オンラインミーティングで「伝える」気配り

オンラインミーティングが、市民権を持ってきた印象が非常に強く思います。ただ、市民権を持ってきたのですが、オンラインミーティングは通常のオフラインミーティングの内容、手法をそのまま移行させていっただけではうまくいかないことがよくあります。今回はそれをテーマに「伝える」気配りについて書いてみます。

共有の気配り

オンラインミーティングをするにあたり、画面共有という方法もありますがファイルの共有というものもあるでしょう。当然ではありますが、ファイルの置き場、ファイルの名前などを「わかりやすく」しておくことが必要かと思います。ここが整理されていないと、「探す」という行為が発生します。遠隔になっていることによって、「探す」という行為が複数発生し、そこに時間のロスが生まれてしまいます。しかもこのロスがまたバラバラに発生しますので、ミーティングのズレが生じます。これは、大きなロスに繋がります。

ですので、この共有に関する気配りは必ず行うべき内容です。

会話の気配り

オンラインミーティングになった場合、会話にも十分な気配りが必要になります。具体的にいえば、「誰に向けて発話しているものなのか？」です。例えば、「聞こえる？」というような言葉一つでもそうです。「○○さん、聞こえる？」という誰に向けた発話なのかを明確にしましょう。

これがないと、今だれに向けてこの発言はされているのかを聴者全員が探るというタスクは発生します。そこで流れが止まってしまってはせっかくの時間がもったいないものになります。この解消をするには「誰に向けての発話か」を明確にすることで概ね解消しますので、この会話に対する気配りは重要です。

結局は「探す」行為に向けた気配り

以上の2点がオンラインミーティングにおける僕が考える気配りですが、双方に言えることは「探す」をなくすことです。資料を探す、会話の相手を探すといった行為に対する気配りです。普段の会話では、顔の向き、目の動きなどがヒントになって解消できるものもありますが、オンラインとなるとカメラを向いているだけですから、そうもいきません。

日本人は、高コンテキストの文化背景がありますので、普段の接し方には「空気を読む」などの特異な能力があります。この能力を特異なものとしてわかっていないと、オンラインではコミュニケーションにおいて致命的になります。「私」「あなた」「これ」をシンプルに伝え、探すにむけた気配りを少しでも行うことでよりスムーズなオンラインミーティングになると思います。