下手なメールなら送らないほうがマシ。

　みなさんこんには、RYOTAです。

時節柄、何かと多様な時期となりましたが如何お過ごしでしょうか？

年賀状を書いたりすることも少なくなり私も最近は親しい人にはLINEで、それ以外はメールで簡単にご挨拶をするのみとなりました。

そんなメールに関してのお話。

若い人の間ではメールをやり取りすることも少なくなったかもしれませんが社会にでれば当たり前にメールをやり取りしますよね。

そういったこともあるせいか、若い世代を中心にクソ下手くそなメールがたまに送られてきます。

少し例を上げましょう。

今年もいよいよ残りわずかとなってしまいましたが、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。

なんて立派な時候の挨拶をコピペすることは出来ているのに肝心の中身がスカスカ。

ほかにもこちらが返信を送ってしばらくしてから

少し私用で忙しく、ご返信が遅くなり申し訳ございません。

なんて書く人、こちらも聞きたかったことが書かれてない。

まぁ例を上げればキリがありませんが程々にしておきましょう。

書き方に注意しないと相手側を不安にさせたり、時には不快にさせるものです。

そこで今日は私がメールのときに気をつけているルールをお伝えします。

１相手の行動を端的に指定する。

中途半端な問いかけやお願いは相手の行動を遅らせるだけでなく問題の原因となります。

「悪い例」：先日の資料の中に不明点があり、ご連絡させて頂きました。お手数ですが夕方以降お電話させていただいてもよろしいでしょうか。」

「良い例」：先日の資料の○○ページの～の部分なのですが、～の点が不明です。お手数ですが本日19時以降お電話させていただいてもよろしいでしょうか。」

良い例は相手に資料の不明なページを見せることに成功しています。相手には十分な説明を準備する時間を与えられますし、19時という時間制限も設けることが出来ています。逆に悪い例は「何を」という部分が不明で行動を指定できていません。

2形式的になりすぎない。

形式的な答えは相手に「自分のことを考えてないんだなぁ」と思わせます。

「おっ！特別扱いしてもらってるな。」と思わせるほうが得策です。

では例を　場面は新商品の資料が欲しいという他業種のメーカーAと開発メーカーBのやり取りです。

悪い例：メーカーB「担当の○○様には平素より格別のご愛顧を賜り、誠に有難うございます。新商品の資料を一式を送付させていただきますので御検討頂けますと幸甚に存じます。」

良い例：メーカーB「担当の○○様には平素より格別のご愛顧を賜り、誠に有難うございます。担当の○○です。先日A社主催で開催された○○フェスティバルに家族で行かせて頂きました。子供たちも大喜びでした。　さて、新商品の件になりますが、資料一式を送付させていただきますので御検討頂けますと幸甚に存じます。」

良い例は少し私的な会話が入っていますね。しかしこうした文章はときに相手方にいい印象を持たれることが多々あります。定型文で返信してくるよりも特別感が感じられますからね。

では最後

3時期を明確に指摘する。

これは最初の端的にも通ずる部分があるかもしれませんが相手に的確に時間や時期を設定することは相手の行動を自分の思うように制御することが出来るともに相手に安心感を与えます。

例えば問い合わせが来たとき。

「悪い例」来週の会議で回答が決まるまでは返信は待っとこ。

「良い例」来週の会議で回答が出る旨だけ伝えとこう。

これ意外と出来ないんですね。当たり前なのに。

いついつまでに返信いたしますので今しばらくお待ちいただけますようお願い致します。

これだけで受け取る側はちゃんと届いてるな～無視されてないな～と安心して待ってくれる確率がグッと上がるのにそれすら出来てないと最悪他の店に顧客を取られたりするわけなんです。

さて、この3つのルール特に営業やカスサポの人なんかには徹底してほしいななんて思っています。

今日はクリスマスですがあいにく私はお仕事でいっぱいです。悲しいですね。

皆様良いクリスマスを！