Notionを使ったタスク管理術：チームの生産性を最大限に引き出す方法

タスク管理が原因でプロジェクトがスムーズに進まない、、、そんなことはよくあるのではないでしょうか？
特にマネージャー層やタスク管理に苦手意識を持っている方は、この問題に頭を悩ませているのではないかと思います。

私はいま複数の会社で経営企画や事業開発といった仕事に携わっており、自分のタスク管理から各会社・プロジェクトのタスク管理まで、かなり多くのタスク管理という業務にあたっています。
そこで、本記事では、どのようにタスクを管理すべきなのかということに焦点を当て、タスクをきちんと洗い出し、消化するまでのマネジメント方法や、チーム全体で期日までにタスクを完了させる仕組みを紹介します。 この記事では、どのような考え方でタスクを洗い出し、それをきちんと消化するまで自分でマネジメントできるかについて理解が深まることを目指しています。

本記事の内容を実践して頂き、タスク洗い出しから消化までの一連の流れがよりやりやすくなることが目標です。
そのためこの記事では、具体的な方法やアプローチ、さらには事例や実践による検証を通して、タスク管理の効果やポイントを解説していきます。特に、タスク管理ツールとしてNotionを活用した方法も紹介し、明日からでもチームで実際にタスク管理に挑戦できるようになれば嬉しいです。

なぜタスク管理は難しいのか？

タスク管理は、一見シンプルなようで実は奥が深く、多くの人がうまくできているように見えても、実際にはきちんとできていないことが多いのです。タスクが期限に間に合わない場合、事業がスピーディーに進まず、結果として会社の成長が鈍化してしまうことがあります。では、なぜタスク管理が難しいのでしょうか？その課題と背景を見ていきたいと思います。

タスク管理が難しい理由その①：タスクを漏れなく洗い出し期限を設定することは意外と難しい

タスク管理が難しい理由の一つは、そもそもタスクが洗い出せていないことが大きな要因です。タスクを漏れなく洗い出すためには、頭の中にあるアイデアを具体的に形にして整理するコツ、つまりフレームワークのようなものがあると考えています。 そのため、ただ単純に何がタスクかをうーんと考えていても、なかなか漏れなく洗い出すのが難しいです。 また期限を設定することも、実は意外と難しいのです。これは各タスクの優先順位をきちんと判断し、かつ今あるリソースをしっかり把握していることが必要だからです。皆さんも振り返ると、意外と期限が曖昧になっていることもあるのではないでしょうか？

タスク管理が難しい理由その②：タスク消化のマネジメントが難しい

さらに、タスクを洗い出し、期限を決めたとしても、それを達成できるかどうかをマネジメントすることも難しい点です。タスクの進捗状況を把握し、適切な優先順位を付けて効率的に進めることが求められます。これには、チーム全体で情報共有ができる仕組みや、自分自身のタスク管理スキルを向上させることが重要です。 また、効率的なタスク管理には、適切なツールの活用が大事です。近年、タスク管理ツールは多種多様に登場しており、その中から自分やチームに最適なものを選び、使いこなすことが求められます。例えば、Notionのようなツールはタスク管理だけでなく、情報の整理や共有もできるため、適切に活用すればタスク管理がよりスムーズになります。 以上から、タスク管理が難しい理由は、タスクの洗い出しや期限設定、適切なルーツを活用したタスクマネジメントが挙げられます。これらの課題を解決するためには、タスク管理スキルを磨くことともに、効果的なツールの活用方法も学んでいくことが重要です。

タスク管理の鍵とは？具体的な実践方法とメリットデメリット

タスク管理において①タスクを漏れなく洗い出し、②適切なルーツを活用したタスクマネジメント行うことが重要です。 具体的な手順や実践方法は以下の通りです。

どうやってタスクを漏れなく洗い出すのか？

①現状（As-is）と理想の状態（To-be）を明確にする
まずは、現在の状況（As-is）と達成したい理想の状態（To-be）をはっきりさせましょう。これにより、目標に向かってどのように進むべきか、明確な方向性が見えてきます。

②現状と理想のギャップである、取り組まなければならない課題を見つけ出す
次に、現状と理想の状態の差を埋めるために、どのような課題に取り組むべきかを明らかにします。この段階で、プロジェクト全体の大まかな課題が見えてくるはずです。 

③それらをグルーピングしながら大きなカテゴリに分ける
課題を見つけたら、それらを関連性のあるもの同士でグルーピングし、大きなカテゴリに分けましょう。これにより、全体像が把握しやすくなり、タスクの優先順位をつけやすくなります。

④そのカテゴリ毎に基本方針を決める
カテゴリが整理されたら、それぞれに対して基本方針を決めます。具体的には、5W1H（Who, What, When, Where, Why, How）を整理し、どのように取り組むべきか明確にします。

⑤具体的なアクション＝タスクを洗い出す
最後に、基本方針に基づいて具体的なアクションやタスクを洗い出していきます。この時、タスクの詳細や期限、担当者を明確にし、全体の進捗が把握しやすいように整理しましょう。これにより、タスクが漏れることなく、効率的なプロジェクト進行が可能となります。

ここまでできればタスクの洗い出しは完了です。この後に、タスクの優先度を決め、各タスクに対し、誰がいつまでに行うのかを決定します。

どうやって適切なルーツを活用したタスクマネジメント行うのか？

①すべてのタスクをひとつのデータベースに表で記入
まずは、すべてのタスクを一元管理できるデータベースを作成し、表形式で記入しましょう。これにより、全体の進捗が一目で把握でき、効率的なタスク管理が可能になります。

②タスクの洗い出しで決めたカテゴリを大カテゴリとし、必要に応じて小カテゴリも作成し、それを列に加える
次に、タスクの洗い出しで決定したカテゴリを、大カテゴリとして列に加えます。さらに、必要に応じて小カテゴリも作成し、タスクを細かく分類できるようにします。これにより、タスクの見通しがよくなり、優先順位をつけやすくなります。

③担当者と期限も列に加える
担当者と期限も表に加えることで、各タスクの進捗状況が一目で分かり、チーム全体でのコミュニケーションが円滑になります。また、期限を設定することで、タスクの進行がスムーズになり、遅れが生じにくくなります。 期限は日付よりも、「今週」「来週」「再来週以降」という3つのタグにするとうまく管理ができると思います。

④決めた内容を表に入れていく
最後に、手順①～③で決めた内容を表に入力していきます。タスクの詳細、カテゴリ、担当者、期限などを記入し、全体像が把握しやすいように整理しましょう。これにより、適切なルーツを活用した効率的なタスクマネジメントが実現できます。 その後、タスク管理表を振り返る期間を決めておき、日々の業務に取り組んでいくイメージです。

このアプローチのメリット

このアプローチの利点は、タスクが洗い出されるだけでなく、そもそもの目的やなぜやるのかということまで明確になり、本質的な課題解決が可能になることです。また、基本方針から決めることにより最初に大きなところから整理でき、全体感の理解が深まります。
加えてNotionであればチームメンバーが同じタスク管理表を使うことができ、情報共有が簡単になります。さらに、Notionのタグ機能は便利で、タグ毎にフィルターも可能です。 Notionはモバイルアプリもあるため、モバイルからも確認できるのもまた嬉しいポイントではないかと思います。

このアプローチのデメリット

一方、欠点としては、そもそもの目的から考えたり基本方針を決めるのは、ある程度情報を持っていたり、きちんと理解している人がいないと進められないことがあります。
また、Notionを使ったことがない人には心理的ハードルがあり、使いこなせるまで少し時間がかかるかもしれません。ただし、Notionの使い方は直感的であるため、それほど難しくはないと思っています。

また課題解決のための方法・アプローチを実践する際には、チーム全体で取り組むことが大切です。情報共有や進捗管理を円滑に行うために、定期的にミーティングを開催し、タスク管理表を共有しましょう。また、メンバー間のサポートやフィードバックを通じて、タスク管理の質を高めることが重要です。

タスク管理の実例：セミナー開催

ここからは、セミナーを開催するというプロジェクトを例に挙げ、タスクの洗い出しから消化までの一連のプロセスを紹介します。

プロセスの紹介

①セミナー開催の目的とターゲットを整理し、何に取り組むべきなのかを明確にする
セミナー開催にあたって、目的とターゲットを明確にし、現状とのギャップを確認します。これにより、取り組むべき課題が明確になります。

②取り組むべきことを大きなカテゴリに分ける
課題を把握したら、それらをグルーピングして大きなカテゴリに分けます。例えば、資料作成、集客、参加者とのコミュニケーションなどが挙げられます。

③そのカテゴリごとの基本方針を決める
カテゴリごとに基本方針を決定し、5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を整理して具体的なアクションに落とし込みます。

④具体的に取るべきアクション＝タスクを洗い出していく
基本方針が決まればだいぶ解像度が上がっている状態になるので、具体的なタスクを洗い出します。これにより、プロジェクト全体の解像度が上がり、タスクの実行がスムーズに進みます。

⑤タスクそれぞれの関連性を見ながらタスクの優先度を決めていく
タスクを洗い出したら、それぞれの関連性を見てどれを先にやるべきなのか優先度を決定します。

⑥現状のリソースを確認しつつ誰がいつまでにどのタスクをやるのか決めていく
タスクの優先度が決まったら、現状のリソース（人員や時間、予算など）を確認しながら、誰がいつまでにどのタスクを担当するかを決定します。これにより、各メンバーの役割が明確になり、効率的な進行が可能になります。

⑦タスクそのものや期限など必要な要素をNotionに記載
タスクの詳細や期限、担当者などの必要な要素を、Notionに記載します。これにより、全メンバーがタスクの状況を一目で把握でき、プロジェクトの進捗管理が容易になります。

⑧週に一度定例のミーティングを開き、どこまで課題が終わっているのか、なににつまづいているのかを確認しチーム全体で解決
定期的なミーティングを開催し、タスクの進捗状況や問題点を共有し、チーム全体で解決策を考えます。これにより、プロジェクトの遅延や問題が早期に発見・解決され、スムーズな進行が期待できます。

事例から学べるポイント

目的とターゲットの整理による資料作成の改善
事例では、目的とターゲットを事前に整理し、それに基づいて資料を作成することで、わかりやすく適切な資料ができたという点が挙げられます。これに対して、失敗事例では目的とターゲットが整理されておらず、資料作成がぼやけてしまい効果的でなかったことが分かります。このことから、目的とターゲットを明確にすることが資料作成の質を向上させる重要な要素であることがわかります。

順序立てによる本質的なアプローチの可能性
事例では、全体から細部へと順序立ててタスクを進めることで、解像度が上がり、より本質的なアプローチが可能になったとされています。これは、プロジェクト全体の流れを把握し、各タスクがどのように関連しているのかを理解することが、効果的な解決策を導き出す上で重要であることを示しています。

タスクの明確化によるチーム内コミュニケーションの向上
事例では、誰が何をいつまでにやるのかが明確になったことで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、プロジェクトの進行が円滑に進んだとされています。これは、タスクの進行状況や担当者の把握が、チームメンバー間の認識のズレを防ぎ、効率的なコラボレーションを可能にすることを示しています。

おわりに

本記事では、タスク管理の難しさとその解決策について説明しました。
タスク管理の鍵は「タスクを漏れなく洗い出すこと」と「タスクの管理にNotionを上手に使うこと」です。これにより、チーム全体の生産性やコラボレーションが向上し、プロジェクトの成功につながります。

まず説明した順序に沿ってタスクを漏れなく洗い出すことにトライしてみて頂けたらと思います。 As-isとTo-beを明確にし、課題をグルーピングしながら大きなカテゴリに分け、具体的なアクションやタスクを洗い出していくことで、全体感の理解が深まります。
また、早速Notionを使ってタスク管理を実行してみてください。 Notionのタグ機能やデータベースを活用し、チームメンバーと情報共有を行いながらタスクを効率的に管理することが可能です。

もちろん今回ご紹介したアプローチ方法が全ての方に取って万能かというと、決してそうではないと思っています。人それぞれ、チームそれぞれのやりやすいやり方があることを前提に、試してみて改良していって頂けたら嬉しいです。

タスク管理は継続的な努力や改善が求められる分野であり、チームメンバーや組織全体で協力し、効果的なタスク管理を実践することで、より良い成果を生み出すことが可能になると信じています。