バックオフィスで効率化しやすい業務

企業活動にとってなくて不可欠で、どの企業にも存在する
バックオフィス業務。
だからこそ、バックオフィスが強い会社は経営も強い。
経営が強いと、一歩前へ進める。
いきたかった道の先に、辿り着ける。

まずは各業務効率化が可能ということを知っていただければと思います。

給与計算

給与明細の作成機能や、税金の計算を行える機能が備わっているクラウドサービスを利用すれば、業務効率化の手助けになります。有給休暇計算やタイムレコーダーとの連携など、給与計算に関する幅広い機能を兼ね備えたクラウドサービスもあるため、煩雑な作業を軽減できます。

年末調整

近年は年末調整に関する変更や保険料の調整だけでなく、法改正も自動対応できるクラウドサービスが登場しています。毎月の給与計算を受けて税金や保険料の調整を正確かつ手軽に行えるため、業務負担を軽減できるとともに人的ミスを大幅に削減できます。

社会保険・労災手続き

社会保険関連業務は煩雑で間違いが許されないため、従業員の労力と膨大な時間が必要です。2020年4月1日から電子申請が義務化されたため、社会保険手続きの業務も電子化すれば、手間と労力を大幅に削減できます。

経費精算

領収書やレシートなどの紙による申請が多い経費精算の業務は、締日が迫ると各部署への連絡や承認を得るなどの業務が繁雑です。クラウドサービスを活用すれば、領収書とデータを照らし合わせる確認作業が不要になるため、人的ミスを大幅に減らせます。

近年は電子決済機能付きの交通ICカードと連携して、手続きをワンストップ化できるクラウドサービスも登場しているので、業務の効率化に役立ちます。

請求書発行

多くのクラウドサービスは、請求書や見積書の項目を簡単にカスタマイズできる機能を備えているため、新たにひな形を作り直す手間がかかりません。住所や宛先などの会社情報を事前に登録しておけば、再度入力し直す手間を省けます。納品書と請求書の連携など、ほかの帳票へ変換する機能や、支払日の通知機能なども備わっています。

会計・財務領域

クラウドサービスを利用すれば、帳簿や決算書などの書類作成をはじめ、資金繰りや売掛金などの資産管理や買掛金の管理や、経営に関するレポートをまとめて作成できます。会計知識が乏しい社員でも使用できる製品もあり、バックオフィス業務に手が回らない小規模企業でも安心です。金融機関と連携することで、入出金明細を自動で取得できるなど作業時間や業務量の削減を実現できます。

勤怠管理

タイムカードで社員の勤怠管理を行っている場合、出退勤時間などを毎月手作業で確認・集計しなければならず、手間がかかりがちです。しかし、クラウド上で出退勤時間や勤務時間を記録して残業時間を自動集計すれば、勤怠管理に関する業務を効率化でき、社員の正確な労働時間を把握できます。

契約書の押印

電子印鑑の押印もできつつ、電子署名とタイムスタンプ機能が備わったクラウドサービスを利用すれば、契約手続きのデジタル化が可能です。ただし、取引先の状況によっては紙の契約書で手続きをおこなうケースもあるため、当面はデジタルとの使い分けが必要でしょう。

押印をしなくても契約の効力に影響は生じません。そのため、押印されていない契約書の場合でも、契約書の成立を証拠づけるものがあれば、その文書は有効です。電子印鑑やオンライン上の契約でも問題はないので、契約手続きをスピードアップできます。

人事評価・管理

クラウド型の人事管理システムの中には、目標設定や評価、フィードバックの記入、評価会議での評価結果の記入、といった一連の手続きに対応できるものがあります。単に評価の集計だけでなく、スキル管理や目標管理もできるものも多いです。

テレワークの急速な普及により、人事評価が難しくなったといわれている今、活用すべき注目のシステムだといえるでしょう。

ワークフロー管理

勤怠、出張、備品購入などの申請・承認業務はバックオフィスを経由するケースがほとんどです。紙で申請をすると手間がかかるうえに、処理後は保管しなければなりません。

ワークフローシステムによって申請業務を電子化・自動化すれば、業務負担を大幅に軽減できます。

上記はどの企業にも存在する業務だと思います。
「ヒト」でしかできない業務に注力し、ITに任せられる部分は任せる。

そんな世界観が実現可能です。

バックオフィスの効率化に課題をかけていらっしゃる方は、
気軽にご相談下さい。
yamashita.shotaro@moneyforward.co.jp