オンライン会議に必要な3種の神器【オンライン会議完全マニュアルvol.1】
世の中的にリモートワークが普及しつつあり、その流れでビデオチャットによるオンライン会議も普及してきました。とはいえ、いきなりリモートで会議やるのってなんだか不慣れだな…そう思っている人も多くいるはず。実際、SmartMeetingの導入企業さまでもこういう声は多く寄せられています。
そこで今回は、会議改善サービスの社長として過去100社以上にヒアリングした情報をもとに、オンライン会議で生産性を上げるためのマニュアルをまとめてみました。
量が多いので4つの記事+まとめ記事に分けて更新していきます。今回は1つめ、オンライン会議に絶対必要なものをまとめました。
1. カメラ付きPCもしくはスマートフォン
カメラはマイクと違い、PCに備え付きのものでOKなことがほとんどです。スマートフォンのカメラも性能が良いので、オンライン会議で困るほどの画質になることはほとんどありません。
逆に外部カメラを使うと、映像の出力先を変えたりややテクニカルな設定が必要になるので、ほとんどの人はPCやスマートフォンの備え付けカメラ利用をおすすめします。
カメラがうまく使えない人は、こういったパソコンメーカーごとに映像の出力先を解説しているサポートページがあるので参考にすると良いでしょう。もしくはパソコンを再起動すると、意外と直ることもよくあります。
カメラが故障していたり、PCにカメラがない人はこういう外付けカメラをつなぐだけでOKです。
スマートフォンを使う場合は、こういうミニ三脚を使うとカメラの確度など変更しやすく便利なのでおすすめです。
2. マイク付きイヤホン（PCのマイクは基本NG）
オンライン会議で絶対に必要なものはこれ、マイク付きイヤホンです。今どきのPCにはだいたいマイク機能がありますが、性能が悪かったり、必要ないタイピング音や生活音まで拾ってしまうことが多くおすすめしません。有線でも無線でも良いのでマイク付きイヤホンを手元に準備しましょう。
リモートワークが増えていくであろうことも考慮し、1つはイヤホン付きマイクを持っておくことをおすすめします。値段は高いものでなくても、音楽をふだん聴く用のものでOK。マイクの性能も上がっているので、よほど長時間連続で使わない限りは大丈夫です。
iPhoneを使っている人は、購入時に付いてきた有線イヤホンで大丈夫ですiPhone以外の人は、会議が少ない人は、1000円くらいで変える有線イヤホンがおすすめです。
長期的に使うことを考えたときは、見た目のかっこよさ、好みで選ぶのも大事です。
もう少し予算があって良いものを使いたい場合は、こういったイヤホン型とヘッドホン型をどちらか用意すると良いでしょう。ノイズキャンセリング機能があるので、生活音も気になりません。特に長時間使う人はヘッドホン型もおすすめです。
ゲーム用のヘッドセットは長時間使う前提の設計になっているので、オンライン会議でもかなり役立ちます。
マイク付きイヤホンを選ぶポイントとしては、以下3つです。
1. 予算
安いものでも大丈夫ですが、今後のことを考えるとできれば1万円前後のものだとクオリティが安心です。マイクの集音機能が特に違いが出やすいので、長期的に使う前提で選ぶことをおすすめします。
ちなみに私は音楽好きなので、Boseのワイヤレスイヤホンを仕事でも愛用しています。良いものを選ぶと日常使いでも快適なのでケチらないことが大事です。
2. 有線か無線か
有線だとPCやスマートフォンの端子と合っているかを確認しましょう。音は安定しますが、端子が合わないと使えません。一方、無線だとBluetoothで事前に接続しておかないと会議開始後にあわてることになります。また、場所によっては、無線接続はたまに音飛びが気になることもあります。
どちらも一長一短なので、使いやすいものを選べばOKです。
3. ノイズキャンセリング機能があるかないか
家で生活音が気になる人はノイズキャンセリングがあるものを選ぶと良いでしょう。
3. 会議ツールへのログインとインストール
ZoomやGoogleハングアウトなど色々なツールがありますが、アカウント作成とアプリケーションのインストールくらいは事前にやっておくことをおすすめします。
また、会議によって使う会議ツールが変わる場合もあるので、どれを使うのかは確認しておきましょう。不慣れなツールでいざ会議！となった時に「あれ、インストールしないと動かない？」「ログイン必須だけどパスワード忘れた…」などとなることは珍しくありません。
おすすめのオンライン会議サービス3つ
無料でも使えるビデオチャットができるサービスは多々ありますが、ビジネス用途でおすすめしたいサービスを3つ紹介します。
1. Google Meet
※G Suiteを利用している人のみ
5人以上になるとやや動作が不安定になりますが、画面共有など基本機能はあります。バーチャル背景は現時点ではなし。
2. Zoom
無料プランは40分まで、大人数でつないでも安定しているのが最大の特徴です。プライベートなどの利用はこれでほぼOK．セキュリティ面で不安がある方は機密情報を扱う会議では使わないことをおすすめします。リモートワークだとバーチャル背景機能があるのがありがたい。
3. Microsoft Teams
※Microsoft365を利用している人のみ
こちらも5人以上だと不安定になりますが、バーチャル背景機能や画面共有などの機能があるので、会社でMicrosoft365を使っている方はTeamsがおすすめです。
他にも色々なサービスがありますが、画面共有ができなかったり回線が不安定だったりするので、この3つから選べばまず問題ありません。
おわりに：SmartMeetingについて
SmartMeetingはこういったオンライン会議でも生産性を上げるためのお手伝いをしています。ご利用されたい方は、こちらから登録いただければ順次ご案内いたします。
また、弊社では導入企業が増えていて積極採用中（特にフロント・サーバーサイドエンジニア）ですので、ご興味ある方はカジュアルにお話しましょう！
次回は「オンライン会議と対面会議の違い・気をつけるポイントについて」の記事を書いていく予定です。今回はこのへんで。
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