組織を横断して働く複業人事の仕事術【日程調整編】

みなさんこんにちは！
ショーゴです。

僕は今４つの企業と１つの自治体、４つのコミュニティを横断して仕事や課外活動をしているのですが、周囲の方々から「よく仕事回せるね」と言われることが多いです。

実際普通に回せてはいるのですが、先日知人から「どんな工夫をしているのか興味ある！」という声を頂きましたので、今回から時折「複業人事の仕事術」と題して、僕が仕事上工夫していることをご紹介したいと思います。

初回は僕の仕事上、肝とも言える「日程調整」の仕事術をお届け。
便利なツールを２つご紹介しますので、参考になれば幸いです。

複業していて困ること「日程調整」

前述した通り、僕は複数の組織・チームを横断して働いており、かつ主な仕事が「人事」ということもあって面接や面談など、人と日程を合わせてお会いする機会がとても多いです。

以前はこの日程調整にとても労力を取られていて、ストレスのもとにもなっていました。
例えば、同時に複数の方から面接・面談のエントリーがあった場合。
カレンダー上から空き予定を抽出し、以下のようにみなさんにメッセージで打診したとします。

以下の候補日程より、ご都合良い日取り・時間帯をご返信ください。
●7月16日（金）12:00〜15:00、18:00以降
●7月17日（土）午前中
●7月19日（月）12:00〜13:00、16:00〜20:00
●7月20日（火）10:00〜15:00

上記の空き予定を5名の方に同時に送ったとして。
誰から先に返事が来るかは分かりません。
また、複数候補日を送ってくれるとも限りませんよね。
そして、早く返事が来た順に日程を設定していくと…
後から返事をしてきた方が先に確定させた方と同じ日取りしか無理だとの返事…じゃあ、こちらの日程でどうでしょうか。と再度調整やり直し。。

この不毛なやりとりにかなり時間を取られていたのですが、２つのツールを使いこなすことによって一気に調整時間が圧縮されました。