議事録の大切さ

2022年11月20日 16:46

今日は大学職員の業務の一つである「議事録」にスポットを当ててお話ししようと思います。もちろん大学職員に限らず他業界にもある議事録ですが、私がその大切さを実感したので記事に書こうと思いました。

①「議事録」とは

そもそも「議事録」とは何なのか。知っている人はスルーしてもらって構わないのですが、知らない人向けに説明しますね。
会議を1時間も2時間もしていたら、結局何を話し合ったのか頭の中に残っている情報だけでは会議の記憶は曖昧です。しかも、他の会議が連続して続いたり時間が経てばなおさら会議の記憶は薄れていきます。
そこで会議の情報をまとめた記録があれば、時間が経ってもどういった事を話し合い決定したのかが一目瞭然です。汚い自分のメモを見返す必要もありません。こうした意味から会議には議事録がつきものです。これは大学職員に限らずどの業界にもあるものです。ただ、大学という組織は会議が好きなのか何かと会議しがちなので、議事録を書く機会は沢山あります。

②議事録の大切さを知ったきっかけ

私が議事録の大切さを知ったのは今の職場に来てからでした。というのも前の職場でも会議はありましたし、議事録ももちろん書いていました。しかし、その議事録は見返すことのない、本当にただの会議の記録でしかありませんでした。だから当時の私も議事録は形式的に残しておくものであり、文科省とかそういった調査が来た時に提示できればいいものだという認識でした。実際議事録に関してこのように運用しているような組織もあると思います。
ところが今の大学では何かと委員会を兼務することがあり、会議日には1日何件も入ってきます。また、前職とは違い学部学科の数が多くあるので、色んな所属の先生たちが集まって会議を行っています。とまあ自分自身会議にいくつか出ていてこの会議で何話したんだっけ？となることもあるので議事録の大切さを感じた部分もありますが、一番その大切さを感じたのは先生の負担です。
例えば教務委員会には各学科から先生が出席しています。そこでは教務に関することが議題に上がります。そして各学科で持ち帰って改めて審議してもらうようなことも多々あります。そうした時にちゃんとした議事録が無いと、先生方は学科で何を話せばいいんだっけ？となってしまいます。また、決定事項に関しても、教務委員会に出ていた先生から学科に報告してもらいます。そうした審議事項や決定事項について先生方への備忘録としての役割が大きいんだなあ、と私は実感しました。

③記録することの大切さ

議事録についてピックアップしましたが、このように記録する大切さは他の事にも当てはまります。私が転職活動していた時は、受けた大学のESの内容や面接で聞かれた質問などの情報は全て記録していました。最初は大した意味を感じませんでしたが、それが約30校ともなると、聞かれやすい質問が見えてきます。
他にも、現在プライベートで大学職員志望の大学生の就活支援を行っており、日々面談を実施しています。既に40人以上面談を行っているのですが、学生の面談記録はすべて取っています。そうでないと、後日エントリーシートの添削を依頼されたとき「あなた誰だっけ？」となってしまいますからね。依頼が来た時には「あー、あの時の○○大学で志望理由はこういうことを考えていて、ガクチカはこれを使おうとしている○○さんね」みたいな感じですぐ認識できるように記録を取っています。

とまあこんな感じに日々業務外でも何かと記録することの重要性を実感している私ですが、やはりメモだったり記録というのは案外してみると役立つことがあるのでお勧めです。脳みそのキャパなんて大したことが無いので、結局すぐ忘れちゃいます。だからこそ記録に残して「あの時なにしたんだっけ？」とか「どうしようとしたんだっけ？」ということを思い出せるように準備しておくのがより良い人生を送れるちょっとしたコツだと思います。結構習慣化してしまえば大した作業じゃないですよ。記録は簡単でいいんです。だって、自分が分かればいいんですから。

④記録し始めてから感じたこと

記録する習慣が何かと付いている私ですが、始めた当初は自分のアウトプットする力に失望することがありました。「こういう風に書きたいのにどう書けばいいか分からない」「あとで見返した時にこのことが伝わるにはどのように書けば端的に伝わるか分からない」こうしたことが多々ありました。
こうしたアウトプットする力、表現力はどうすれば身につくのか。読んで学ぶしかありません。つまり「読書」です。本には知識や情報がたくさん詰まっていますが、それだけではなく様々な表現技法も詰まっています。読み手に伝わるにはどういった文章構成・段落構成にすればよいか、そういった技術が知らず知らずのうちに組み込まれています。そうした構成に少し意識を置いてみて本を読んでみると、また違った発見があるかもしれませんよ。

まとめ・おわりに

いかがでしょうか？
今回は議事録の大切さから記録する大切さをお伝えしてきました。
日々目の前の事に捉われて時間がどんどん経過してしまいますが、時には過去を振り返って記録を見返して、改めて今を見つめ直して前に進むのも良いかと思います。
今回の記事が大学職員を目指す人のために少しでも貢献できれば幸いです。