誰かに使ってもらうためのExcel管理ツールの作り方

昨晩、夜中に妻があーでもない、こーでもないとExcelをいじっていて、息子の寝かしつけとともに寝に入っていた私に助けを求めて来たので一緒にExcelシートを作っとりました。

改めてExcel好きだなーと思いましたねー。
なんか良いもの作ってやろうと燃えるんですよねー。

僕のExcelの知識は別に突出しているわけではないですが、人に使ってもらう前提のExcelシート作りが得意なんですよ。

誰かに使ってもらう前提のExcelシートが得意になったキッカケ

誰かに使ってもらうためのExcelシートが得意になったのは初めて就職した会社で電気設備の設計部に所属したのがキッカケでした。

その設計部で直属の上司Mさんが超絶エクセルマスターでした。

Excelどころか電気設計に必要な計算式をマクロやらVBAでプログラムを組んで社内に共有している御方だったんですが、過去に作ったものがExcelのバージョンが変わったことで、プログラムが動かなくなる現象が度々起こってしまうということでVBAとか使わずに、関数だけで、作り直そう！

ということで、Mさんから「こんな感じの結果がほしい」と指示されたものを僕が実現するための数式を考えるということをやった経験が大きいですね。

コレがなんか楽しかったんですよ。
朝6時位には出社してMさんが過去に作ったExcelシートの式を自分で分解して理解したり。
やれって言われたわけじゃないんですけどワクワクしたんです。

最初は罫線の引き方さえ知らなかったんですが、メキメキ色々できるようになりました。

全国の支社に展開する予定のものだったので、手入力してもらうところは青いセル、リストを選んで貰うセルは黄色セル、色付けされていないセルは自動計算などできる限り説明がいらない独り歩きするツールを心がけてました。

そんな経験もあり、リクルート時代はExcelで作った営業ツールが全国表彰されたこともありますし、月間目標達成するための営業計画、現状数字、営業ネタ、受注確度、スケジュールが1枚のシートで確認できるようなシートを作ったりしとりました。

Excelで管理シートを作るときに起こりがちなこと

Excelでチームマネジメントツールを作ると絶対起こるのが、

「〇〇さん、数字入力されてないですよー！」

ってやつですね。

コレって、マネージャー側に問題があるんですよ。

定例ミーティングで発表するためだけに数字入力させてると絶対にこういった現象が起こります。

月初の計画から日報、月末の振り返りまで1つのシートだけで一貫したコミュニケーションをすること、そのシートにかかれていることを実行することが評価につながることが大事です。

結局Excelシートなんて、ツールでしか無いのでミーティングが形骸化していたら、だれも使ってくれなくなるんですよねー。

そんな場面を何度も目にしてきました。

妻が迷っていたので、作ったExcelシートを通してメンバーとどんな会話をしたいのか？を聞いて、こんな項目が必要でこんな感じにしたらいいんじゃない？と提案したら「それ、欲しい！」と言っていたのでこの感覚は間違えてないんだろうなーと思った次第です。

こんな考えにして頂いたのは、リクルート時代にめちゃくちゃ鍛えてくれた上司Sさんでした。

初めてSさんと仕事をしたとき、Sさんはたしか35歳くらい。

今の自分の年齢よりも下なわけですが、とてもその時のSさんに仕事人として全く追いついてるとは思えないので精進したいと思います。

久しぶりに飲みたいなー。