大規模オフィス移転 vol.1～プロジェクト始動！出社パターン別のコスト算出、拠点エリア選定まで～
はじめに
はじめまして、株式会社SHIFTの人事本部・総務グループの植野です！
従業員がまもなく1万人に達しようとしているSHIFTグループのあらゆる部署を支える私たちは、社内の重要な役割を果たしています。
その一つが2023年10月に予定している、本社移転および首都圏の複数拠点の開設です！！
本記事以降、複数回にわたってプロジェクトの進捗をお伝えし、大規模なオフィス移転を予定している企業様の人事にも参考となる情報をお届けしたいと思います。
オフィス移転・首都圏に複数拠点を開設する背景
「現在入居中のビルが2023年10月をもって閉館のため契約延長ができない可能性が高いです」
正式決定ではないものの3年ほど前からこのような通知を受けており、オフィス移転を検討せざるをえなかったという背景があります。
加えて SHIFTではコロナ禍をきっかけに在宅勤務を導入し、現在では従業員の約6割が在宅で働くなど、大きく働き方が変わりました。
FY22には年間 2,400人を採用し、事業規模も急速に拡大。直近では地方拠点の開設や増床も立て続けにありましたが、特に規模の大きい首都圏における「働く環境」を改めて整備することが必要で、ある意味でとてもいいタイミングだったのです。
自社を取り巻く環境だけでなくSHIFT自身が日々大きく変革するなか、従業員の働きやすさや満足度、チー ムビルディングの質のさらなる向上を目指してプロジェクトが始動しました。
何から始める？社員の居住場所データを分析
本社の移転を考えるにあたって、まずはどれぐらいの席がいるんだっけ？
というシュミレーションから始めることに。
以下の資料のように、採用計画を踏まえた出社数について2028年までの推移を予測しました。
ちなみに出社については、いくつかのパターンが挙がりました。
本社一括出社型
→全従業員が、毎日本社に出社する。大規模なオフィスと日々の交通費が発生。在宅と本社のハイブリッド
→在宅勤務が基本、必要がある場合に本社に出社。人によっては本社が自宅から遠い場合もある。在宅と本社と他拠点のハイブリッド
→在宅勤務が基本、必要があれば自宅から近い拠点に出社、イベント等の目的によっては本社に出社在宅と本社と他拠点と合宿所のハイブリッド
→上記に加え、研修やキックオフの際に使える福利厚生も踏まえた合宿所を追加
従業員の住んでいるエリアの分布をまとめ、上記４つの各パターンで最寄り駅から神谷町までの出社交通費の算出を行いました。
（神谷町は現在の本社がある場所であり、移転先もこのエリアが最有力候補だったため）
通常、100坪を超える移転や開設には、外部のプロジェクトマネジメント会社に委託して、場所の選定や物件の提案、施工管理や予算管理までをお願いします。
ですが当時はまだそうした会社に委託する予定はなかったので、この部分はメンバー総出で進めました。
交通費の算出に加えて、各パターンにおける想定出社数からの必要な場所面積とそれに応じての家賃など、必要な年間予算を可視化しました。
選ばれた場所は・・・
その結果としてみえてきたのは「在宅と本社と他拠点のハイブリッド」が一番コストパフォーマンスがよいということ。
在宅をメインにしながら、必要があれば自宅に近い拠点に出社する、というものです。
拠点としては居住分布データから新宿・横浜・海浜幕張・大宮が従業員にとって通勤しやすく、会社としても交通費を抑えられる場所ということが見えてきました。
ただし各拠点を同時に開設して、従業員ごとに「出社する場合はここに」とすると現場の混乱を招くリスクがあります。
加えてどんどん人が増える中で、現在の従業員数を基準にするとすぐに席が足りなくなる。同ビルで増床できない場合は別ビルで第二・第三拠点と増えていくことになります。都度都度の開設も管理も大変ですので、小さな増床を繰り返すことはしたくないという思いがありました。
そこで大きい拠点をまずつくり、満員になる手前で他の大きい拠点を開設していくという流れで進めることにしました。
したがって現在は本社移転と、一番大きい拠点となる新宿の開設準備を進めています。
あらためて、本社にもたせる機能を考える
在宅勤務によりオンラインコミュニケーションが文化として根付きつつある一方で、生産性向上のためには、リアルでのコミュニケーションが有効な場合もあります。拠点はそうした業務上、必要な場面で活用する場所に。
一方で、組織としての一体感を生み出すイベントや、チームビルディング・研修といった「社員が集まってなにかしていいよ」という場所を本社にしようと考えています。
土日も開放し、家族で東京タワーを見にきたり部活動に使ってもらったり、部署の垣根を越えて従業員同士がコミュニケーションをとれる場にしたいです。
そうした思いも踏まえて、次回の記事では物件選びから決定まで、こだわりポイントも踏まえてお伝えできればと思います！
執筆者プロフィール：植野
妊娠を機に育児に専念。子供が中学に入ったタイミングで仕事に復帰。
総務を中心に業務領域を広げ、2017年7月にSHIFTに入社。
年に数件のオフィス開設も経験し、現在は総務の責任者として本社移転、
健康経営など、SHIFTを土台から支える。
◎SHIFT HR BLOGでは、人事のみなさまが知りたいことを大募集しています！
参考にして記事にしていきますので、ぜひともご回答よろしくお願いいたします♪
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