【会議】今スグできる！知ると得する会議の3つのコツ
「この会議やる意味あるのかな？」
「私がこの会議出る必要って本当にあるの？」
会議に参加しているとき、このように考えたことがあるのではないでしょうか？
時間をかけて資料を作り、会議室でプロジェクターをセッティングし、会議が終わったら後片付け…
会議する時間だけ見られがちですが、実際は会議の前後でも労力がかかっています。
毎日のように行われている会議が労力に見合った効果を生み出しているのだろうか…
冒頭に述べた不満は誰しも持っており、「会議は無駄」という考えは世界でも共通の認識となっています。
結論から言うと、会議は必要です。
「会議は無駄」ではなく「無駄な会議が多い」だけ。
では無駄な会議にしないためにはどうすればいいのか…
今回は今スグできる会議の3つのコツをご紹介します！
今回は、私の経験を述べるのですが、考えが共通しており、より詳しく解説されている本がありましたのでそちらを参考文献として解説していきます。
本文最後にリンクを貼りましたのでよければそちらの本も読んでみてください。
それでは見ていきましょう！！！
◆ 参加者を必要最低限まで絞り込む
参加者を必要最低限まで絞り込むことで、最適な意思決定ができます。
ベイン・アンド・カンパニーの調査によると、7人以上のメンバーが参加する会議で、1人増えるごとに決断力が10％減少することがわかっています。
「三人寄れば文殊の知恵」という言葉がありますが、それとは対照的なデータですね。
これは社会的手抜きが関係しています。
社会手抜きとは、たくさん人がいると隠れてサボろうとする習性のこと。
「自分より仕事ができる人がいるから自分は聴くだけでいいや…」
人が多ければ多いほどこのように考える傾向があります。
できるだけ少ない人数で会議をすることで、1人当たりの役割が大きくなり、社会的手抜きを防げます。
また、人数が多いと会議の結論が全員の妥協案になりやすくなる危険性が…
少ない人数で会議をするには、まず社員が担当してる仕事を把握し、何を知っているかを理解しましょう。
会議で最適な意思決定をするためには社員について知る必要があります。
◆ 1つの議題に使う時間を決める
議題に使う時間を決めることで、最適な意思決定ができ、大きな成果を得られます。
初めに話し合った議題に時間を使いすぎて、後の議題を話し合う時間が無くなっていたことありませんか？重要度の低い議題にどれだけ時間をかけても大きな効果はありません。
会議でやるべきことは、重要度の高い議題について話し合い、最適の意思決定をすること。
そのために議題ごとの重要度を正確に理解し、使う時間を適切に割り振る必要があります。
おすすめが、議題ごとに使う時間を参加メンバー全員で決めること。
1人で議題に使う時間を決めるのは、議題に対する認識が他の参加者と違う場合があるため危険です。
参加者全員で客観的に時間の割り振りをしましょう。
そのためには、先程述べた「参加者を必要最低限まで絞り込む」必要があります。
人が多いと妥協で決めてしまいかねないですからね…
議題に使う時間を決めるのは全員で、決して1人では決めないようにしましょう。
◆ 必ず結論を出す
結論を出すことでやることが明確になり、行動に移すことができます。
長い時間を使って話し合いをしたけど結論が決まらず次回の会議に持ち越し…
1度は経験したことがあるのではないでしょうか？
同じ議題を次の会議に持ち越しても、何を話したかほとんど忘れてます。
同じような話し合いになり、最後は妥協…これが最も危険。
結論が出ない会議はやっていないのと同じであり、それまでに費やした時間が全て無駄と考えてください。
仮でもいいからまずは結論を出しましょう。
どれだけ話し合っても結論が本当に正しいかはやってみないとわかりません。話し合いで問題点や解決策がおおよそわかっているはず。
その中から1番効果が出そうなことをまずやってみましょう。
もし失敗したとしても、「失敗した」という事実がわかり、すぐ方向修正すれば大きな痛手にはなりません。
結論が出ないと「失敗した」という事実すらわからず、何も前に進みません。
結論を出すためには先程述べた「1つの議題に使う時間を決める」必要があります。
短時間で重要度の高い議題について、仮で結論を出しても結果が出ないのは明白ですね。
会議をしたら仮でもいいので必ず結論を出し、行動に移すようにしましょう。
◆ まとめ
今すぐできて無駄な会議にしないためにやるべきことは、
☑ 参加者を必要最低限まで絞り込む
☑ 1つの議題に使う時間を決める
☑ 必ず結論を出す
他にも会議を良くするための方法はありますが、この3つは圧倒的にすぐできます。
ぜひやってみてください！
◆ 終わり
最後まで読んでいただきありがとうございました！！！
今回はいつもに比べて文字数が少なめです。
短い言葉で相手に伝える、時間がないといわれる現代でより大切なスキル1つになるからです。
これからも短く簡潔にまとめて情報発信していこうと考えています。
あまり長すぎると読むのに飽きてしまいますよね(笑)
その分、投稿頻度を高めてよりビジネス・ビジネス書に関する情報の範囲を広く深く掘り下げていけたらと思います。
それではまた次回に！！！
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