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slack運用ルールを策定した

サイアンドでインターンをしていますかずのすけです。

今回は、slackの運用ルールを策定した話について書きたいと思います。

slackはチームコミュニケーションツールで、大人数でメッセージのやりとりやファイルの共有をすることができます。

昨年より数ヶ月に渡ってこのツールを利用してきたのですが、実は明確な使い方を決めないままなんとなくで今まで使ってきました。

その結果、以下のような問題が生じました。

・メッセージの見落としが多い。
・やりとりされるチャンネルがバラバラで情報共有がうまくいかない。

(※ slackではプロジェクトごとにやりとりされるルームを使い分けます。その個別ルームのことをチャンネルと呼んでいます。)

そこでslackの使い方を統一することにしました。

slack運用7つのルール

実際に策定したルールは以下の7つです。

1.スレッドを使う
2.DMではなくチャンネルを利用する
3.投稿後の編集は避ける
4.リアクションをする
5.メンションをする
6.
プロフィールの情報の設定をする
7.
表示名で体調・予定を伝える

まず

・メッセージの見落としが多い。
・やりとりされるチャンネルがバラバラで情報共有がうまく行かない。

に対する施策として①〜⑥を盛り込みました。

例えば、⑤番の「メンションをする」を行えば、そのメッセージが誰宛なのかが明確になります。

「〇〇やっといてください」と言うよりも「Aさん、Bさん、〇〇をやっといてください」と言う方が相手に自分のメッセージが伝わりやすいです。

受け取り手からしても名指しで投げかけられることで、そのメッセージに反応しやすくなります。

1つ1つのルールを細かく説明することはしませんが、相手の立場になって考えたコミュニケーションを具体化したルールとなっています。

最後に⑦のルールについてです。

表示名で体調・予定を伝える。

このルールは最初にあげた課題とは直接的な関わりはありません。

弊社は完全リモートワークということもあり、お互いの状況が掴みにくいという課題を抱えています。

誰が今どんな状況で、危機的なのか余裕があるのかに対する共有が曖昧です。

メンバーの状況を把握できないが故に、気付かないうちに誰かがタスクに埋もれてオーバーヒートしてしまうという事態も発生しています。

一方で弊社が大切にしていく考え方として「補完する」があります。

人には強みもあれば弱みもあります。

そして長所や短所は恒久的なものだけでなく、一時的なものもあると考えます。

その中で、サイアンド全体として社会により良い価値を届けるために、互いが互いの強みを活かし、弱みを補完し合うことが重要です。

上記の思いを具現化したルールとして

表示名で体調・予定を伝える

があります。

互いの状況をリアルタイムで把握し、身体的そして精神的に追い込まれてそうな人がいれば声を掛け合い補い合う。

その結果、サイアンドというチームとしてより良いアウトプットを世に放つ。

そんな流れの実現を目指しています。

以上が運用ルールの全容です。

slack運用ルールを浸透させる

運用ルールを浸透させるためには

・具体的なアクションを注意深くみること
・抽象的な概念に対する共通理解を持つこと

の2つのアプローチがあるかと思います。

前者は先ほどあげた7つのルールが守れているか、お互いに指摘し合うということです。

慣れないうちはミスをすることもあるかと思います。

そのミスに気付いた人が、「そのメッセージはここでやりましょか!」と声を掛けていくことでルールが染み付いてくるのではと考えています。

後者は7つ目のルールの時にも少し触れたのですが、仕事をする上で大切にして欲しい価値観に対する理解をしていくということです。

先程だと「補完する」ということでした。

心持ちが変わることで行動も変わってくると考えます。

その価値観については近日中にワークショップを開催し、社内での浸透を目指しています。

また抽象的な概念は具体的な経験とともに構築されていく側面も大いにあります。

日々の業務の中で、価値観を体現した具体的な行動を大事にする仕組みを作っていきたいと考えています。



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