打ち合わせ資料の必要性を考える

打ち合わせには資料が欠かせません。簡単なものであっても資料を用意することでその打ち合わせの完成度は向上します。

打ち合わせ資料における記載ポイントについてですが、難しく考える必要はありません。最低限のポイントは

どれが報告でどれが検討事項かを明確にわかるようにしておく

これがまずは最低限のポイントです。文脈でわかるようにではなく、視覚的にもわかるようにしておく必要があります。「見出しで明確に分ける」「報告のセクションと検討事項のセクションをわける」などです。

この程度の資料であれば、箇条書きでも対応ができますね。そのレベルで十分でもあります。打ち合わせの主催、MC、司会進行的な人がこれだけでもまとめておくこと。もしくは、打ち合わせの場において資料になりかわるものとしてホワイトボードなど共有できるものを用意することが打ち合わせの完成度をあげる意味で重要です。

そして、もし追加できるのであれば

検討事項においてこの場で決めるべきものと次回に持ち越すべきものを明確にする

この意識は重要かと思います。検討事項としてあげられている項目において、その場で決まるものもあれば、その場では決めきれないものがあります。一番もったいないのは、「もともとその場で決めきれないものとわかっておきながら、決めなければならない論調で時間を過ごしてしまうこと」です。検討するにあたり、その補助となる発言が出ることはいいですが、結論へ導く必要はここにはありません。それを明確に定めることは完成度に影響します。

ここでも様々な記事で端々に書いている情報整理とナビゲーションの必要性、IA思考の必要性が生きてきます。打ち合わせ進行といっても結局はナビゲーションです。そのナビゲーションを、よりわかりやすくしていくために物理としての資料というものをどう作っていくか、とても大事なことだと思います。資料作成に時間を要してしまうことについては、あまりよくないことではありますが、先に述べた程度のことであれば、そんなに時間を奪われませんので、準備されてみてはいかがでしょうか？

打ち合わせ終了時に、参加者全員が高いレベルでの完成度を感じることができれば次に繋がると思います。