スタートアップ1人目HR&Corpの業務標準化＆自動化話。”採用オペレーション”編

2022年12月27日 14:32

今回は、
「1人目人事の採用オペレーション業務」について私自身がこの数か月で
積み上げてきたことを、記事にしてみようと思います。

※想定している読者

人事の皆様
- 特に、1人目人事。
  - 採用業務にとって、時間を割くべき「母集団形成・認知拡大・接点増加」以外の業務に追われている方
  - 選考の中でのCX（CandidateExperience）の設計がうまくいっていないと感じる方
  - 社内外の連絡や業務の漏れが起こりがちな方
ゼロスペックメンバーの皆さん
- 松田のやっていることを知ってほしい。

前提・「企業の採用力」とは何か？

「採用力のある企業・ない企業」という言葉を採用界隈ではよく聞きます。
では、採用力とは何か？をまずは考えてみます。

手始めに、「採用活動」の全体像を見てみましょう。

この「採用活動」を細分化していくとこんな感じ。

ゼロスペックでは、これらの要素ごとに、方針を立て、日々採用活動をブラッシュアップしています（時間が足りず、手をかけ切れていませんが）

本記事では「採用オペレーション」を対象に、ご紹介していきます。上記「採用活動の細分化」の中で、面接・面談以外以降のすべての領域をこの場では採用オペレーションと定義します。

（もちろん採用オペレーション以外も大切。今度、こちらも記事にしたい）

弊社で導入済みのツールは以下の通り

①Notion
オールインワンのドキュメンテーションツール。ゼロスペックでは、Notionに業務マニュアルやルールなどを記載し、標準化・情報伝達の効率化を図っています。

②Talentio
弊社ではTalentioを導入しています。
無料プランから始められますし、SmartHRの連携機能が嬉しいので。
あと将来的に、APIで採用KPI出力の自動化もしたいので。

採用オペレーションの標準化に関して取り組んだのは以下の通り。
やるべきは、「スピード力の向上・コミュニケーションの質担保。」これらを、誰もが一定レベル以上に実行できることを目指します。

①採用フローの定義
②評価フォームの定型化（talentio）
③タグとメモの定義（talentio）
④採用オペレーションマニュアルの作成（Notion）

各面談・面接をどう設計し、
ポジションごとに各面談・面接の面接官を決める。
もちろん、基本形を決めながらも適宜柔軟に面接官をアレンジする。
詳細は割愛。

お互いの意思疎通を図りやすいような評価フォームを作成。
最低限、「合否点数、ポジティブ、ネガティブ、判断不能」あたりは全ての面談で必要項目としたい。
また、面接毎に定型質問を決め、その質問毎に評価点を設定できると良い。

ここからが、胆です。タグとメモを定義します。

talentioでは「タグ」機能があり、自由に定義できます。
ゼロスペックでは、選考フローをオペレーションにとって最適な形で細分化し、タグとして定義しています。

たとえば、
「01_カジュ面_日程調整送付済み」
「02_カジュ面_日程確定」
「03_カジュ面_実施済み・評価未記入」等。

また、タグによって、社内で催促をしたり、候補者にリマインドしたりが必要になると思います。催促/リマインドする相手や日数によって、タグを色分けしておくとわかりやすいです。

また、色分けだと少しの不便さが残ります。
たとえば、「日程調整送付済み」と言うタグがあり、これが「3日後にリマインド」というルールになっていたとします。
その場合、「メールした日付を確認する」と言う作業が発生します。

このような面倒から解放されるべく、「メモ」欄の書き方も定義しておきます。例えば「12/19(月)日程送付／12/21(水)リマインド」のようなイメージです。

仕上げです。
上記の細分化されたタグ・メモそのものの意味合いや、それに紐づく業務内容の「定義」ですが、頭の中にあるだけでは、属人的な状態。
これをマニュアルに落とし込み、標準化していきます。

改善を図ります。
特に、日々の気づきから、マニュアルをさらに詳細にしていくことは必要だと思います。
例えば、ポジション・フェーズ毎に、候補者に伝えたい内容（メディア記事やベンチマーク企業情報）を伝達などなど。

より改善して、スピードUP＆ミスが少ないオペレーションを構築していきたいです…！

①ポテンシャライト社・採用オペレーションについて

②talentioサービスサイト内、SmartHR社の事例

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