圧倒的なペーパーレス化の５つのメリット

ビジネス文書を電子化すると、企業に多くのメリットをもたらします。これまでペーパーレス化していなかった企業も、紙書類の電子化を検討してみましょう。

1.コストを削減できる

紙の文書を電子化することによって、紙代やインクなどの印刷代、文書廃棄費用などを削減できます。課税文書に該当する書類を電子化すれば、印紙税を削減することも可能です。

紙を1枚印刷するだけでも数円かかるため、従来印刷していた紙をすべてペーパーレス化すれば印刷コストを大幅にカットできます。

2.保管スペースを削減できる

ビジネス文書のペーパーレス化により、紙文書を保管するスペースが必要なくなります。文書の保管に欠かせない棚や箱、ファイルなどのコストはすべて不要です。

文書保管するために、わざわざ倉庫を借りる必要もありません。保管スペースを縮小すれば、オフィスの賃料も抑えられます。

3.業務効率を改善できる

ペーパーレスで電子化された文書は、ネットワークを介してどこからでも閲覧することが可能なため、手渡しや郵送などの手間を省けます。社員一人一人の作業効率が向上して、企業全体の生産性もアップします。

ペーパーレス化すれば、紙の文書を種類ごとに分類して保管場所へ収納する面倒な手間もかかりません。保管された書類から必要な文書を見つけるのは大変ですが、電子化すればファイルを検索しやすくなるため、業務効率は自ずとアップします。

4.バックアップを保存できる

紙の書類は紛失するリスクが常に存在します。紛失や災害などの理由で失ってしまった紙の書類を取り戻すことはほぼ不可能です。

しかし、電子化したデータはバックアップを保存できるため、サーバーやパソコンが故障ししたときでもデータを復元できます。書類紛失リスクを極限まで減少できるため、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。

クラウドサービスを利用すれば、バックアップの保存も簡単にできます。

5.セキュリティを強化できる

データ化したファイルは、アクセス制限や閲覧制限などを設定できます。特定の人しか閲覧できないため、情報流出などのリスクを軽減できます。また、誰がいつデータを閲覧したのか、ログ管理をすることも可能です。

ペーパーレス化することでセキュリティ対策が講じやすくなるだけでなく、書類自体が消失するリスクも減らせます。不正持ち出しや不正アクセスなどのリスクコントロールがしやすくなるため、企業全体のセキュリティ対策を強化できるでしょう。

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