【Webディレクター】が書くメールは気遣いが必要

相手が理解しやすい文章かはメールのちょっとした一工夫と、気の利いた装飾をプラスすることで読みやすく、解かりやすい、返信したいと思わせる事ができます。

同じことを伝えたくても、「この人のメールは読みづらい」「この人の言いたいことが理解できない」と感じられると余分な返信のやりとりや、認識齟齬が発生しがちです。伝わらない文章によって、あなたが思っている以上に相手はストレスに感じているかもしれません。

伝えたいことがいっぱいあるのに、うまく伝わらないというようなことが無いよう、一工夫を意識するだけでいいのです。メールの見た目は相手の早いレスポンスを引き出すための手段となります。

件名の工夫で仕事の効率化にもなる

メールの件名には、理解しやすいワードを【】や「」などの記号で囲うだけで目立たせることができます。【案件名】【プロジェクト名】【〇〇会議】【障害報告】などを追加すると、件名だけで何の要件か理解しやすくなります。
検索しやすいキーワードを常に意識することが、メール作成時においても大切です。

また、1つの案件でメールを分割することは原則マナー違反です。メールを送るたびに件名を変える人がいますが、同じ議題の内容であれば、相手が（自分自身も）履歴を追えるように1つのメールでやり取りをすることが原則です。
話題が変わる場合はメール自体を変えることも必要です。

煩雑になりやすいメール件名もルールを決めておくだけで、探すという時間が削減され仕事の効率化にも繋がります。

確認依頼は「変更前後」がわかるように

修正が発生し、お客様に修正内容をご確認いただく際にも、単に「ご確認をお願いいたします。」だけではどこを修正したんだろうと疑問に感じる方もいるかと思います。
受け取った側はメールの履歴を追って依頼した修正内容を探すというひと手間が発生しがちです。

修正点は修正後の内容を記載することで修正点を探しやすくなります。また修正前も記載することにより、比較をすることができます。URLの下に修正点を記載するようにしましょう。

修正内容参考例
▼話題の記事一覧
https://note.com/recommend
→テキスト修正　　←（何を修正したのか）
修正前：
記事が公開されています。　←（修正前はどうだったのか）
↓
修正後：
記事がたくさん公開されました。　←（修正後どうなったのか）

メールの書き方は出来る工夫がいっぱい

メールの内容が長くなる場合は、メールに装飾を追加するといいでしょう。ずら～と文字ばかり書かれていても相手はストレスに感じるだけです。Webサイトのように見出しを入れる、コンテンツとコンテンツの間には効果的にスペースや区切りを入れる、リストを使うなど。WebサイトのUIと同じ考えがいっぱいです。

▽改行
項目や文章のまとまりごとにブロックを形成し、改行を加えるだけでメール全体が読みやすくなります。大項目、中項目という作りの場合、中項目の後は1行改行、大項目の後は2行改行を入れるだけでも全体を通すと大きな違いが出てきます。

▽URL記載する場合
Webサイトのページを確認いただく際にはURLの上に「コンテンツタイトル」を並べて表記する方が親切です。複数のURLが並ぶ場合、一目でどのページなのか理解ができないからです。

▼話題の記事一覧（コンテンツタイトル）
https://note.com/recommend
▼イベント（コンテンツタイトル）
https://note.com/event

▽見出し
伝えたい項目、トピックが複数ある場合は見出しを付ける。
「●」「■」「1.2.3.などの数字」などの記号を付けると見出し自体を目立たせることができます。

▽箇条書き
伝えたい内容に応じて箇条書きを使用します。箇条書きはアタマに「・」「1.2.3.などの数字」を追加することで目に留まりやすくなり、要点が伝わりやすくなり、ポイントを伝えるときにも利用します。

▽区切り線
メールの文章が長くなってしまった場合、項目ごとに区切り線を入れることで相手が理解しやすくなります。ここからここまでと伝えるのに便利です。使いすぎずは注意し、シンプルな記号を使用しましょう。

区切り線参考例
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▽太字
太字は見出しに利用しても文章がわかりやすくなります。見出しを太字にするとメリハリがつき本文と差別化がされ、見分けがしやすくなります。

▽期限（締め切り）がある時
締め切りがある場合、認識違いが発生しないよう曖昧な表記は避け、日付まで記入する方が親切です。曜日は間違いがあるとそこでまたすれ違いが発生しますし、不要なやり取りが1往復追加されます。曜日も間違いがないか再確認しましょう。

・悪い例：明日までにご確認をお願いします。
・良い例：9/30（木）までにご確認をお願いします。

▽添付
添付がある場合はメール文章の中にも「添付」というキーワードをしっかり入れましょう。添付というキーワードが記載されていないだけで添付ファイルがある事自体に気が付かない方もいらっしゃいます。

解凍用のパスワードがある場合はどのような手段でパスワードが送られるのか忘れず記載しましょう。

▽署名
署名に何を記載すべきかは職種によっても異なると思いますが、緊急で連絡が取りたい情報や自身の所在に関する項目は最低限入れておくようにしましょう。
メールとは別に、電話で伝えたいということがあっても電話番号を入れておけば円滑にコミュニケーションが取れるようになるからです。これもさり気ないやさしさですね。

最後に

・誤字脱字・変換ミスに気を付ける。全体を再度読み直す。
・宛先を再確認する。
・添付漏れ、ファイルが間違っていないかダウンロードし再確認する。
・装飾のやりすぎは注意を。ビジネスメールと私用メールはしっかりと区別。

些細な工夫・気遣いが仕事の効率化につながるかもしれません。私自身多くのお客様とメールでやり取りをさせていただきましたが、メールの書き方は性格が非常にでると感じています。

過去に「あなたのメールは理解しやすい」という言葉をお客様からいただいて今回この記事をまとめようと思いました。基本的なビジネスメールと気を付ける部分は変わりませんが、少しでも参考となれば幸いです。
ご精読ありがとうございました。