(note企画)タスク管理/備品在庫管理を通じてポータブルスキルを磨く～#仕事のポリシーwith日本経済新聞～
おはようございます。
#仕事のポリシーwith日本経済新聞というnoteの企画が募集していました。
今日は、私が今の仕事で重視している"ポータブルスキルを磨く"について投稿したいと思います。
私は、金属加工をする際に用いる潤滑油の開発・分析を行っています。
ポータブルスキルを磨くことを重視している理由として、私の職場では、今年から外部コンサルによる人事評価制度が導入されました。目標項目とその評点に基づき、収入が増減するというものです。
目標の詳細は私自身で設定できます。
そこで、私の現状を踏まえると、"研究開発の実務面"よりは"実務を行うにあたって、またどこの部署・会社に行っても必要となるポータブルスキル"を目標にすべきと考えました。
さらに、人事評価制度の資料を参考に、評点には入らないが日常業務のなかでポータブルスキルをさらに磨こうと取り組んでいます。
日常業務を行うにあたって必要となるポータブルスキルはさまざまありますが、私が特に重視していることは次のとおりです。
1)スケジュール管理と時間外労働をしない
2)メールによる報連相の徹底
3)備品/薬品等の在庫管理・不足があればすぐに補充/注文手配
4)事務作業をすぐに処理する
各項目について詳しく説明したいと思います。
1)スケジュール管理と時間外労働をしない
取り組み
私のスケジュール管理術については以下のSTEPを踏んでいます。
添付ファイルは私が用いているスケジュールシートのテンプレです。
STEP1：1週間単位でその日の会議などの予定を書く。
STEP2：現在抱えている業務と期限を書き並べる。
STEP3：1週間で達成したい/取り組みたい業務を書き並べる。
STEP4：STEP3の業務を達成するために、1日の行動スケジュールを書く。
STEP5：STEP4で記入したシートを上司にメール送信する。
STEP6：1日の終わりに予定していた業務と異なる業務や追加業務を行ったとき、また予定変更があったときは赤字で記載する。また、達成した業務は黄色マーカーを引く
STEP7：STEP6を踏まえて、翌日の予定を記載し上司にメール送信する。
STEP8：STEP6→STEP7を1週間繰り返す。
STEP9：1週間経過したら、1週間で達成したい/取り組みたい業務の達成率を
評価する。達成できなかった場合はその理由を記載する。
STEP10：STEP9を踏まえて、次の1週間について、STEP1→STEP9を繰り返し
実践する。
効果
抱えている業務のなかで何を優先して取り組むべきか、どの業務の期限が早いのかなどがわかります。
また、業務が多い場合は上司が別の人に一部業務を分担してもらえたりと業務負担を軽減する効果もあります。
このスケジュール管理をとおして、私は時間外労働をしない(17:25に退社)ことも目標にしています。17:25に退社できるにはどうすればよいかということも念頭に入れてスケジュール管理を実践しています。
どのポータブルスキルを磨く効果があるのか
会社でもらった人事評価に関する資料より、基本マナー・平常心・チャレンジ・自律性・処理速度・計画性・業務企画力 が身につくのではないかと考えています。
2)メールによる報連相の徹底
取り組み
業務の中で連絡事項があった場合、1)のスケジュールシートや試験結果の報告書を添付するときに、その日の業務連絡があった場合は上司や考課者にメール連絡し文書として残る形にしています。(言った言わないの水掛け論になることを防ぐため)
最近は、メールを送るときの文章の誤字・脱字、報告書の誤字・脱字の指摘率を減少する取り組みを行っています。
誤字脱字を減少させるには、1)のスケジュール管理が大切で余裕をもった予定をたてる必要があります。
効果
業務連絡をしておくことで私の中での精神的な負担を軽減させる・ストレス発散させる効果があるかなと思います。
誤字・脱字についてはお盆休み前に始めたばかりなので効果の評価はまだできていません。ただ意識付けをするようになったので今の段階では誤字脱字の指摘はありません
どのポータブルスキルを磨く効果があるのか
誠実・丁寧・慎重さ、エネルギー、業務遂行スキル群 資料作成・文章力
3)備品/薬品等の在庫管理・不足があればすぐに補充/注文手配
4)事務作業をすぐに処理する
取り組み
3)について、私は開発分析業務で用いる備品・溶剤・薬品の購入担当になっています。
そこで1週間に1回、担当になっている備品の在庫状況を確認し、残りが少なくなっている場合は、その日のうちに補充する/注文する(4)にも関係する)ようにしています。
また、注文備品の到着までにかかる時間や費用を逐一エクセルシートに記載しています。
4)は、業務時間中には備品購入依頼や突発的な事務作業がやってきます。その際は依頼された段階ですぐに処理するようにしています。
どのポータブルスキルを磨く効果があるのか
すぐやる行動力・エネルギー・チーム志向(3)について)
効果
3)および4)も含めて雑務をすぐやることによって、頭の中やこころのなかに残ったモヤモヤを解消することができる、安心感がうまれる効果があります。備品の到着状況は、私自身だけでなく所属研究室メンバーの業務スケジュールにも影響することから、チーム志向・連帯感が自然とうまれるように感じました。
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