【タスク管理】結果を出すためにタスク管理を活用しよう！
2024/10/12更新
今回は「結果を出すためのタスク管理」がテーマです。
▼以下の人に向けて書いています
タスク管理ができていない
タスク管理と言われてもピンとこない
タスク管理をうまくしたいなと思っている
《タスク管理のメリット》
タスク管理の一番のメリットは進捗管理です。進み具合と期限が把握できると、遅れや着手漏れなどが減ります。
▼仕事の進捗管理ができると
仕事の段取りが組める
仕事の遅延を防止できる
仕事の失念が減る
これらの恩恵が重なり、結果につながります。
タスク管理は「インバスケット思考」や「GTD」の考え方があります。今回は難しい話は置いておきます。
│ワーキングメモリを解放する
タスク管理のメリットにワーキングメモリの解放があります。
ワーキングメモリーとは、簡単に言うと入ってきた情報を頭の中で保持して、どの情報を覚えておけばいいのか、どの情報は削除していいのかを整理する能力の事です。
この働きがしっかりしていると、何かを聞いた瞬間、見た瞬間に適切な判断ができます。
一度に持てる荷物の量は限りがあります。いま持たなくていいものは、引き出しにしまっておいて必要なときに取り出すほうが建設的。
それが実現できるのがタスク管理です。
│自分に合ったツールを見つける
タスク管理にはツールがいくつもあり、自分に合ったものを見つけるのが大切です。
▼個人向けタスク管理ツール例
Todoist（王道な機能が揃ってる）
Trello（カンバン方式ツールの先駆け）
Notion（タスク管理もできるwikiツール）
機能は同じでもデザインやレイアウトが変わるだけで、使い心地はかわります。
物件選びも一緒です。平米数が同じでも間取りや和室洋室の種類、部屋の数などで住心地がかわります。
これは良し悪しではなく好みの問題です。好き嫌いは人それぞれなので、いろいろ試してみるのをオススメします。
《タスク管理のやり方》
Todoistをベースに解説します。他のツールでも類似機能はあると思うので、置き換えてみてください。
│アプリを入れてからの準備
タスクを書いて、まとめるところからスタートです。その後2つのステップがあります。
やることややるべきことを書き出す
タスクをまとめてプロジェクト毎に分ける
タスクに期限をつけていく
数が多くなるので、似たようなものや地続きのものをまとめます。タスク管理では、タスクの塊をプロジェクトと言います。
タスクをまとめたら、期限をつけていきます。ツールは繰り返し設定もできるのがいいところ。その機能が習慣化に役立ちます。
│ラベルとフィルターを使う
プロジェクト化と期限設定の次はラベルとフィルターです。
「今日やるタスク」で抽出されたタスクが、12件を越えると見づらくなります。そこでラベルとフィルタリング機能の出番です。
▼ラベル付の主なタイプ
時間帯ごと（起床後、出社後、就業中など）
場所ごと（自宅、職場、その他など）
所要時間ごと（0-5分、6-30分、31-60分など）
各ラベルに合わせて「今日期限のフィルター」を作ります。すると、ツールを開いて「今やること」だけが抽出されるのです。
│リストのタスク数は9までにする
リスト内のタスクが増えすぎると破綻します。上限は9までがオススメ。その根拠はマジカルナンバー7±2です。
ハーバード大学の心理学者であるジョージ・ミラー氏（George Armitage Miller）が人の短期記憶に保持できる語数は7±2（The Magical number seven, plus or minus two）と発表したのは1956年。
これは、人が瞬間的に記憶に保持できる語数が７プラスマイナス２、つまり、５〜９であることを意味します。以降、「ミラーの法則」とか「マジカルナンバー7±2」と呼ばれ、認知心理学の研究の先駆けとなりました。
リスト内のタスク数が9件を超えると、見づらくなります。見づらいリストはツールを使っていくうえで不快です。
日常的に使うツールは負担なく使えるのが理想です。工夫とルールで、スムーズに運用できます。
《まとめ》
「結果を出すためのタスク管理」ついてのお話でした。タスク管理ツールをうまく使うのがポイントです。
試行錯誤して頑張っていきましょう。それでは！