この番組は、数字がちょっと苦手な中小企業経営者の方が、数字に強くなって業績をばりばりあげてもらうための応援番組です。

今回も、「時短と成果が両立する仕事の見える化記録術」の著者の、谷口和信さんをにお越しいただき、同書の内容に関し、予定の見える化についてお伺いします。

まず、谷口さんに、予定通りに行動できるようにすればよいのかお尋ねしたところ、多くの人は、予定表に、他の人との約束（会議、打ち合わせ、アポイントメントなど）を書いていますが、さらに、自分のタスクリストに書かれているタスクも書くようにするとよいということです。

例えば、ドライブをするときは、カーナビゲーションシステムで、目的地までの生き方を確認してから出発しますが、それと同様に、１日の行動も、学校の時間割のように、書いておくことで、始業の時点で、その日の行動をシミュレーションできるそうです。

さらに、行動計画を紙の上に書くと、その日の行動を視覚的に把握でき、空いている時間があれば、そこに未着手のタスクを組み込んで行くこともできるようになるので、より効率的な計画が作れるようになるそうです。

つぎの工夫としては、必要と思われる時間の半分程度のバッファを入れるようにするとよいということです。

これは、例えば、１時間かかりそうなタスクを、見積時間は１時間、バッファを３０分としておくことで、当初の所要時間の１時間を目標としてタスクを終わらせようとする意識が働くからだそうです。

そして、もし、当初の見積時間にタスクが終わらなかった場合、後でその原因を調査することが可能になるそうです。

逆に、バッファとしていた時間が余った場合、そのバッファを後ろに回したり、急ぎの割込のタスクを処理するようにするとよいということです。

さらにそのつぎの工夫としては、時間割を作る時間を決めておくとよいそうです。

具体的には、前の日の夜か、当日の朝に作るというように決めておくとよいそうです。

ただ、谷口さんは、かつては、前の日の夜に時間割を作成していたそうですが、その日の朝になって気分が変わり、時間割を作り直すことがしばしばあったので、現在は、その日の朝に作成するようにしているそうです。

時間割を作成する効果としては、他の人から仕事を頼まれると、すぐに処理しなければと思うことが多いと思いますが、必ずしもすべてがすぐに処理しなければならないわけではないので、時間割の中に依頼された仕事を組み込むことで、当初の予定を変更することを減らすことができるようになるそうです。

また、人は、無意識に気が向かない仕事を後回しにしてしまう傾向があるので、時間割を作ることで、気が向かない仕事も後回しにせず、余裕をもって締め切りに間に合うように着手できるようになる効果があるということです。