打ち合わせの効率化って？
データアナリストの守屋です。
今回は「佐藤可士和の打ち合わせ」という本をご紹介します。
仕事に対して効率重視で物事を進めたい私ですが、
何度か物事が何も進まない打ち合わせに直面したことがあります。
この時、私は打ち合わせの重要性を深く感じました。
そんなある日、本屋さんで目に付いたのがこの本でした。
この本では「生産性向上の決め手は打ち合わせの効率化だった」と記載があり、目に引くものがありました。
打ち合わせの効率化を行うとはどういうことでしょうか。
ここでは本書に書かれていた打ち合わせの9つのルールをご紹介します！
打ち合わせの9つのルールとは。
本書では打ち合わせとは「いろいろ自由に考え、議論していく場」とあります。その打ち合わせについて佐藤可士和さんが紹介するルール9つを紹介します。
RULE 1：打ち合わせは「本音の真剣勝負で臨め」
打ち合わせはクリエイティブの場であり、その場にいる人の持っているものや考えているもの、イメージを外に出し合うことが大切であり、コミュニケーションが欠かせず、仕事の中でも重要なコミュニケーションの場になります。そのため打ち合わせの質が成果物の質となり、打ち合わせ行う心構えとして、練習ではなく試合、本番であり、真剣勝負で望むことが大切です。
また「一緒に創り上げていく」という意識を持つこともではクリエイティブの場としては重要になっています。
RULE 2：プロジェクトの「構造計算」をして必要な打ち合わせを洗い出せ
目的のない打ち合わせはゴールのないマラソンだとありました。
プロジェクトの全体が見えていれば、最終ゴールから逆算して何をいつ決めないといけないのかという全体の構造が見えてきてます。
その上で打ち合わせを設定することが重要となります。
RULE 3：「イメージの徹底」が打ち合わせの準備がある
打ち合わせではイメージが重要となってきます。クリエイティブ、企画を考える上で最初から正解はありません。
打ち合わせで人と人が意見を出し合い、多くのイメージをブラッシュアップし、掛け合わせていくことで最終的な全体のアイデアは生まれていきます。
そのため色々な人の意見を聞き、人の話を聞きながらも考え続けながらイメージすることが重要となります。
RULE 4：「ラスト5分」と「終了5分」が打ち合わせの黄金時間
打ち合わせで何を決めなければいけないかを事前に明確にし、ラスト5分で様々な意見をまとめ、終了5分に仕事を振り分け、終了後には作業に移れるのが理想的です。打ち合わせではそれぞれの「コスト」がかかっています。決められた時間内にまとめ、次の作業に移れる状態にすることが最も効率とされます。
RULE 5：出すお茶にこだわれば、仕事はきっとうまくいく
打ち合わせ毎にその場にあったお茶を出すなど、相手をきちんと気遣いできるかも大切となります。
相手に気遣いができるということは、自分にも余裕があることに繋がり、余裕があれば、相手の立場になって考えたりすることもできます。
RULE 6：打ち合わせは「ファシリテーターの腕」で決まる
ファシリテーターとは、打ち合わせを良い方向に導ける進行役です。
本書ではファシリテーターはデザインする人とも記載がありました。
ファシリテーターのハンドリングによって、皆がイメージを出したり、発言しやすくする環境づくりがされ、それぞれの役割を理解することで良い打ち合わせ作り上げることができます。
RULE 7：すべての打ち合わせを「ブレインストーミング(ブレスト)」にせよ
ブレストは、みんなが思いつくままに色々な意見を出し合って、時間をかけて、一つの方向に作り上げていくものです。
また物事の共有が目的の打ち合わせだとしても、共有するだけならメールで十分です。人が集まり共有の場であるならば、共有以上のものを手に入れるのが、色んな人が集まってやる打ち合わせの意味でもあります。
RULE 8：会食は「未来を語らう場」として活用せよ
会食では事前に話すことを決めておき、普段なかなか聞けないことを聞くこ場にもなります。その上で大切なのが、相手を理解してリスペクトすることです。場によって話しをする内容も異なるため様々な場をそれぞれどのように活用していくかも大切となります。
RULE 9：社内の打ち合わせはなるべくやらない
常時に、密にコミュニケーションを図っていれば小さなことで打ち合わせする必要はなくなります。案件の進捗状況はふらっと行って、その場で確認していけば、方向性の相違があったとしても早めに方向性の修正でき、また必然的に重要な打ち合わせに絞られ、作業効率化にも繋がっていきます。
日々、様々な案件で行う打ち合わせだからこそ1つ1つの打ち合わせを効率良く推し進めていくことこそ、生産性の向上に繋がっていきます。
■まとめ
下記が、紹介した打ち合わせで大切なルール９つとなります。
RULE 1：打ち合わせは「本音の真剣勝負で臨め」
RULE 2：プロジェクトの「構造計算」をして必要な打ち合わせを洗い出せ
RULE 3：「イメージの徹底」が打ち合わせの準備がある
RULE 4：「ラスト5分」と「終了5分」が打ち合わせの黄金時間
RULE 5：出すお茶にこだわれば、仕事はきっとうまくいく
RULE 6：打ち合わせは「ファシリテーターの腕」で決まる
RULE 7：すべての打ち合わせを「ブレインストーミング」にせよ
RULE 8：会食は「未来を語らう場」として活用せよ
RULE 9：社内の打ち合わせはなるべくやらない
この本を読んで、
私はデータやメディアの配信のことしかわからず、企画やクリエイティブの打合せの時に専門外だから意見言っても、、と最初は思っていました。
でもデータやメディア配信をやってるからこそ言えることもあると思うきっかけになり、社内でのブレストでは自分の意見をもっというべきだなと気づかされた本にもなりました。
1月からQTbyのメンバーが増えることになりました。
会社全体でも目標を掲げ、突っ走るのみだなとわくわくしています。
人数が増え、仕事は増えることで欠かせないのが、仕事の効率化だと思います。その仕事していく上で、「打ち合わせ」は欠かせないものです。
打ち合わせをより効率的に内容の濃いものにすることで、仕事の効率化を行うことも重要になってくるでしょう。
これから新生QTbyとして新たな挑戦をしていきたいと思います。