13時のミーティングって誰得！？　#77

働き方改革を進める中で、一番最初にメスが入るのは会議時間です。無駄な会議が多いのでここを削減するのは確かに効果的。

それだけ目的がはっきりしない会議が多いということですね。定例会議とか常会、課会など習慣化しすぎて目的を見失っている会議が多くの企業の生産性を落としています。そういうボクも話せば一言で終わるような案件も１時間の会議を設定してムダな５０分を過ごすことがあるので反省ですね。

つまりあなたの会議の効率を上げることが仕事を早く終わらせるのに必要な課題ということです。ボクの経験で、効率的な会議をするために必要な条件というのを洗い出してみます。

会議時間は集中力がある午前中に設定

これを案外意識していない人が多いです。特に１３時に会議を設定してくる人。昼ごはん食べて眠くなっている時間です。

ほぼ頭がまわらないこの時間に難しい話をされたところでなんのアドバイスもできません(笑)。難しい議論であればあるほど午前中、頭がクリアな時間帯にを設定しましょう。

目的を明確にして事前に伝える

目的が明確でない会議でとにかく溢れています。明確にしたいことはなにかを事前に決めて連絡しておきましょう。会議をする大きな目的は３つです。「認可」、「合意」、「意見出し」。これだけです。

自分で設定した会議の目的が「認可」であれば、認可してもらいたい案件を明確にする。
「合意」であれば、合意してもらうための必要情報と合意してほしい内容について明確にしておく。
「意見だし」であれば意見がほしい内容（質問）をしっかり決めておく。

これだけ、たったこれだけ抑えておけば十分です。

議事録にタスクと担当と納期を明示

議事録は100%残しておきましょう。録音でもいいですし、雑なメモでもいいです。大事なのは目的を果たした証拠を残しておくことです。認可をもらえたのに議事録がないからその認可が曖昧になったなんてことになったら後戻りです。「ここに書いてあるだろーが」と言える状態にして置かなければいけません。

追加アクションがあるなら、内容、納期、担当を具体的に明記しておきましょう。参加者全員に議事録を共有してアクションから逃げられない状況に追い込むのも効果的です(笑)

たったこれだけ。ムダな会議の8割は削減できます。定時退社できます。そうすると自分の趣味に当てる時間が増えて万々歳ですな。