零細企業を買収した後に行ったDXとは呼べないDX
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零細企業を買収した後に行ったDXとは呼べないDX

零細企業買収ですこんにちは。ちっちゃい企業を買収したあとの諸々を適当にTwitterで吐き出してきましたが、いったんまとめるとどうなるのかな、とおもて書きます。どうぞ。

経営的な話題は汎用性ないことをやりまくっているので具体的に行ったDX施策、効率化施策だけにとりあえず特化します

というか今流行りのDXって要はIT化ですよね。IT化が実はおおくの中小零細で全然できてなかったからワードを変えてIT化やってるだけっすよね。この記事にDXというワード出てきますがその度に「いやそれIT化だから、きっしょ(笑)」と突っ込んでいただけると。

そもそもの買収経緯

小さい企業を買収しようと思う→トランビとかで探す→安いの見つける→買う

という流れでした。そこに熱い思いとか、前経営者の思いとかの引継ぎみたいなのはなく、非常に淡々としたトランザクションでしたので、熱量だけ高いうっすいウェブ記事でありそうな「買収ストーリー」みたいなのは割愛します(そもそも割愛するものがない)

買収直後の対象会社の状況

対象会社は、どこにでもある古き良きオペレーションで回している会社だったので、IT化・DX余地しかない状況でした。
大きく分けると以下のセグメントでDXを行いました

①生産管理
②顧客管理
③債権管理
④債務管理
⑤勤怠管理
⑥給与支払
⑦経費管理

こうやって分けるといっぱいありますね

構造化をするつもりもないので、これ以降各論点についてどんどんメモ程度に書いていきます

①生産管理

(買収時の状況)

原料在庫、製品在庫、生産スケジュールそれぞれについて、担当者の肌感覚で帳尻合わせていく地獄スタイル。

そのため頻繁に「そろそろ●●さんから発注ありそうだから、あの製品作っとこうか」「多分来月は原料このくらい使うから発注してお金なかったら支払いちょっとのばしてもらおっか」みたいな発言が飛び交い、ある意味天国スタイルでしたね

(やったこと)

まずは、過去3年分の原料使用量及び販売量をスプシに落とし、季節性等を把握して、とりあえず発注目安、生産目安を作りました。

この時点で当社にとっては革命的DXです。数値をクラウドで管理することが始まった瞬間ですから。

また、買収されている程度に痛んだ会社ですから、毎月月末に売上入金を待ってその日に買掛金の振込処理をするというきれな自転車操業で、過去何度も懇意の調達先に対してショートしている程度にキャッシュポジションきつかったので、上記の過去実績とキャッシュポジションの二つの数値から判断を行い買収後数か月は綱渡りの原料発注を行っていました(この状況は値上げと借入により解消しています)

現在は、日次ベースで原材料使用量・生産量・在庫量をモニタリングしていくという製造業の基本中の基本の体制を作れています。

このセグメントにDX余地は実はあまりなく、記録をGスプレッドシートで行っているくらいしかITツール的なものの導入はありません。それでも日々の生産サイドの数値がクラウドに置かれ、日々更新されていく状況になっているのでリアルタイム経営の基礎にはなったのでまあいいかなと思っています。

(今後やりたいこと)

この分野で今後やりたいのが、製造工程の一層の自動化(機械設備の取得)、マニュアル化(SaaSツール使ってみたい)の二点です。とくに自動化は導入すべきマシンがわかっているので、コロナ先輩による半導体不足がなければすぐにでも導入でいるのですが(調達資金もここに突っ込みたい)、いまは待たされている状態。汎用品製造を無人でぶん回してAmazonFBAで勝手に売れていく状態にしたい。

上記自動化に伴いセンサ設備も高度かするので、センサー情報をスプシに刻んでいければ生産量も自動カウントできてなおよいと思っています。

(本章まとめ)

・テーマ:人間の勘は結構当たってたのすごい、けど数値管理する
・使用ツール:Gスプシ

②顧客管理

(買収時の状況)

以下のツイートで共有したようなシステムで顧客情報が統合的に管理されておりました。ある意味検索性は高く、レスポンスもとても速いものの、他ツールとの連携という点で大きな問題を抱えておりました。

その他、顧客ごとの販売データや売上管理については、中小零細最強のDX兵器東芝パイセンの「事務コン」で管理されておりました。
以下のツイートのような性質に加えて、一つのアクションに画面遷移が異常に長い、画面遷移中の「戻る」機能がなく入力ミスしたらとりあえず最後まで突っ走りキャンセルをする、過去データはCSVでは取り出せず初めて見る拡張子のファイルで出力されGoogle先生に聞いてもお手上げ、等の特徴があります。ていうか単純にたけー。高すぎる、既存のSaaSもこのくらいまで値上げできたらユニコーン100個できるレベル。

ツイートまとめの様相を呈してきましたが、以下で言っている通り、事務コンはある意味SaaS経営の参考になるのだろうなと本気で思っています。

本題に戻り、買収後の状況としては、紙と事務コン二つのDBを使って顧客データをまとめており、非常にシステム移行にはきつい状態でした。

(やったこと)

上記のシステムから到達目標として顧客属性情報をNotionのDBで管理し、顧客ごとの売上・購入製品情報はMF請求書・MFクラウド会計で管理という形を目指しました。

まず紙で管理(テレフォンリストファインダー)された顧客リストの電子化ですが、顧客情報の一部が事務コンにもあったので、まずは事務コンの印刷機能(事務コンは画面の後ろに純正のプリンタを背負っているのです)を使って紙に印刷し、GoogleOCRで読み取りを試みました。しかし独特の自体と解像度の低い印刷のせいかGoogle先輩は速攻で敗れ、次の手段としてクラウドワークスでのスプシへの書き写し(クラウドワークスOCR)を行いました。200件程度の会社情報(会社名や住所、電話、担当者名等)の書き写しを3,000円で成約させて、足りない情報をテレフォンリストファインダーから書き写して(各ページをPDFにするより自分でやったほうが早いという判断)スプシ版の既存顧客リストが完了しました。スプシをNotionDBに書き換えて、完成です。
スプシのままでもよいのですが、常時接続しているアプリがNotionだったのとスマホでの編集参照のやりやすさからNotionを選択しています。

(今後やりたいこと)

小さな注文を新規顧客からいただくことがあるので、それの更新漏れが発生しているのでどうにかしたいものの、そこに手を打っていきたい。

(本章まとめ)

・テーマ:事務コンへのリスペクトと卒業
・使用ツール:スプシ、Notion、クラウドワークスOCR、(GoogleOCR)

③債権管理(注文から着金まで)

(買収時の状況)

債権管理ではないですが注文から書きます
受注導線は、電話・FAX・店頭(工場におじさんがひょっこり現れる)の三つで割合は1:8.5:0.5みたいな構造になっていました。
最大のボリュームゾーンであるFAXが問題で、好き勝手に顧客側で注文様式作って送信されてきて、かつFAXは当然メール連動していないので、毎日誰かがFAX機を確認しないと注文を見れない状況。

納品についてはなんと半分以上が自社配送(会社所有のカローラで社員が持っていくスタイル)しており、納品書はまたまた登場事務コンからの出力で、東芝関連会社から買わなくてはいけな特別なサイズの紙を使って印刷して持っていき対応していました。自社配送にとんでもない人件費が投じられていることに誰も違和感を持っていなかったことがすごかったですね(そっこーで運送業者配送にしましたが。既存メンバーからは、お客さんとの大切な接点が失われてどうのこうの言っていたような気がします(あとでわかりましたがドライブ中のタバコが楽しかったらしいです。))

請求についても、事務コン先輩で、買収前の当社の基幹系システムですねマジで。具体的には事務コンから毎月の締め日に請求書出力を行い、事務コンの封筒宛名印刷機能で封筒を作り、一個づつ封をして切手を貼り、ポストに行くという、スタイルでした。これは僕も二度やりましたが、人件費が溶けるおとが聞こえる感覚におちいりましたね、溶ける音って詞で出てきてぎりぎりイメージできるレベルの表現であってリアル現象記述している今思いつく言葉なんですね。一日これやってる感じになります。

ここにきていよいよ債権管理最終局面である着金です。信金の当座預金口座をメインの売上金入金口座にしていたため、入金情報については月初に信金の受付に並び、入金履歴をもらって事務所に帰り、売掛金の消込を紙に書いていき、パソコンのできる社員がそれをエクセルに移して税理士に送るスタイルでした。当然このタイミングで誤記が発生していましたね。

(やったこと)

受注導線については、まず何よりもFAXのメール送信からはじめました。メールでくれば事務所にいないときでも注文の状況が見れるので自分の安心感にもなるので着手しました。入れたのは以下。

https://www.amazon.co.jp/gp/product/B0761WY6HR/ref=ppx_yo_dt_b_asin_title_o06_s00?ie=UTF8&psc=1

家庭用の電話・FAXですが、ビジネスフォンのような内線機能はいらないと判断し、こちらの危機を導入し関係者へのFAXデータのメール送信を構築しました。このタイミングでおそらくリース営業に押し込まれたであろうくそでか複合機(これをFAXを受けるためだけに使用していた)もリース途中で返却して事務所をすっきりさせました。

また外線のスマホへの転送機能もあるので、工場をバイトだけで稼働して管理できる人間がいないときもスマホで取引先との電話ができるのでいよいよ事務所に固定されない動きができるようになっていきました。

その他の受注導線は「FAXでも注文できますよ」注文のたびにやんわりご案内してなんとか誘導していますが今後も電話注文、直接販売(工場におじさんがひょっこり現れる(再掲))は残存し続けるだろうと思っています。直接販売は現金売上になり現金管理を消したい当社としては最大の敵ですが気のいいおじさんを無下に扱うようなことはしたくないのでそのままにしようと思います。

納品と納品書はについては、前述の通り納品は外注化して社員配送を消していきました(後数社残っていますが近所なので社員の気分転換としてOKかなと)、また納品書については事務コンからの卒業のためにMF請求書を活用してここから出力する形にしました。FAXで注文来たら納品書をMF請求書で作ってWi-Fi接続したプリンタで印刷するというあたりまえの楽なオペレーションになりました(まえは複合機とくそでかノートPCを超短い有線でつないで印刷するという仕様だったので、テクノロジーを感じます。そもそも無線LANが飛んでいなかった)。

請求業務も当然MFで登録した納品書を合算請求で請求書化して郵送代行オプションで送付なので、ワンクリックで請求業務は完了です。いろいろやったDXで一番時間を稼いだDXはここだと思います。従来オペレーションが重すぎたところをワンクリックまでもっていっているので当然ですが。

最後の入金、これは課題がまず銀行口座のオンライン対応です。まずは、取引先への振込先変更依頼は時間もかかるし100%移行してもらえる蓋然性が低いので、地場信金の当座口をネットバンキング対応するとこから始めました。問い合わせるとネットバンキングやってるとのことだったので、詳細確認すると月額3,000円でネットバンキングを使えますよ、と言われました。数々のフィンテック経営者の顔が頭に浮かびましたね。これができたらみんな労せずPL作れているだろうなって思いましたね。まあ、選択肢がないので今も3,000円/月を支払っています。当然このネットバンキング、UI/UXはすごいことになっているのですが、そこは使い古された愚痴なので割愛します(一番つらいのはシステム上のトランザクション番号を入出金履歴に表示してきて誰宛の出金だったかわからない点ですこれだけ改善してほしい。本当に自社に関係ない数字と金額だけがセットで記載されるのきついです)。この信金ネットバンキングをMFクラウドにAPI接続してメイン口座のオンライン化が完了しました。
オンラインに強い銀行口座も持っておきたかったのでSBI住信の法人口座を開設し、出金は基本この口座から行っています。

さて入金部分ですが、とりあえずオンライン化されたメイン売上入金口座に入金あればMFに自動で記録されていく形となり、当然MF請求書で請求立てて売掛金にしているので消込もできます。
という想定だったのですが、300,000円請求(売掛金)に対して振込額299,120円みたいなことが頻発し、このMFの消込機能が使用不可になっているのが現在です。勝手に先方の振込手数料880円を引いて入金してくるのです。最初は怒りがありましたが、卸のおじちゃんや原料持ってきてくれる一人親方のドライバーに教えてもらったのですが、結構ローカルビジネスでは一般的なことで「現金回収しない分その手間賃ういてるだろうから手数料ぶんは引いて振り込んでおくねニッコリ」という意味があるのだそうです。僕のビジネス経験の浅さが拙い怒りを誘発したのだと気づき反省しました(してません)。ということで300,000円の売掛金に対して反対仕訳は現金:299,120円と雑損:880円みたいな仕訳をしています。これはMFさんも記憶してくれなくて毎月工数馬鹿にならないです。というかこれ通期で結構な利益圧縮なんだが。

(今後やりたいこと)

本音は上記の手数料値引きの駆逐をしたいですが無理なのでほかにやりたいことは、3,000円/月のネットバンキングを解約する準備をすすめることと、手数料値引きの効率的な仕訳方法の発見ですかね。ひょっこり現れるおじさんはしょうがないので。

(本章まとめ)

・テーマ:ローカル商習慣への気付き、クラウド会計の社会的意義えぐい
・使用ツール:MFクラウド会計、MF請求書、メール転送外線転送機能付きFAX、地場信金ネットバンキング、SBI住信口座

④債務管理

(買収時の状況)

当社債務は主に、借入金と仕入れ債務に大別されます。借入金は過去に銀行リスケがあった会社なので借りられない状況になっており、あるのは前オーナーと前々オーナーの借入のみでした。なぜか信金に現金を引き落としに行って現金で返済するスキームでした。
仕入れ債務については、原料と包装材等に係るシェアが大きく、すべて信金口座からの振込入金でしたが、当座特有の小切手スキームを使って、小切手に支払内容を書いて月末の支払日に窓口に提出するスタイルでした。
またそもそも、原料卸に対しての数日の支払遅延が頻発し(売上入金後に振り込むため遅れる)、卸のおっちゃんの人情にリコースする人情リコース経営でした。おっちゃんがトリガー引いたらやばかったですねこの会社。

(やったこと)

DXと関係ないですが、借入金については、前々オーナーからの借入については承継後に債権放棄してもらっているので管理不要になっており、今はやっと無保証で借りれた銀行借入返済の自動引き落としを待つのみという体制でやっています。

その他支払い債務は、アップサイダーの支払い代行を利用して請求書が来たらスマホでパシャってアップロード、あとは脳死、というスタイルにしたところでしたが、アップサイダーさんがこのサービスを閉じられるということなので、実は最近改めて検討をしているところです。
おそらく何らかの請求書OCRのSaaSを入れて全銀フォーマット出力までを自動化し、SBIへのアップロードを手動でやって、あとは勝手に振込かな、と思っている程度です。
ここにもローカルっぽい「相殺」概念があって、仕入れ先はうちの顧客であることも多く、当社の請求と先方からの請求を相殺して支払うというオペレーションが必要なのでこれに対応するソフトウェアはあるのかというのが次の課題です。

(今後やりたいこと)

上記の通りです。請求情報を素早く正確に人で少なくするソフトウェアを見つけていきたいと思っています。

(本章まとめ)

テーマ:おっちゃんありがとう、これからは期日通り支払います
使用ツール:(アップサイダー)、SBI住信

⑤勤怠管理

(買収時の状況)

社員もバイトも小さいタイムカードに手書きで自分の勤務時間を書いている状況でした。これを唯一パソコンができる社員が日ごとに転記して社労士に渡していくという運用を行っていました。当然誤記が発生して給与支払いの都度クレームがきます。

(やったこと)

まずデータがクラウド上に収集される状態を目指したいので、以下をやってみた。

これでもういいやと思ったのですが、バイトのシフト管理という概念と勤怠管理を紐づけないと管理が面倒だということに気づきいまは上記ツイートの方式はゴミ箱にぶん投げてエアシフトを採用して運用しています。
エアシフトはシフト希望収集、調整、管理に加えて勤怠管理画面(タイムカード)が存在するのでよいです。価格も100円/月/人なのでまあ良しとおもいますね。

(今後やりたいこと)

特にないですね。とりあえずこれでいいかと思ってます。

(本章まとめ)

テーマ:勝手に他人のタイムカード書き換えた形跡発見した、手管理えぐい
使用ツール:エアシフト、(Googleフォーム)

⑥給与支払

(買収時の状況)

上述した手書きタイムカードから計算された給与を、現金で手渡しする魔界でした。

(やったこと)

当然現金手渡しをやめました。既存社員からは「口座情報おしえたくない」「現金だからやりがいがあった」等のお言葉を頂戴しましたが、特にリアクションはしませんでした。

今はエアシフト使っているのでそこで計算された金額をMF給与に転記して、全銀フォーマット抜き出してSBI経由で振込です。

(今後やりたいこと)

請求書からの支払についても同じですが、ネットバンキングで毎月支払セットするのめんどいんよ。ここを自動化したい。
資金移動業登録もってる企業であればこの辺かなり効率化できるはずなのでどこかのフィンテックがやってくれると期待してます。

(本章まとめ)

テーマ:現金のぬくもりえっぐ
使用ツール:MF給与、SBI

⑦経費

(買収時の状況)

すべて小口現金から支払うスタイル。現金出納帳の管理がめちゃくちゃ煩雑。なんならほとんど銀行振込(というなの当座からの小切手支払い)で出金なんてしてなくて、工場地代すら現金おろしてきて大家の自宅にピンポンしてスウェットの大家に手渡すタイプの経営でしたね。

(やったこと)

これもまずは小口現金管理をやめました。当たりまえ。
まず一部に法人カードを持たせてオンライン決済すべてとカード使用可能なリアル決済をすべてカードで賄ってもらう形にしました。そもそも法人カードを一枚も持っていない会社だったので、まず法人カードを作るところから始めたことを思い出しました。クレカないとあらゆるクラウドツールって決済できないので(なので当初は個人カードでやりました、スタートアップは皆そうですよね)。
いい大人が集まってる会社なのにクレカを作ってない、誰も個人カードで代替してないって、現代でもそれで事業が成立するという発見ではありました。

領収書管理はこれもMF経費でやっています。スマホアプリみんなで入れて申請承認回してます。

(今後やりたいこと)

法人カードの統一をしてしまいたい。アップサイダーがこの領域だとダントツでよく、他のFintechソリューションはプリペイド型しかないので運転資金の回転期間を圧迫するのでアウト。あとはカード特有の明細遅すぎ問題もアップサイダーは解決している状況(決算早期化につながりリアルタイムで各種数値と統合できる)。なので論理的にはアップサイダーにすべきだが、諸々事情があり進んでおらずしゃーなし。

(本章まとめ)

テーマ:クレカは便利
ツール:クレカ、MF経費、(アップサイダー)

おわり

ここまで書いてきて見直さなくてもわかるけど全然DXしてなくて草。

まあDXのための基盤ができた程度ですねこれは。あらゆる情報がクラウドで集約できる形にはなったので、まあよし。

実際各種数値をスプシに集約してオリジナルな経営モニタリングシートができてきているのでそれができただけでオンライン経営にはなっているし、スマホでほとんどのツールが操作できるのでスマホ経営にもなっているかな。

下記のツイートの通り費用削減効果も出ているのでその観点でもOK

やっぱり法人カードを早くきれいにしないと上記ツイートの②は完全達成されないのでやるかな。売上については現場の日報をスプシで記載してもらっているから数値の集約が自動になっていて、費用についても基本はリアルタイムで承認者として把握でき、資金繰りについても銀行APIにより出入りがモニタリングできてるので(一部マネーツリーを使用)、やっぱり後はカードだな。

ビジネスモデルのDXは業態的にはほぼ不可能、というか立ち位置的に狙う意味のないのでこの会社ではやらないと思います。
販路と営業のオンライン化をDXと嘯き、AmazonECとヤフーリスティングを始めています。Amazonは普通に送料やAmazon手数料考慮してもマーケットの最安値で出せるのでしばらくは競争力を維持してチャリンチャリンしてくれそうです。GではなくYのリスティングなのは当社買収時のようなリテラシーの低めな会社はYを固定検索エンジンにしているのでYにしているという程度です。そのためLPのリッチ化ではなく電話直通のための工夫を頑張っています。

使用しているツールをNotionでID・PASSと共に一覧で管理していて、それを今眺めたのですが、ここまでに使用ツールの半分も出せていないことを考えると、最初にやった章立てがくそ過ぎたんだと思われます。確かに実働した施策量と上記のメモの量が全然一致しないので、気が向いたときにメモを書いていきたいと思う。

このメモの内容は6月から9月までにはほぼ完了させているので他の会社もすぐにこのくらいの継ぎはぎDX可能だと思います。

今回メモをしたのは、このレベルのDX(このレベルはIT化だからってセルフ突っ込みが頭に去来してうざい)についてもアドバイス依頼来ることがちょいちょち増えてきたので、次の投資資金の足しにするために何社かにお仕事させてもらおうかな、どうしようかな、と思ったので、まずは棚卸しするか、のノリで書き始めましたがめんどくなってきたのでやめますさいよなら。

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