オンライン会議と対面会議の違い・気をつける7ポイント【オンライン会議完全マニュアルvol.2】
世の中的にリモートワークが普及しつつあり、その流れでビデオチャットによるオンライン会議も普及してきました。とはいえ、いきなりリモートで会議やるのってなんだか不慣れだな…そう思っている人も多くいるはず。実際、SmartMeetingの導入企業さまでもこういう声は多く寄せられています。
そこで今回は、会議改善サービスの社長として過去100社以上にヒアリングした情報をもとに、オンライン会議で生産性を上げるためのマニュアルをまとめてみました。
量が多いので4つの記事+まとめ記事に分けて更新していきます。今回は2つめ、オンライン会議と対面会議の違いを気をつけるポイントをまとめました。1つ前のオンライン会議に必要なものについては、こちらの記事をご覧ください。
1：会議時間は30〜45分に設定（60分にしない）
会議の時間はオンライン会議の場合は特に60分ではなく、できれば30〜45分以下にすることをおすすめします。オンライン会議で60分ずっとやるのは間延びして集中力がなくなりやすく、会議中に話を聞いていなかったり、内職し始める人が出てきます。
短い時間でビシっと話せるのが良い会議なのはオンラインでも対面でも会議の共通点ですが、特にオンライン会議では30分を基本時間にしましょう。
2：会議ごとに時間をあける（連続で入れない）
オンライン会議は会議室を移動するふだんの会議とは異なり、自宅などのパソコン前に座りっぱなしで行います。そうなると、姿勢がずっと同じになり意外なほど疲れやすくなります。
対面会議だと場所を移動することでリフレッシュもできますが、オンライン会議だとそれができません。会議ごとの感覚を最低でも5分、できれば30分はあけておき、休憩やトイレに行く時間を確保しておくことをおすすめします。
3：カメラをオン・オフどうするか決めておく（バーチャル背景を活用）
会議が始まってからカメラをオン・オフどうするかを話すと、会議時間を余計に消費してしまいます。特に女性が参加する会議だとカメラをオンにしたくない場合もありますので、事前に顔を見て話すべきアジェンダかどうかで判断することをおすすめします。
カメラオンの場合、会議が始まってからカメラに家のあられもない姿が写り込んでしまうと恥ずかしいので、背景が気にならない場所に移動する or バーチャル背景機能を利用しましょう。
【バーチャル背景機能があるサービス】
・Zoom
・Microsoft Teams
・Skype ※バーチャル背景ではなく背景モザイク機能あり
こういった背景画像を配布しているサイトもあるので利用すると良いでしょう。
4. パソコンやスマートフォンを事前に充電しておく
オンライン会議でカメラとマイクを使用すると、バッテリーを普段の2〜3倍は早く消費します。会議中に電源が落ちてしまうと生産性が下がるので、バッテリーにつないでおく、事前にバッテリーを充電しておく等の対策をすることをおすすめします。
また、会議前に余計なアプリケーションを閉じておくとPCがフリーズしにくくなるので、こちらも確認しましょう。たくさんのアプリケーションを開いておくと、その分だけバッテリーの減りも早くなります。
ポイント5：インターネット回線の速度が十分に速いかチェックする
インターネット回線の速度が不安な人は、事前に速度を計測しておきましょう。オンライン会議をする場合は最低でも1MBPS以上はないと厳しいので、
・無線LANの人は有線で接続する
・ビデオをオフにする
・会議の時間をインターネットが混まない午前中などに移動する
などの工夫をするのがおすすめです。
インターネット回線の速度は、こちらのサイトにアクセスするだけで自動で計測でき便利です。一般的に1Mbps以下は業務に影響がありそう、10Mbps以上があればまず大丈夫というくらいの目安です。また、一般的に無線LANから有線LANにすると、速度が2〜3倍以上になります。
※MbpsはMega bit per secondの略語でインターネット速度の単位
ポイント6：ファシリテーションは全員で気をつける
対面会議でもファシリテーションというものは難易度がやや高めですが、オンライン会議だとそれが2倍以上になります。会議の発言をコントロールしにくくなるからです。
なので、オンライン会議の場合はファシリテーターを決めておくことも大事ですが、それ以上に「全員でこの会議をファシリテーションするんだ！」という当事者意識が大事になってきます。また、人数が上がるとよりファシリが難しいので、「本当にこの会議に出る必要があるのか？」を冷静に考えて参加可否を決めることも大事です。
ポイント7：ブレストは基本やらないようにする
オンライン会議で決定的に向いていない会議の種類が「ブレインストーミング」です。ブレインストーミングは、アイデアを自由に出し合ってベストなものを決めていく作業ですが、このアイデアを自由に出すというのがオンライン会議だと難しい。3人以上が同時に話すととたんに理解できなくなるのがオンライン会議なので、できれば2名でやる or オンラインホワイトボードを利用することをおすすめします。
とはいえ業務上やる必要がある時は、ホワイトボードにふせんを貼っていく要領でチャットツール（Slackなど）やオンラインホワイトボード（MiroやWimsicalなど）を使うと良いでしょう。
ビデオ会議ツールだけでブレインストーミングを完結させようとするとおそらく時間だけが経過して会議が崩壊するので気をつけてください。他ツールも併用して、効果的にブレストすることが大事です。
おわりに：SmartMeetingについて
SmartMeetingはこういったオンライン会議でも生産性を上げるためのお手伝いをしています。ご利用されたい方は、こちらから登録いただければ順次ご案内いたします。
また、弊社では導入企業が増えていて積極採用中（特にフロント・サーバーサイドエンジニア）ですので、ご興味ある方はカジュアルにお話しましょう！
次回は「オンライン会議を生産的にする準備チェックリスト」を書いていく予定です。今回はこのへんで！
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