この番組は、数字がちょっと苦手な中小企業経営者の方が、数字に強くなって業績をばりばりあげてもらうための応援番組です。

今回も、「時短と成果が両立する仕事の見える化記録術」の著者の、谷口和信さんにお越しいただき、同書の内容に関し、タスクとＴＯＤＯの見える化についてお伺いします。

まず、谷口さんに、タスクとＴＯＤＯの違いについてお尋ねしました。

谷口さんによれば、両者に明確な定義はないものの、タスクは、企画書やプレゼン資料の作成など、明確な期限があるものと考えているそうです。

一方、ＴＯＤＯは、本やノートを買いにくとか、誰かに電話をするなど、期限がそれほど明確なものではないものと考えているそうです。

でも、谷口さんは、ＴＯＤＯであっても、早晩、やらなければならないので、両者を分けて書いてはいないそうです。

そして、仕事の手順としては、期限があり、時間のかかるタスクを優先して処理し、すきま時間を活用してＴＯＤＯを処理しているそうです。

特に、移動時間用のＴＯＤＯリストを作り、移動時間にそれらを処理するとよいということです。

ただし、例えば、移動時間に回覧されてきた雑誌を読むというＴＯＤＯをリストに入れておいた場合、その雑誌を持たなければ雑誌を読むことはできないので、移動するときは、その前に、移動時間用のＴＯＤＯリストを見て、必要なものを持って出かけるよう、注意してほしいということです。

もうひとつの工夫として、タスクリストやＴＯＤＯリストには、見込みの所要時間を書いとくとよいということです。

そうすることで、１日の行動予定を決めるとき、時間の見込み違いが起きにくくなるそうです。

また、タスクを細切れにするとよいそうです。

企画書の作成など、時間のかかるタスクは、なかなか着手しにくいものですが、細かく分割することで着手しやすくなるだけでなく、切り分けた部分を、他の方に分担してやってもらうこともできるようになるそうです。