【初心者向け】Zoomを使ったオンラインイベントの開催方法やコツ【挑戦あるのみ】
あけましておめでとうございます！PICAOです。
オンラインイベントは興味あるけれど、どうやって開催したらいいのか分からないという方へ、2020年夏ごろから100回以上はオンラインイベントを開催してきた私が、オンラインイベントで感じたこと、開催の方法やコツを初心者の方に向けて共有したいと思います。
今までオンラインイベントは開催したことがないけれど、なんだか難しそう……でも興味がある、開催することでなにか小さくても、誰かの役に立てる＆コミュニケーションの輪が広げられるのではないかと思っている人向けのnoteです。
※この記事では、1アカウントの接続先に多数参加者が要る場合のイベントにフォーカスして書いています。
2020年一番頑張ったことはオンラインイベント！
2020年一番頑張ったことは「オンラインイベント」と言っても過言ではありません。
私はWEBマーケの部署で働いていますが、去年は新型コロナウイルスの影響で3月頃から働き方もガラっと変わり、オンラインイベントでの集客に力を入れた年でした。
Zoomを使って2人という少人数参加から、多い時は1000人規模のイベントも行い、子ども向けからお年寄りに向けたものも含め、開催回数は軽く100回は超えました！
一番楽しかったのがとある企業さまとのコラボで、子どもたちに向けたオンラインイベントでした。（※詳細は濁させてください）
ありがたいことに現在進行形で全国の子どもたち約3500人と関わらせていただき、1時間という低学年の子どもたちにとっては長いイベントも飽きることなく画面の前に食いついてくれてきてくれて、画面を切る最後までバイバイと手を振ってくれるのが本当にうれしいですし、私の活力となりました。
オンラインイベントで見えてきた課題とは
わたしが子どもたちのオンラインイベントで感じた課題は、先生たちのZoomやツールに対する知識不足です。
画面越しにフォローをしていただく先生たちのITリテラシーはそれほど高くなく、Zoomの入室にドキドキしている人が多いということでした。
例えば画面が縦を向いている先生に、スマホの画面ロックの解除をお願いしても「スワイプ」が伝わらなかったり、マイクやカメラのオンオフが分からない先生もいらっしゃいました。
もちろん開始前の接続テストからバッチリ接続完了、「あてて！」のフリップを用意してくれていたり、子どもたちにテーマに沿ったお面やかんむりを作ってくれて慣れている先生もいらっしゃいます。
BtoBのイベントならいいんです。
みなさんITリテラシーも高いですし、最近ではリモートワークに切り替わり、Zoomにも十分慣れています。
でも初めてZoomに触れる先生はどうでしょうか。
お話していると、「なにか接続ミスをすると重大なことにつながる」、「パニックになります」という人も少なくないようでした。
そんな悩みを少しでも安心に変えることができれば、もっとオンラインでのコミュニケーションは広がっていくのではないかなと思います。
また、とある福祉系の企業さまから「自分たちにITの知識があっても参加者側のフォローがリソース不足でなかなか……。登壇者の方や参加者のかたにどうやって開催方法教えていますか？」と相談を受けたこともあります。
開催側はよくても、To相手がオンラインへの敷居が高ければ「オンラインイベント」は難しいと思って諦める人は意外といるのかなと感じました。
まずは少人数でもやってみることがおススメ
何事もはじめてのアクションは緊張や不安がつきまとうものです。
「習うより慣れよ」
この言葉にもあるように、知識をインプットすることはもちろん大事ですが、経験をひとつでも多く積み上げた人がつかみ取れる何かがあると思います。
そんな私も2020年7月までは自分が、こ～んなにオンラインイベントで司会をしているとは夢にも思っていませんでしたが、半年かけてなんとか形になり、参加者や登壇者に安心して参加していただけるまでになりました。
オンラインイベント開催に必要なもの・開催のコツ
では実際にオンラインイベントに開催に必要なものをご紹介していきます。
接続先に多数参加者が要る場合のオンラインイベントに最低限必要なものは下記７つ。
①デバイス（パソコンまたはスマートフォン）
②参加者がみるモニター（スクリーンやテレビ）
③モニターへの接続ケーブル（iPhone変換プラグ＆HDMIケーブル）
④Zoomアカウント＆ミーティングのURL、ID、パスワード
⑤接続先に向けた接続ノウハウ資料（※当日の流れもあると良い）
⑥主催者（司会・接続フォロー）
⑦登壇者（テーマによってプロを用意する）
※ここでは登壇者（主催者）は1人または少数、接続先（参加者）は多数ある場合です。例えば：学校・施設・病院など
①デバイス（パソコンまたはスマートフォン）
参加者側はスマートフォンがあれば十分です。
主催者側は、画像や動画、資料など用意することが多く画面共有するのでPCまたはタブレットがあるとスムーズでおすすめです。
②参加者がみるモニター（スクリーンやテレビ）
接続先が、1アカウントに複数人の場合は参加者がみるモニターが必要となります。
学校や施設だとすでにテレビがあるところがほとんどだと思います。
プロジェクターがあるところはスクリーンに映すでもいいですね！
③モニターへの接続ケーブル（iPhone変換プラグ＆HDMIケーブル）
モニターにZoomの画面を映すために、スマートフォンとモニターを接続するケーブルが必要となります。
例えばiPhoneだと下記のような「変換アダプタ」と「HDMIケーブル」が必要です。
※ケーブルは安いものでOKですが、アダプタは純正をおススメします
テレビとスマホにつないだらリモコンで入力切替を押し「HDMI」に変更します。
ケーブルを接続して15秒ほどでテレビにうつります。
※音量の調節はスマホではなくモニターの方で必要となります。
④Zoomアカウント＆ミーティングのURL、ID、パスワード
主催者側はZoomのリンクを発行するためにアカウントが必要となります。
無料アカウントでも機能は特に問題ないですが、クラウド録画ができなかったり、3人以上の接続で40分以上は使用できないなど制限がありますので、定期的に開催する場合は有料アカウントにすることをおススメしておきます。
⑤接続先に向けた接続ノウハウ資料（※当日の流れもあると良い）
主催者側がどんなに頑張っていても、参加側（フォロー担当者）が接続やZoomの仕組みがよくわかっていない場合はイベントはうまくいきません。
下記のような内容の資料を参加者側へ事前に渡しておきます。
・スマホとテレビの接続方法（写真付き）
・Zoomのリンク（URLやQRコード）と入室の仕方
・Zoomの基本的な使い方（カメラ・マイクのオンオフの方法）
・スマホの基本的な使い方（画面ロックの解除）
・入室後やってほしいこと（名前の変更）
・ヘルプ事項
・同日の流れ（何時集合・タイムテーブル・記念撮影案内）
誰が見てもすぐに実行実践できるような小学生が見てもわかるような画像つきの資料を心がけています。
こういう資料を用意しておくと先方から助かる～と、とても感謝されます。
スマホ操作の画面ロックの解除なんかも、普段やっていてもZoomで自分のカメラの画面が縦になっちゃうと、普段の動作とリンクできなくて一気に分からなくなっちゃう場合もあるんです。
「こんなに簡単なことでも？！」と思うことも、ゆっくり当日の手順を思いながら資料を作ることが分かりやすい資料をつくるコツです。
私は開催1～２週間前には先生用に接続HOWTO資料を配布して、当日開始30分前には接続テストの時間を設けましたが、やっぱり当日うまくいかないクラスもありました。
わたしは全国の現場に接続フォローには行けませんし、最後まで接続がうまくいかなければ、楽しみにしてくれていた子どもたちもガッカリしてしまいますので、開催日までに主催者側のフォローは入念に行いました！
⑥主催者（司会・接続フォロー）
ちなみに子ども向けのオンラインイベントは参加人数も多いため、当日、2人体制で挑んでいます。
現場の先生たちと電話やブレイクアウトルームで最後までフォローする係（裏方）と、画面越しに待っている子どもたちや先生、登壇者をフォローする係（司会）です。
事前準備ができていれば当日は2人でも意外といけます。
※1000アカウント参加イベントなどは別ですｗ
⑦登壇者（テーマによってプロを用意する）
開催したいイベントのテーマや内容によって、わたしはそのテーマのプロや専門・詳しい人をお呼びして講演してもらいます。
司会者がプレゼンできればそれでもいいですが、テーマも幅広く行う場合はそれ専門の人に登壇していただいてクオリティをあげることが大切です。
オンラインイベントで一番気を使っていること
わたしがオンラインイベントで一番気を使っていることはみんなで楽しめるように、質問タイムやクイズの時間を設けて、参加者とのコミュニケーションをおこなうことです。
例えば今行っている子ども向けのイベントでいえば、「質問ある人手をあげてー」からの、元気に手を挙げている子たちがいるクラス名を読んで、服装の色などで指名します。
そうすると「え？！ぼく？」や「ヤッター」など周りも盛り上がって、一緒にイベントを体験している感じがつくれます。
中には周りにつられて手を挙げて「質問ありません！」っていう子もいたり「宇宙人はいると思いますか？」なんて質問をする子もいたりして、子どもらしい可愛い質問や、予想もしていなかった質問が飛び交い、大人や先生たちも楽しませてもらいました。
一番大切なのは自分も楽しむこと
オンラインイベント、参加者が多いとやっぱり緊張しちゃうし、ミスしたら嫌だなと思いますよね。
でも一番大事になのは「失敗してもいいから楽しもう！」と思うことです。
自分が楽しんでいると自然と相手にも伝わります。
自分が楽しめるテーマに絞ってイベントを開催するのもいいですね！（ある程度のニーズは必要ですが……）
お呼びしたある登壇者の方々から「PICAOさんが司会者で本当に楽しめたし良かった！また呼んでね！」とお声をいただけた時は飛び上がるほど嬉しかったです。
イベントは一人で作り上げるんじゃなくて、参加者も登壇者も司会者もみんなで助け合いながらイベントは作り上げていくものなんだなと感じています。
イベントを開催するときは自分が心から楽しめるテーマだと周りにも楽しさは連鎖するのかなぁなんて思います。
これからやりたいこと
子ども向けイベントは夏から推定3500人の全国の子ども達とオンラインで繋がれたからこそできた絆や、人の温かさや楽しさを伝えたいし、この楽しさを広げたいなと思うことがあります。
2021年もオンラインでの交流はひきつづき続いていくと予想しています。
そんな中、オンラインイベントに壁を感じている人がいたら勿体ないなと思いました。
例えば、病院に入院している子どもたちに向けたオンラインイベントしたり、学びを提供することも可能かなと。
病気やケガでなかなか外に出ることのできない子ども達にむけてイベントをし、退院後に思いを馳せての希望や夢に繋がることができればすごくうれしいなと考えています。
参加者がスマホからZoomに接続できればあとはいつでもどこでもイベント開催が可能ですし、開催者側も少しZoomについて勉強したらできることが無限に広がります。
コロナ禍で気軽に移動できない今だからこそ、様々なオンラインイベントをみなさんもやってみませんか？
わたしのnoteがきっかけで、だれかのオンラインイベント開催のきっかけとなればとても嬉しいです！
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