一人一役大改革記録　episode13　 　Excelチーム誕生

前回お話しした、自画自賛のチームのお話をしたくてうずうずしてしまい
今回は早めの更新です。

私たちの執行部にも「会計」担当のママさんがいます。実は今、会計担当者はこの方一人だけです。え？と思う方が多いと思います。だけど、他にできる人がいないのです。何度も声を掛けましたが、難しいですね。
そんな彼女はＰＣが使えません。スマホは使えるけど、ＰＣは電源の入れ方からわからない、というところからスタートしました。

他の学校のＰＴＡでは会計ソフトなどを使っているのかもしれませんが、うちの学校では「誰でも使いやすいように」とＥｘｃｅｌを使用しています。
なのでそんなに難しい事ではないのですが、それはあくまで経験者から見た話。ＰＣの電源も入れたことがない彼女にすれば大きすぎる壁です。

そこで私、ピーンと来ました。「できない人に教えてできるようになってもらうんじゃなくて、できる人に来てもらえばいいんじゃない？」と。
そうですよ、うちの学校には４００世帯の保護者がいるじゃないですか！と思いました。この中に１，２人でいいので手伝ってくれる人いないかなーっと思い始めたらワクワクが止まりません（ある意味おかしな思考ですｗ）
でも「会計」は大事な仕事です。そんな簡単に任せていいのか？それって執行部を増やすってこと？と会長からも言われました。

「いいえ、あくまでＥｘｃｅｌに入力をお願いするだけの仕事です。執行部じゃなくて、入力に関するスペシャルチームを作りたいです！開かれた会計にしましょう！」と選挙運動のような言葉でお願いしました。

会計担当者は、会費のとりまとめ、必要経費の出金、銀行での支払い業務、小口現金のとりまとめ、そして年度末の決算、などなど非常に仕事が多いです。ここ数年、会計担当者さんはＰＣが使えない人ばかりだったので、決算業務は私が夜な夜なおうちでやっていました。これが大変だった。いくつかに分かれている通帳や小口現金の収支を全て入力、合わないところは全て見直し、そして決算書を作成する、をずっとやっていました。会計担当者がＰＣが使えないから仕方ないと思い続けたのですが、一人一役が廃止になり、活動選択制が始まったからこそ、ボランティアを募れないかなと思ったのです。

会長に話すと「おもしろいねー」と即ＯＫが出て、保護者に配布するプリントをすぐ作成しました。ここでのポイントが
　　１.　執行部に入るわけではないこと
　　２.　あくまでＰＣでの入力作業だけのお手伝いであること
　　３.　決算資料を作成するまでが必要なので計算式を理解していること
　　４.　作業は年に１、２回で１時間程度。学校が開いてる時間であれば
　　　　いつでも自由に作業可能であること
以上、を踏まえてとても困っている風のプリントを作成しました。

見出しは「Ｅｘｃｅｌができる人を探しています！！」です。シンプルイズザベストですね。その中に「＝ＳＵＭがわかる方を探しています」と簡単な暗号を入れました。これが暗号？と思われるかもしれませんが、ＰＣができない人にはさっぱりな文字です。でもわかる人にはわかる。「あ、そんだけでいいの？」と思ってくれることが大切です。
以前、当日ボランティア募集のポイントを話した時にもまとめましたが、
「何を、どれだけの時間、どれだけの回数（仕事量）をこなしてほしい」と明確にすることが大切だと思っています。そこで、使ったのがこの計算式です。会長にＯＫをもらいプリントを配布しました。お手伝い可能な方は名前や連絡先を書いて先生に提出する欄を作っておき、数日待ちました。
後日、回収に行くと６名の返信がありました！すごーーーーいい！！！！
お祭り騒ぎです。でも、そんなにマンパワーは必要ではないので、1人ずつ説明をして３名の方がお手伝いしてくれることになりました。

その３名、本当にすごいの。＝ＳＵＭどころじゃないの。そして驚いたのが３名のうち２名がパパさんなんです。めちゃくちゃ嬉しい！仕事バリバリの方なのでこちらもわからないことを聞いたり、決算書に関して提案をしてもらったりです。なんて素晴らしいチームなんだと、２０２０年でイチバン自画自賛しました。
そんな感じで始めたのですが、今年はコロナのおかげで活動が激減。お金の動きもほぼありません。お手伝いをお願いしたのにそんなに仕事ないという空回りになりました。でも、会計担当者も私も会長も、とても心強いです。このチームがさらに輝くのは決算の時だと思っています。
お手伝いをお願いすれば、助けれくれる人がこんなにもいて、みんなでＰＴＡ活動をしている感じが嬉しいです。

少しずつですが、執行部だけじゃなくていろんな人が関わって「できる人ができることを」を大前提にしっかり活動できていることを実感しています。来年もこうやってお手伝いできる方を募集して行って、みんなが活動しやすいＰＴＡを作っていきたいと思います。