時間に追われず成果を出すためのスケジュールづくりのコツ

あーーーもうお迎えの時間だ！と夕方になって焦りだす。

毎日頑張っているのに、思うように成果が出ていない。

ここまでやりたいと思っていたけど時間に追われている。今日もやり残しがある。
と毎日すっきりしない感じで仕事を終えることはありませんか？

もうちょっと頑張りたかったら、残業すればいいなんて時はそれでよかったんですよ。
けれど、子育てするようになってからはそうもいかない。
仕事を時間内で終わらせながら、生産性をあげたい！成果も出したい！ですよね。

そんな時はスケジュールのつくり方から見直してみるのも1つです。

お仕事の内容にもよると思いますが、ご自身でスケジュールをある程度組んでいける方はだいたいこんな感じの順番で予定を入れていませんか？

①今すぐにやるべき（緊急なこと）
↓
②人との約束（アポイントや会議、ミーティング）
↓
③先の予定のための準備や、未来のための仕掛け的な仕事（緊急ではないけど重要なこと、種まき時間→ここをやることが成果や評価につながる仕事）
↓
④予備の時間（バッファ）

①今すぐやるべきことにいつも追われ、②アポや会議の準備をあわせてこなし参加。③先の予定のための準備をやろうと思っていたのにできず、④なんなら予備の時間なんてそもそもない！

私も時間に追われている時はこんな感じになっていました。
時間に追われず、成果も出していくにはポイントはたった1つ。

予備の時間からスケジュールする！です。

④予備の時間（バッファ）
↓
③先の予定のための準備や、未来のための仕掛け的な仕事（緊急ではないけど重要なこと、種まき時間→ここをやることが成果や評価につながる仕事）
↓
②人との約束（アポイントや会議、ミーティング）
↓
①今すぐにやるべき（緊急なこと）

ええ？
予備の時間から確保？
なんて思われるかもしれませんが、時間に追われないためにはここをしっかり「決める」ことです。
ここには予定を入れないと「決める」んです。

私の場合（フレックスの時短勤務　基本は9：00～16：00としている）

④予備の時間（バッファ）
夕方15時半以降と月曜朝イチと金曜14時以降は基本は予定を入れない（とまずは決める）リモートワークなので、17時くらいまで仕事はできるが、まずは決める
↓
③先の予定のための準備や、未来のための仕掛け的な仕事
週5日のうち、どこかの午前×2日をこれにあてるようにする
・期末に行われるプレゼンの案を考える時間
・メンバーに共有できるツールの作成
・情報収集
・サービス改善
・重要なアポイントの準備　など
↓
②人との約束（アポイントや会議、ミーティング）
・毎週固定で入る会議やチーム会などが計4時間半
・お客様とのアポイントが5社前後（計5時間）とそのための準備
↓
①今すぐにやるべき（緊急なこと）
それ以外のスキマ時間がここにあたります
・メールの返信
・クレーム対応
・問い合わせの対応
・サクッと今終わらせた方がいい緊急な対応や雑務

緊急な要件が出てきた、急な依頼の仕事が入ってきた、資料作りが見積もっていた時間よりもかかった場合でも、予備の時間があると安心です。

私が会社で原則出社、お客さまへも原則訪問だった頃って時間がないから、お迎えや夕方のドタバタ回避のために逆算して、めちゃくちゃおしりの時間を意識していたんです。

けれどリモートワークで在宅勤務になると、予備の時間は増えるはずなのですが、17時以降も仕事をやろうと思えばできるからと、予備の時間確保への意識が薄れ、16時からもオンラインでアポを入れたりしていたんです。

結果、仕事はやり残し感があるし、夕方もドタバタして時間に追われるように。
時間が増えて成果が出たかというとそうでもない。

これではだめだと！とスケジュールを立て直すようになり、時間に追われることはなくなりました。
仕掛けていた取り組みでも成果がでて、評価もされるように。

先の予定のための準備も、まずは時間を確保するよう意識をしないと、いつまでもその時間はやってこないんですよね。。
なので、まずは決める！です。

後はその日ごと、週ごとで臨機応変に対応をしていけば大丈夫です！
決めたとおりできなくてもＯＫですよ～♪

時間内で仕事を終わらせながら、成果も出す！
スケジュールづくりからぜひ変えてみてください！