本にまつわるツレヅレ#5 料理とタスク管理

こんにちは。
No,No,Yes! 所作生産部の椿による、
「本にまつわるツレヅレ」の時間です。
今回は少し仕事に関して書いてみました。

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萩昌弘『大人のままごと』文藝春秋、1976年。

寒さ厳しい京都の休日、ふと立ち寄った古書店にて入手。あれから2、3年経つがずっと積読本の仲間入りになっていた。
読み進めると次々と料理の作り方説明がざっくり出てくる。美味しいが溢れている。(今回はまだ読書中。読了したら、いずれこちらに追記予定)

一人暮らしも10年以上していると、料理本やレシピサイトをめったに開かない。それで、この本に書き並べられた料理の作り方を読んでいて、はたと気づく。
タスク管理は料理と似ている、と。

私の仕事の一つに、“所作”部門の生産管理がある。
さあ冷蔵庫を開けてみよう。

1、料理でいうところの食材＝仕事内容。

○ 客注・卸先・自社店舗のオーダー受付
○生産スケジュール組み
○革の在庫把握、発注リストアップ
○検品
○振り分け
○発送業務(納品) 

大まかに書き出すとこのような感じだ。
さて、これらをどう調理していくか？

2、使っているタスク管理ツールは6つ。

アナログとデジタル半々である。

○ 紙製ノート
○ホワイトボード
○Time Tree(アプリ)
○壁掛けカレンダー
○Trello(アプリ)
○Googleスプレッドシート

紙製ノートはいま2冊目だが(生産管理の仕方が形になってきたのが、1年半前くらいからなので)、無地のもの。自分が使い易ければなんでもいい。
見開き左に1週間の細かい予定、右にTo Doリストやメモを書き込んでいる。自分で日付を書き込むことにより、休日が飛ばせるのでスペースの無駄が生じない。

ホワイトボードには、オーダー内容を卸先別にリストアップしたA4サイズの紙を納期が近い順に並べて貼る。こうすることで視覚的に量を把握でき、さらに納期を一目で見やすくしたのがTime Treeでの管理。
スケジュール共有アプリで、スタッフ間で予定を共有できるツールである。こちらではカレンダー上に余裕をもった納期を設定し、納品したらスケジュールから消していくことで達成感も得られ、気に入っている。リマインド通知設定ができるので、アプリを開かずとも忘れてしまわないところも便利。

ここでお気づきの皆様。カレンダー機能が同じということで、疑問をもたれているのでは？
壁掛けカレンダーは何のためか。
不定期的にポップアップストア出店や卸先委託のイベント等がスケジュールに現れる。
はじめはこのようなイベント予定もTime Treeのみで把握していたが、数が増えてくるとそうも行かず…。もともとアナログ派なので「手書きでメモを書き足していきたい！」という思いから導入したのが、壁掛けカレンダーの存在意義というわけだ。

Trelloは自社店舗内のオーダー管理用。このアプリを簡単に説明すると、付箋を貼ったりはがしたりする感覚でオンライン上のタスク管理が可能なツールである。自社各店舗スタッフに追加希望と客注内容をTrello内のボードにカードとしてアップしてもらい、納品できたらそのカードをアーカイブしていく、というように利用している。

最後にGoogleスプレッドシートでは、革発注の状況共有を。
いつ、何を、何枚発注していて、いつ入荷したか(加工が必要な場合はさらに依頼日・仕上がり日を追記)が表になっており、種類別にシート分け管理がなされている。
以前(つい2、3か月前までの話)までは紙のシートに手書きで記入してクリアファイル保管だったが、Googleスプレッドシートに移行してからは「なんて効率わるかったんだろう」と振り返って思う。入荷状況を確認したい革が書いてある紙を探すのは地味に手間であった。
ちなみに、Trelloのボードでは革在庫の可視化もしている。社内で姫路STUDIOへの連絡で一番多いのが「〇〇の革在庫はあるか？」「オーダーを受けてもOKか？」という内容だった。革の名称と、どんな革かわかるように写真も載せ、“所作”にしたらどれくらい生産できるか、を一覧で見られる。在庫確認連絡を受けたスタッフが不在で、時間がかかるおそれもあったやり取りの減少に役立ち、スムーズな受注が可能になった実感。

おまけ、卓上黒板。これは自分の気分をアゲるため(それなりに文具好き)。長期的なTo Doリストを書いている。紙製ノートに埋もれる内容のリマインド目的だ。水拭きで落とせるタイプのペンで書く。

3、季節感＝優先順位付け

優先順位決めは様々なファクターが絡む。すぐできるタスクを先にして、時間のかかるタスクを後にする場合や、急にタスクが舞い込む場合も。優先順位をつけて管理することで、期限も把握できるため、期限を意識して仕事に取りかかることができる。

そろそろ料理のフィニッシュへ。

4、器・盛り付け＝担当者

重要である。“所作”が完成したら、検品と振り分けが待っている。そのちょっと先に発送業務(納品) もある。
誰に任せるか、、、誰しも向き不向きがある。その上、任せることに苦手意識というか抵抗感というかがあった(いま全くなくなったわけではない)ので、人選に悩ましい。

5、シーン・食事風景＝ゴール

もう我々の手を離れたところの話。
自分で使われる目的で、大切な方への贈り物として、様々なシーンでお手元に届く。
だが、ただ売って終わりではない。
身につけて、その方にとって無くてはならない相棒になり、経年とともに「愛用価値」を高めていただく。そのためにアフターケアも充実させていく。
お客様にとって愛用価値が高まることが私たちの使命だ。

以上、お口にあいましたでしょうか？
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それではまた次の日曜日に。

椿