかりますよね。

出典：内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における
生活意識・行動の変化に関する調査」https://www5.cao.go.jp/keizai2/manzoku/pdf/shiryo2.pdf

2021年3月に、ショーケースは「職場と変わらない在宅勤務の実現」という点が評価され、東京都が主催する第1回「TOKYOテレワークアワード」の大賞を受賞しました。https://www.telework-rule.metro.tokyo.lg.jp/award/

・各業務ツールの整備やコアタイムなしのフルフレックスの導入
・従業員の多様性に合わせて自由に使えるリモートワーク手当（月20,000円支給）
といったツールや制度という点ではなく、今回はコミュニケーションへのサポートに焦点を当て、2020年10月から毎月開催されているオンラインバースデー会についてご紹介します！

ということで、オンラインバースデー会を企画・運営をしてくださっている総務部の山口さんと酒井さんにお話しをうかがいました。

山口麻実子（やまぐち・まみこ）
総務部部長。2005年入社。2018年度「社長賞」受賞。社歴最長。

酒井美咲（さかい・みさき）
総務部。2018年入社。2019年度「enjoy賞※」受賞。
※enjoy賞：いつも笑顔で働いていて【いいね！】をしたくなるスタッフに贈られる賞。スタッフの投票で選出。

開催のきっかけ

―オンラインバースデー会とは、どんなイベントなんでしょうか？

山口：月毎に、その月が誕生日のみなさんと、永田さん（社長）とでオンラインでご飯を食べながらお祝いをするイベントです。
2000円分の好きなごはんを経費精算が可能で、いつもよりちょっといいごはんを自分で用意してもらい、食事をしながら参加者のみなさんで会話を楽しんでもらおうというのがコンセプトです。

酒井：ちょっとしたプレゼントも用意しています。

ーそのプレゼントとは？

酒井：それは、これからバースデーを迎える人もいるので秘密です（笑）
でも、毎回みなさんに喜んでいただけていますよ！

―オンラインバースデー会開催のキッカケは何だったんでしょうか？

山口：BBQや社員旅行などといったイベントを毎年開催していたんですが、新型コロナウイルス感染拡大の影響で2020年はできなくなってしまいました。更に、在宅勤務を中心とした業務により、業務以外のコミュニケーションも減少。
また、「ワンチーム採用（https://recruit.showcase-tv.com/oneteam/）」に代表されるようなチームワークを重視したカルチャーがあるので、「雑談のような気軽なコミュニケーションを取れるようにしたい！」と考えていました。

元々、リモートワークになる前に、永田さんから「スタッフのバースデーに何かできないか」という提案があったこともあって、オンラインバースデー会の提案に至りました。

それまでにも、オンラインランチ会を企画したりしたんですが、参加者がなかなか集まりにくかったこともあり、何か工夫が必要だなと。
バースデーなら、1年に1回必ず全員に順番がまわってきますし、普段はこういった会に積極的に参加をするつもりがない人でも、「バースデーだから参加してみるか」「バースデーだから参加しなきゃ」という気持ちになることで、参加者が確保できるというのもポイントのひとつですね。

ーなるほど！たしかに誕生日を祝ってくれるとなると参加したくなりますね。

山口：みなさんのスケジュールもあるので参加は任意ですが、今のところはほぼ全員参加していて、嬉しいですね。

酒井：普段なかなか永田さんと話す機会がない方もいるので、永田さんとコミュニケーションをとる機会になればいいなという思いもありますね。

実施してみてどうだった？

↑12月に開催したオンラインバースデー会の様子

ー実施してみて、どうですか？

酒井：永田さんが中心になって話を参加者の方にふってくださって、毎回とても盛り上がっていますよ！家族、住んでいる町、仕事の話など、ざっくばらんに参加者の方同士でお話しています。最初はランチの時間に開催していたんですが、1時間で食べながら話すのは難しく、「もっと話したいので、夜に変更しないか」と永田さんから提案があり、1月は夜のオンラインカクテルパーティーに変更になりました。

ーオンラインカクテルパーティー！！なんだかオシャレですね（笑）

山口：お酒が入ることもあり、ランチ会の時から更に盛り上がりました！夜ということもあって、ご家庭をおもちの方は、お子さんの乱入があったり（笑）

ー楽しそうなのが伝わってきますね！

酒井：お酒が入ると永田さんはいつもより饒舌になるんですよ（笑）

ーそんな永田さんの姿が見られるのも、オンラインカクテルパーティーならではですね！（笑）参加したみなさんの反応はどうですか？

酒井：毎回盛り上がっています！初めてお話しするという人も結構いて、日頃の業務で関わることが少ない部署の人同士での会話が特に弾んでいる印象です。いいコミュニケーションの機会になってるのではないかなと思っています。

―オフラインでも開催していたんですよね？

酒井：はい。10月から12月まではオフラインとオンラインの両方、1月と2月は緊急事態宣言下ということもあってオンラインのみでの開催でした。オフラインの際は、一番広い会議室（30人収容）で人と人の間にパーテーションを立てるなど、新型コロナウイルス感染防止対策をしっかりと行った上で実施しました。

ー準備など、結構大変だったんじゃないですか？

酒井：いえ、そんなことはないですよ！することとしては、
・月初めにslackでチャンネルをつくり、日にちとZoomのルームを招待者に連絡
・zoomの壁紙を作成して参加者にslackで共有
・プレゼントの配送

これらに加えて、オフラインの場合は、
・会議室の予約
・パーテーションの準備
・会議室の飾りつけ
くらいです。

↑招待者へ配布したZoom背景（毎月変わる心遣いが素敵！）

―zoomの壁紙や会議室の飾りつけなど、参加者の方がワクワクする工夫があっていいですね！

酒井：飾りつけといっても、小学生の時に作った紙のお花のようなものをパーテーションにつけるだけなんですけどね（笑）

↑飾りつけのお花で華やかに

今後は？

―これからも開催したいですか？

山口：まずは1年継続して開催して、全員に体験してもらいたいです。ですが、やっぱりできるだけオフラインで実施したいですね。やっぱりコミュニケーションはオフラインの方がとりやすいなと感じました。

酒井：空気感が違いますよね。でも、オンラインの開催ならではの楽しみ方もありますし、部門の垣根を超えたコミュニケーションの場にはなっているかなと思うので、更にみなさんに楽しんでいただける会になるように今後も工夫していけたらなと思います。

ー山口さん、酒井さん、ありがとうございました！

さいごに

先日、久しぶりに会社に行くと、誰かとすれ違う時やお手洗いなどでのちょっとした会話など、業務以外での何気ないコミュニケーションで知らぬ間に気分転換していたんだなぁと感じました。また、こういったコミュニケーションはお互いの距離を縮めてくれ、「仕事のしやすさ」という点にも繋がってくるのではないかなと。
そういった場が失われがちなリモートワークだからこそ、意識的にコミュニケーションの場を作っていくことが大切ですね。

リモートワークでのスタッフ同士のコミュニケーションに悩まれている方、ぜひオンラインバースデー会を実施されてみてはいかがでしょうか？

ショーケースでは、その他にもリモートワークを円滑に進めるための情報をnoteにまとめています！少しでも、みなさまのお役に立てましたら幸いです。ぜひご覧ください。

https://www.showcase-tv.com/