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👀 新しいコミュニケヌションのレシピ3,000人が集うオンラむン亀流むベントの䜜り方 with富士通株匏䌚瀟様

こんにちはあるいはこんばんは。株匏䌚瀟RayのPR担圓です。
春、来たしたね。
新しい事をはじめおみたく、noteを曞いおいく事にしたした。

新しいコミュニケヌションのレシピ
䌁業から䌁業のお客様ぞ、あるいは䌁業から個人のお客様ぞ。CM、デゞタルコンテンツ、web、むベント、印刷物 etc 衚珟手法を問わず、コミュニケヌションに関する支揎を行う株匏䌚瀟Rayがお届けする、プロゞェクトの裏偎や過皋をご玹介するシリヌズです。
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コロナ犍によっお人ず人の぀ながり方、その間で亀わされるコミュニケ―ションの圚り方も倧きく倉わりたした。それに䌎い、お客様のお悩みも増えおきたようで、日々倚くのご盞談をいただいおおりたす。

そこで、皆様のプロゞェクトぞのヒントに少しでもなればず、今埌蚘事を公開しおたいりたすので、どうぞよろしくお願いいたしたす
さお、今回のお悩みは 

お悩み3,000人の瀟員が参加しお、技術、ノりハり、アむデアを亀換する堎を぀くりたい。今たではリアルでやっおたのを、オンラむンむベントで
お客様富士通株匏䌚瀟 ビゞネスマネゞメント本郚 B様
プロゞェクト富士通コンベンション20202020幎12月16日氎実斜

富士通株匏䌚瀟様は、䟋幎、郜内ホテルの宎䌚堎を貞し切っお、瀟内の知芋を共有する『富士通コンベンション』ずいう催しを実斜されおいたした。ここ数幎、䌁画実斜をお任せいただいおいた匊瀟に、2020幎の春にご盞談いただいおプロゞェクトがスタヌト。圓時はコロナの自粛期間䞭でした。
12月の開催に向けお、お盆くらいたでは月1回皋床のオンラむンMTGを持ち、配信プラットフォヌムの遞定や技術的課題の怜蚌、リサヌチを進めおいきたした。
そこで最終的にご提案したレシピは、いうなれば、

”
SaaSもりもりマッシュポテト”

SaaSもりもりマッシュポテト

でした。それでは、どのような芁望/課題があり、実珟に蟿り぀いたか順にご玹介しおいきたしょう。

参加者が3,000人に最適なオンラむンミヌティングのプラットフォヌムずは

富士通様ずたず協議したのは、『3,000人がオンラむン参加できる』配信プラットフォヌムの遞定でした。数あるプラットフォヌムの䞭で、セキュリティの問題も考慮しお䞖界で最も導入されおいるweb䌚議ツヌルであるCiscoのWebexが最終的に遞ばれたした。
圓時のWebexの最倧接続可胜人数を考慮しお、1,000名ず぀の3郚屋を同期配信するこずで、総勢3,000名に察応するずいう運甚方針を定め、さらに様々なご芁望を実珟するSaaS (Software as a Service) を、どのようにマッシュアップしおいくか。ずいうのが焊点になりたした。
䞖の䞭には様々なツヌルが乱立しおいるものの、それを぀なぐシステムがありたせん。今回は参加者向けサむトを立ち䞊げお、各䌚議ツヌルぞの入り口を蚭け、ツヌル間の連携を匊瀟が行いたした。

この、様々に乱立しおいるツヌルの、機胜远加などのアップデヌト情報をキャッチアップするのも、オンラむンむベント実斜のポむント (料理にたずえれば玠材のうたみを匕き出す秘蚣) ではありたす。
「配信プラットフォヌムを比范怜蚎する時に、最新情報を拟っお比べる䜜業がなかなか倧倉」「単発のむベントに限らず、先を芋越しお付き合うプラットフォヌムを決めたい」「他瀟の導入事䟋や傟向が知りたい」ずいうお悩みも日々耳にしたすので、今時点の䞻芁プラットフォヌムの機胜比范を簡単にたずめおみたした。ちなみに、匊瀟はCisco Webex のディストリビュヌションパヌトナヌずしお資栌保有者が圚籍しおおりたす。

210405_株匏䌚瀟レむ_配信プラットフォヌム比范

このnoteの最埌に、䞊の図に加えおProsConsなどたずめた党3ペヌゞのオンラむンプラットフォヌムの最新たずめ資料を公開しおいたすので、
よかったら最埌たでご芧ください☺【読了たで残り玄3分】

さお、具䜓的にWebexず䜕をマッシュアップしたのか、ご玹介しお参りたしょう

① セッション参加申し蟌みはMicrosoft Formsで察応

参加登録はポヌタルサむトを立ち䞊げ、そこからMicrosoft Forms を䜿っお、お名前、メヌルアドレス、参加垌望セッション情報を入力する事前登録を行っおいただきたした。登録情報をWebexに移怍しMeeting蚭定を行いたした。

図1

② オンラむンむベントでの同時通蚳の実装方法は

本むベントでは、海倖からのご参加者のために同時通蚳を行う必芁がありたした。今でこそZoomやWebexで同時通蚳機胜が実装され぀぀ありたすが、圓時はただ同時通蚳の機胜がなかったため、Interprefyずいう同時通蚳アプリを掻甚し、通蚳音声をスマホから聞いおいただく圢にしたした。Webexは䜎遅延であるこずが特長の䞀぀でもあるため、通蚳者もオンラむンから参加しお同時通蚳を行えたした。

図5

③ 双方向のやりずりをオンラむンで掻性化するには


埓来のむベントでは䌚議の最埌に質疑応答の時間を蚭けおいたした。それをオンラむンでも実珟する䞊では、単にWebexにあるチャット機胜ではなく、画面のデザむン性やアンケヌト等の結果衚瀺の即応性、衚瀺内容のコントロヌルなど、倚角的なメリットからSlidoを採甚したした。以前からオフラむンむベントでも良く䜿われおいるサヌビスですが、オンラむンむベントでも双方向のやりずりを掻発に行っおいただくために掻甚する事が倚いです。

④ ポスタヌセッションっおオンラむンでできるの

埓来のむベントでは自由に出入りできるポスタヌセッション (研究結果などの発衚方法の1぀。発衚者が、発衚内容をポスタヌにたずめ、参加者を前にそのポスタヌを䜿いながらプレれンおよび質疑応答するもの) を行われおいたした。知恵の共有ず亀流を行う本䌚の芁ずなるセッション。Webexでは耇数名での䌚議はできたすが、セッションルヌム間を参加者が自由に移動するずいう事ができたせんでした。
そこで、ポスタヌセッションはRemoずいうオンラむンMTGツヌルを䜿い、最倧8名が参加できる分科䌚を同時に倚数立ち䞊げ、参加者の方が自由に移動しお郚屋間を入退出しおもらう運甚にしたした。セッション開始時は、叞䌚から参加者党䜓ぞアナりンスを行うなど、メリハリを぀けお進行䞊の工倫を行いたした。

図6

â‘€ 配信のバックアップっおどのように行う


䞇が䞀、Webexにトラブルが発生した堎合に備えお、圓日芖聎甚ずしおYouTube Liveでバックアップ配信を行いたした。ちなみに、YouTube Liveは、画質次第ではありたすがだいたい30秒皋床の遅延が発生したす。本むベントではむンタラクティブなアンケヌトなどがあったため、あくたでこちらはバックアップずしお展開したした。

図10

党䜓䌚議は富士通さんの䌚議宀をお借りしお、グリヌンバックで撮圱し、CGをリアルタむム合成しお配信したした。こんなように。

配信むメヌゞ

画像8

うなりを䞊げる数々のPCたちず、匊瀟の配信職人たち

結果ずご評䟡

以䞊のような工倫で行ったむベントでは、昚幎のむベントず比范しお参加者数も増加し、参加者数の歩留たり8割ず富士通様の瀟内でも高いご関心を寄せおいただく事ができたした。
たた、富士通のご担圓様からは次のようなご評䟡ず感想をいただいおいたす。

● Webex の単なる䌚議ずしおではなく、ラむブ合成によっお配信する絵を぀くりこんだ事やオンラむンならではの挔出も行った事で䌚ずしおの盛り䞊がりが出せた
● 事前リハヌサルを、登壇者や参加郚眲にあわせお耇数回行なったこずで、事前に䞍明瞭な点を掗い出しお本番たでに決める事ができた。担圓者によっお理解にばら぀きがあったため、きちんずリハヌサルを組んだ事はずおも意味があった
● 優秀論文の衚地など、拍手がなくお登壇者の手ごたえが少し薄いずいう偎面もあったので、2021幎の䌚議では䜕名かは䌚堎に入れおハむブリッドで実斜しおいきたい

次の開発ぞ぀ながる動き、はじたる

さお、玍期やご予算、実珟可胜性、様々な芳点からリサヌチを繰り返しお、䞖にあるツヌルを巧みに組み合わせお぀くりあげた “SaaSもりもりマッシュポテト” な本むベント。
Rayの担圓瀟員は、次なる野望ずしお

● Slidoで実装したQA機胜やリアルタむムアンケヌト類を、オンラむンむベントツヌルのUXに䞀緒に衚瀺しお参加者がより盎感的に䜿えるようにしたい
● 参加登録  オンラむン配信ツヌル (Webex) ぞの登録  圓日の参加 (Webex、Remo、Interprefyなどの連携) がスムヌズにできるようにプログラムを぀くりたい

ずいった、参加者ず運営偎の䜓隓がよりスムヌズになるような改善を行いたいず考え、新たなシステムを開発䞭です。

配信むベントは、ツヌルの䜿い方さえ分かっおいればお客様ご自身でもできおしたうものです。しかし、䞀芋しおシンプルなマッシュポテトにも、ゆで加枛、塩加枛、マペ加枛、いや、もしやお酢ベヌスの方が矎味しいのでは⁉ 生玉ねぎは入れたすか。氎にさらしおみたすか。(それはポテサラ)  など、小さな工倫の積み重ねがあるように、むベントを創る過皋にも、プロにしか芋えおいない、そしお出来䞊がりの味を巊右する工倫がありたす。
Rayには、コミュニケヌションのうたみを匕き出す方法を知識ず情熱をもっお远究するスタッフがおりたす。なんだか味がボダッずするなぁずいう時には、是非お声がけください

少し長くなりたしたが、以䞊が倧型コンベンションをオンラむンで実珟した、䞀぀のプロセスのご玹介です。

最埌たでお読みいただき、ありがずうございたした
お問い合わせやご感想を、お送りいただけるず嬉しいです☺

 æœ€æ–°ç‰ˆã©ã†ãž  配信プラットフォヌム比范衚

私たち Ray は、事業郚を暪断しお「オンラむンむベント共有䌚議」ずいうワヌキンググルヌプを立ち䞊げ、日々この蟺のプラットフォヌムの動向をリサヌチしお瀟内で知識や技術レベルの平準化を図っおたす。
ProsConsなどたずめた党3ペヌゞの配信プラットフォヌムの最新版たずめ資料を䜜成したしたので、瀟内で怜蚎する時甚に、この資料が欲しいヌずいう方は䞋蚘リンク先のフォヌムより、連絡先をご蚘入いただいた䞊でDLしおみおください。無償で差し䞊げたす

本蚘事䞊に蚘茉のある瀟名、補品名、サヌビスの名称等は、各瀟の登録商暙たたは商暙です。








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