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はじめてのリモートワーク・テレワーク・在宅勤務導入で失敗しがちな3つのポイントと具体的な解決案

Shota Atago/愛宕翔太(Taisho)

昨今導入が進んでいるリモートワーク・テレワーク・在宅勤務。今日はリモートワーク・テレワーク・在宅勤務導入を社内で検討している、始めたけどあまりうまくいっていないという方に向けて、導入時に押さえておくべき3つのポイントについて紹介したいと思います。

1. 社内で情報を取りにいきやすい環境が全く整備されていなかった

リモート中心で働く場合、隣に人がいないためちょっと詰まったときに気軽に話しかけることができません。

「このタスクのここで詰まっているんですが、◯◯のようにやろうとしたらうまくいきませんでした。△△さん、なにか良い方法はないでしょうか？」というように、自分が何で困っていて、誰にどんなアドバイスが欲しいのかを意識してチャットしないと気づいてもらえません。チャット上で自分がやっていることをとにかく共有できる必要があります。

出来るだけチャットでやり取りするときも、ダイレクトメッセージを使ってしまうと他の人からそのやり取りを見ることはできないので、出来るだけダイレクトメッセージを使うのは避けるようにしましょう。

また仕事を進めるために必要な情報を取りに行けるようにしておく必要があります。どこに？なんの情報があるのか？全くわからないとなると、仕事をい進めることができません。

コデアル株式会社では、esaを使って情報を残すようにしています。この時のコツがいろいろ見てほしいものはあるかもしれませんが、シンプルにすることです。

また一緒に働かせていただくことになったときに、コデアルリモートワークガイドラインを一読していただいています。情報の取り扱いに関するガイドラインになるので、よろしければお使いください。

コミュニケーションはチャットメインで行うため、オンラインにいる人が置いてけぼりにならないように、できるだけ積極的にチャットすること、横にいる人がいても極力文字に残すようにしています。

2. リモートワークを加速させてくれるツールに投資していない

最近は導入企業も増えていますが、Slackやチャットワーク、LINEなどのチャットツール。あとはappear.in、zoomなどのビデオ通話ツール。これらのリモートワークを加速させてくれるツールを積極的に導入しておくことが重要です。営業を訪問しない形でオンライン商談をやる場合には、ベルフェイスもオススメです。

これらのツールを導入する時の稟議を通す時のポイントもあります。交通費、移動時間をなくせる数字を算出して、ツールを使うことでその費用を節約できるという見せ方をするのが最も効果的な稟議の通し方です。

また、ツールだけでは注意が必要で、適切な通信環境を用意していない方も一定数いらっしゃるので注意です。自宅のネット回線やモバイルルーターの契約状況が重要になってきます。

特にビデオ通話時に通信環境が悪いとボトルネックになりがちです。また細かい小技ですが、ビデオ通話時にイヤホンを必ずしてから通話すると音声が明瞭に聞き取りやすいです。

3. そもそも業務を行う際に全くルールと手順が存在しない

特に社歴が浅い企業に多いのですが、特定の業務のやり方に関して、共通のルールと手順が全くないということがあります。

例えば、契約書・申込書の締結、請求書発行、経費精算のルールと手順などです。このルールと手順がないと、多数の質問が発生する状態になりがちです。これに関して、きちんとルールと手順を決めて、実行していく必要があります。

経費精算の締め日は10日まで。それをすぎると次の月の締め日までは受け付けない。

こういった最低限のルールを作っておくことが、お互いの質問の量を減らし、役割を譲りながら、円滑に仕事を進めていく上では大切になります。

裏を返せば同じ場所にいれば、口頭のやりとりで済ませて毎回それだけ確認で無駄に時間を使ってしまっていたことがリモートワークを導入して、チャットをベースに仕事をしていくと浮き彫りになると言えます。

問題が浮き彫りになれば、何が実は共通のルールがないのか？を理解することができるので、ルールを作って、共有し、それをみんなが守れば確認の量が極端に減るようになります。

ぜひまずは上記3点だけで良いので、気をつけながら、リモートワークで働いてみるを体験してみてください！どんどん実行が進むようになること間違いなしです。


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