会議が苦手な人へ。会議の前にアジェンダを作ってますか？

こんばんは、れいと申します。
本日は
会議が苦手な人へ。会議の前にアジェンダを作ってますか？
について書きたいと思います。

私は会議が苦手です。
理由は、
・上手く会議を回すことができない
・議論が深められない
・予定より時間がかかる
でも、今ではかなり改善できてきたと感じております。
改善できた方法の１つとしては、しっかりとアジェンダを作成するようになったことです。
私がアジェンダに基本的に記載することは下記になります。

①基本情報
会議名称、日時、場所、参加者、ファシリテーター

②会議の目的・ゴール
その会議で
・何がしたいのか？
・何を決めたいのか？
を明確にします。
例えば、
・OOの製品化における懸念事項の洗い出し
・OOの今後の方針を決める
・OOの課題の解決方法を決める
などです。

③進行内容
■オープニング
ー会議の進め方
どのように会議を進めるのかを最初に伝えることで、会議の全体像を参加者に共有します。
特に、会議の目的・ゴール、何を話し合うのか、何を決めておきたいかは明確にして、伝えておきます。
そうすることで、会議が予期しない方向へ流れることを防ぎます。
ーアイスブレイク
場を和ませて、参加者が話しやすい雰囲気作りをしますが、私はこれが苦手です…
なので、今の私は、意気込みを言うようにしています。

■情報格差をなくす
参加者によっては、今回の議論内容に関する情報がない、もしくは忘れている場合があります。
議論を深めるためにも、必要な情報を伝えます。

■議論内容
目的・ゴールを達成するために、どんな議論をどのように行えばいいか、事前に想定しておきます。
また、結論を出すことを参加者に任せるのではなく、自分なりの仮の結論を事前に用意しておきます。
仮の結論が出せるぐらいに、議論することを考えていないと、発言することができません。

■クローズ
会議全体のまとめと、決まったことを改めて共有します。

会議が上手く行くかどうかは、アジェンダ作成を行い、事前にどれだけ準備するかで７、８割は決まると思います。
なので、会議が苦手な方は、まずアジェンダ作成を徹底してみてはいかがでしょうか。
私ももっと上手く会議ができるよう今後も頑張ります！

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

↓参考文献↓

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