社内行事を月一で主催してきた私だからこそ伝えたい、イベントを成功に導くための秘訣。

皆さん、こんにちは。
IS factory note編集部の山口です。
 
現在、私は広報のお仕事と兼任してESチームを任されており、毎月一回社内イベントを開催しています。

初めてイベントを開催してから早2年が経過しようとしておりますが、今でもイベントを続けてこれたのは周りの支えがあったからです。

弊社同様、メンバー間のコミュニケーションの一環として社内イベントを実施する企業も多いですが、その一方で「交流の場が苦手」、「参加するのが面倒」、「社内イベントの必要性を感じない」などといった、行事をネガティブに捉える声も少なくありません。
 
そこで今回は、社内イベントを月一で主催してきた私だからこそ伝えたい、イベントを成功に導くための秘訣をご紹介していきたいと思います。
 
この記事を通して「社内イベント＝めんどうな行事」というイメージを脱却し、社内イベントは楽しいものだとポジティブに捉えていただけたら嬉しいです。

－こんな方におすすめ －
✔　社内イベントの運営に携わっている方
✔　イベントを円滑に進めるための手法を知りたい方
✔　社内イベントを成功させたい！とお考えの方

イベントにデメリットを感じる原因は「本来の目的が伝わっていないから」

社内イベントを開催するにあたり、本来の目的を参加者全員が共通認識しておく必要があります。
 
セミナーも同じように、自分にとって利益があるものでないと参加意欲は湧きませんよね。イベントも同様、参加することでどんなメリットがあるのかを伝える必要があります。

私もイベントを開催した当時は、参加者の雰囲気に違和感を感じていたことがありました。よくよくメンバーに話を聞いてみると、イベントの趣旨を理解していないことが分かったのです。
 
これは完全に運営側の責任ですが、自分の中で目的を理解していても、それがメンバーに伝わっていなければ意味がありません。
 
そこで私は「イベントの目的」をテーマに資料を作り、メンバーに展開することにしました。

 
これは資料の一部ですが、社内イベントは単なる遊びではなく、会社にとって必要な時間であることを理解してもらいましょう。

メンバーに何のためにイベントを開催しているのかをお伝えしてからは参加者の温度差が解消され、チームに一体感が出始めるようになりました。
 
仕事においても単に黙々と作業をするより、仕事の定義や目的意識を持って取りかかったほうがモチベーションを高められますよね。イベントも同じように「参加したい」と思わせるためには意欲を高めさせるマインドが必要です。
 
また、「ここまでやらなきゃいけないの？」と思われる方もいるかもしれませんが、何のためにこの企画を考えたのかという企画の背景も合わせてお伝えしておくと良いでしょう。
 
例えば、「デザインを考えるワークショップ」という企画を考えた場合、その企画を伝えるだけでは意図が伝わりません。ただし、「ツールの使い方やデザインの考え方を身につけてほしいので、この企画を考えました」と伝えたらどうでしょうか？
 
「デザインに興味はあったけど、ツールを使う機会がなかったから参加してみようかな」、「私もデザインについて学びたい！」と思ってもらえるかもしれません。
 
このようにして目的や背景をお伝えしておくことで、社内イベントの重要性を理解してもらえるのです。
 
イベントに参加して「思ってたのと違った」という社内の温度差が生まれないよう、未然に防ぐのも円滑に運営していくためのポイントです。

「参加したけどつまらなかった」という現実とのギャップを穴埋めしよう

社内イベントに参加する時、何も聞かされずに参加の意思だけ確認されたら嫌な気持ちになりませんか？
 
イベント内容をお伝えせずに進めてしまうと、「とりあえず参加してみたけどつまらなかった」という事態になりかねません。
 
先ほどお伝えした企画の背景と不随するのですが、事前に企画内容やタイムスケジュールなど、お伝えできる情報は共有しておくと良いでしょう。

前もって伝えておき、参加の有無を確認しておくことで参加者の割合を把握できるだけでなく、参加者が少ない場合は企画を変更するなどして臨機応変に対応することが可能です。
 
また、初めて社内イベントに参加する方がいる場合は、録画を残しておいて展開するのも一つの手段です。過去にどんなイベントが開催されたかを知っておけばその場の雰囲気を感じ取ってもらいやすくなります。
 
録画が難しい場合は社内報やnote、ブログなどで情報として残しておくのもおすすめです。
 
弊社でも過去のnoteを見たメンバーから、「△△の企画が楽しそうだったので、また自分が参加した時にもやってほしいです！」と案をもらうこともありました。
 
記録として残しておくことで企画を考えるときにも役立ちますし、盛り上がった企画は十八番企画として定番化しておくのも良いでしょう。

イベントを円滑に進めるにはメンバーの協力が必要不可欠

皆さんの会社では、社内イベントを円滑に回す仕組みをしっかり立てられていますか？

5~6人程の小規模のイベントを回す際は企画進行を一人で行っても問題なく進められるかと思いますが、10人を超える規模で継続的にイベントを実施する場合は最低でも2人以上の方に協力してもらうようにしましょう。

イベントの実施は簡単に見えて、多くのタスクがあります。

日々の業務と兼任するなかで、これらのタスクを一人でこなすのは容易ではありません。

参加者が増えて一人で運営することが難しくなったら、協力者を募ってチーム間でイベントを開催するのをおすすめします。

参加者のサポートで企画疲れは克服できる！

運営を続けていると、社内の日程調整やネタを考えるのに疲弊してしまうこともあり、業務と並行して計画を立てることに負担を感じることもしばしば。

「もう来月の計画を考えなきゃいけない時期なの！？」と思ってしまうことも少なくありません。
 
そんな時は一人で抱え込まず、メンバーに相談してみてください。もしかしたら参加者のなかにも「こんな企画がやってみたかった」、「進行するのは苦手けど、企画だけなら案を出せるかも」と一緒に考えてくれるメンバーが現れるかもしれません。
 
もちろん私も企画に悩んだらメンバーに相談し、その度に助けてもらっています。
 
また、毎月のスケジュール調整問題については固定日を作っておくとスムーズです。弊社は毎月第二月曜日に開催しています。定期開催をしている場合は日付や曜日を固定するなどして、調整してみてください。

 

結論、まずは自分が楽しむことが一番

これまで参加側、運営側の両者の視点からお話してきましたが、結論「まずは自分が楽しむ」ことが一番だと思っています。
 
それが難しいからこそ悩みはついてくるのですが、楽しいという感情は表に出ないと感じ取れません。
 
周りが楽しそうにしていたら、自然と自分も笑顔になっていたということはありませんか？ひとりの笑顔で場の空気が明るくなったり、ネガティブな感情がポジティブに変わることもあります。
 
イベントにリアクションを求める強制的なことはしませんが、まずは運営者である私が一番楽しまないといけないと思っています。
 
実を言うと、私自身人前に出ることは苦手ですし、イベントのたびに「成功するかな？」、「盛り上がるかな？」と不安を感じます。もちろん緊張だってします。

それでも楽しさが伝染すればみんなも楽しんでくれる。そういったイベントを作るのが運営者の役目。なので、まずは自分が楽しいと自信を持ってください。そう思うことで自然とみんなもついていきます。
 
これからも継続していけるように、楽しいイベントを築いていきましょう！

最後までお読みいただきありがとうございました。

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