仕事でのSlackの適切な文章【依頼編】
あまりにも文章のみでの仕事上のやりとりが下手な人が多く、ごっこ遊びでもしているような文章が散見されたため、私の考える適切な書き方をまとめておきます。
今回は依頼を行うための文章の書き方です。
「Slack」というツールを想定しています。某なんとかworkの方は嫌いです！
その１：カテゴリを文頭に付ける
例えば、【依頼】【相談】【確認】【共有】【緊急】【雑談】あたりを一行目に見出しとして付けるという話。
カテゴリの隣に宛先を付けることも推奨します
【依頼】@田中 @山田
相手の理解しようとする姿勢の違いはかなり影響します。その読む側に姿勢を促すために有効です。
日本語の文章は「その話が質問なのか？意見なのか？事実なのか？なんなのか？」が最後まで読まないとわからない文章でも許されている。
そのせいで「もう１度言ってくれる？」という時間の無駄が発生しやすい。
なので、【依頼】などのカテゴリを付けて相手の理解する姿勢を適切な方向に向けてあげましょう。
英語なら、「Waht～」等から始まるので質問であるとすぐに判断ができる。
スペイン語なら、質問文章を書くときは「¿ 文章 ？」と書くので質問文であるすぐに判断できる。
こう考えると日本語は理解するやりとりをするのに欠陥仕様が多いです。
その２：依頼は必ず１行で書く
端的にやってほしいことを新聞や2chの題名のように書くことで、読む側の理解しようとする姿勢をこちらに有利になるように仕向けましょう。
【依頼】@田中 @山田
カレールーx１個を買ってきてください。
いろいろな情報を与えた方が良いはず！という思考で、いきなり余計な情報を渡されるのは迷惑になります。
題名のない依頼文章の場合、ペーパーテストの設問のように本文を理解してからふさわしいものを選択するような状況になります。
その３：正式名称で記載する
親しき中にも礼儀ありです。いつもの！みたいなやりとりはビジネスではやめましょう。お気持ちを察してもらおうという考えは幼稚です。
また、正式名称だとわかるように「」で囲みましょう。
【依頼】@田中 @山田
カレールー「バーモントカレー中辛」x１個を買ってきてください。
カレールーを買ってきて！と依頼しても、スーパーマーケットに行ったらいろんな種類が販売されています。
ルーに要望がある場合は名詞で指定しましょう。
「Slack」が正式名称であり、slackではありません。
「YouTube」が正式名称であり、Youtubeではありません。
たまに、Amazon Payなのかamazon payなのか公式がいろんな書き方をしている場合もあるので要注意！
正式名称を覚えるのは大変です。
なのでMicrosoftなら単語登録という機能があるので、使う頻度が高い単語を登録することを推奨します。
なお、省略は良くはないですが、「こちら葛飾区亀有公園前派出所」と毎回記載するのも悪いです。
省略ルールも決めておくのが良いです。マックとマクドが存在する場合は是正しなければなりません。
その４：目的や背景を伝える
目的や背景も伝えることで余地を作りましょう。
依頼者よりも実行者の方がより良い方法を知っていたり、考え出す場合もあります。
しかし、単純に依頼だけをした場合はその余地がありません。
【依頼】@田中 @山田
晩飯向けにカレーを作るために、スーパーでカレールー「バーモントカレー中辛」x１個を買ってきてください。
さらに、依頼をしたとしてもその通りに実行できるとは限りません。
バーモントカレーが売り切れていたら、他の中辛を買ってきてくれるはず。ちゃんと中辛と記載しないと、バーモントカレーの激辛みたいなのを買ってくる可能性も０ではありません。
その５：箇条書きにする
箇条書きにすると、ぱっと見で「種類」「リスト」「個数」が理解できるようにます。
これをやらないと、他人の脳の処理をさせることになり、理性を余計に消費させることになり、険悪な状況になりかねないです。
【依頼】@田中 @山田
晩飯向けにカレーを作る材料をスーパーで購入してください。
・にんじん ｘ２個
・じゃがいも ｘ２個
・牛肉 ｘ１パック
・カレールー「バーモントカレー中辛」ｘ１個
下手な人だと、以下の様に書いてくる場合がとても多い。
スーパーでにんじんｘ２、じゃがいもｘ２、牛肉ｘ１、カレールーｘ１を購入してきてください。
その６：依頼が複数ある場合は、見出しに番号も付ける
【依頼１】【依頼２】の様に番号を付けて指名可能な状況にしょう。
晩飯向けにカレーを作る材料のために、依頼が２点あります。
【依頼１】@田中 @山田
スーパーで下記を購入してください。
・にんじん ｘ２個
・じゃがいも ｘ２個
・牛肉 ｘ１パック
・カレールー「バーモントカレー中辛」ｘ１個
【依頼２】@田中 @山田
ダイエーでお米を受け取ってきてください。
例えば、「～～を買ってきてください。あと、別のスーパーで～～を受け取ってきてください。」と短い文章なら何とかなりますが、ビジネスではそんなことはなかなかありません。文章は長くなりがち。
そうなると、箇条書きにしたところで長くなってしまい、箇条書きの意味が薄れてしまいます。
番号が割り振られていれば「依頼１について」でやりとりが可能になります。
割り振っていない場合、依頼内容の詳細を確認したいときに「別のスーパーで～～を受け取ってきてください。」の件について～～とやり取りせざるを得ない状況では文章がさらに長くなってしまいやり取りの障害になりえます。
本当は、１つの投稿で複数の依頼を書くこと自体をやめるのが適切です。
しかし、関連が強い場合は１つの投稿で書いた方が分かりやすいです。
その７：依頼内容とそれ以外は投稿を分ける
長くなると自分でわかっている場合は、「詳細はスレッドに記載します」くらいの書き込みでOK。
晩飯向けにカレーを作る材料のために、依頼が２点あります。
【依頼１】@田中 @山田
をスーパーで下記を購入してください。
・にんじん ｘ２個
・じゃがいも ｘ２個
・牛肉 ｘ１パック
・カレールー「バーモントカレー中辛」ｘ１個
【依頼２】@田中 @山田
ダイエーでお米を受け取ってきてください。
▼その他の情報はスレッドに記載します▼
投稿を分けないと、Slackがその書き込み１つだけで埋まってしまい、他の方の書き込みが見えづらくなります。小規模なチームなら最悪それでも支障は少ないでしょうが、規模が大きいなら最悪な書き込みです。
他にも、画像やファイルの添付は１投稿目ではなく、スレッド内で行うのが適切です。添付ファイルの分、視認性を邪魔しています。
逆に、そのように目立たせたい・緊急事態である場合は１投稿目に画像を付けるのが有効です。
その８：依頼に必須情報を書く
依頼内容はもちろんですが、こちらが意図する内容で他人を動かすために必須な情報があります。
依頼内容にもよりますが、最低限必要なのは以下です。
提出希望日
締め切りはいつ？締め切りがないのは仕事ではありません。
提出方法
どこのフォルダ？ファイルの場合はファイル名を指定するのも良い。
前例
提出内容のブレを減らす。
晩飯向けにカレーを作る材料のために、依頼が２点あります。
【依頼１】@田中 @山田
をスーパーで下記を購入してください。
・にんじん ｘ２個
・じゃがいも ｘ２個
・牛肉 ｘ１パック
・カレールー「バーモントカレー中辛」ｘ１個
【依頼２】@田中 @山田
ダイエーでお米を受け取ってきてください。
▼その他の情報はスレッドに記載します▼
・購入希望日：〇月ｘ日までに。
・置き場所：鈴木さんのデスクの上。「カレーセット」と紙に書いて、添えて置いてください。
・前例：前回は山田さんが購入。
その９：そのほか
補足：テンプレなアイサツは不要
「お疲れ様です」は投稿にいりません。
１行分が無駄になっています。
文字ではなく、会議で大きな声で誰よりも早くあいさつする方が適切です。
不機嫌な声しか出せない場合はあいさつすらやめておいた方が適切です。
すぐに寝ましょう。
例外として、初対面の相手にはあいさつはしましょう。
補足：Slackの機能を理解して使いましょう
書式設定、引用、共有でわかりやすく伝える Slack のテキストコミュニケーション
箇条書きをキーボードで「・」を打って記載する方は、相手のことを何も考えていないです。
Slackの機能を使って記載した方が見栄えも良いです。
Slackは大方の企業よりも優秀なので、便利な機能をそろえてくれています。
おすすめは以下です。
箇条書き
番号付け
太文字
引用
ページリンク
私もnoteでの投稿が初めてなので、基本機能が上手く使えていないかも。ですが、学ぶ姿勢が大事！
まとめ
カテゴリを文頭に付ける
依頼は１行で書く
正式名称で記載する
目的や背景を伝える
箇条書きにする
依頼が複数ある場合は、見出しに番号も付ける
依頼内容とそれ以外で投稿を分ける
依頼に必須情報を書く
ここまで読んでくださり、ありがとうございます！
明日からのあなたのお仕事を良くする情報になれば幸いです。
「依頼編」以外のやりとりは機会があれば、別で書いてみたいと思います。
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