#25 その先に誰かがいるということ

バックオフィス業務をやっていると、「○日までに提出してください」とか「書類を書いてください」とか「備品は少なくなったら注文してください」とか、なにかと社員のみなさんに”やってもらう”ことが多いです。

しかし、今まで3社でバックオフィスを経験しましたが、どこでもそのお願いがなかなか聞き入れてもらえないというか、守ってもらえないことが多々あり、常に頭を悩ませてきました。もちろん、故意でそうしているわけではないこともわかります。面倒くさいこともわかります。性格的にすごく苦手な人がいることも、めちゃくちゃわかります。なぜならわたしも元々、期限ギリギリ面倒くさがり人間だからです。

ただ、だからといって何でも許容してはいけないのだと、実際に今の業務をするようになって思いました。それは、期限やルールを決めている我々ではなく「その先にいる人」に迷惑がかかってしまうからです。

たとえば、ラシン内の実例を出すと「勤怠打刻漏れは○日までに申請してください」とお願いしています。これが守られなかった場合どうなるかというと、
①上司が承認できない　
②給与計算を委託している社労士さんへの連絡が遅れる　
③給与計算が遅れる（作業時間が短くなる）
④給与振込処理が遅れる（作業時間が短くなる）
（※バタバタの作業で計算ミスが出たりする）
と、色んな方面に遅れが生じて迷惑をかけてしまうことになります。

会社として「給与を振り込まない」は罪に問われることになるので、そこだけは絶対に避けなければいけません。そもそも給与が振り込まれないと困るのは自分たちなのです。なので、どこかにシワ寄せがいってでも遂行する必要があります。

つまり、バックオフィスの人たちが意地悪で期限を設定しているわけでも、ムカついて催促をしているわけでもありません(笑)「期限の先にいる人たち」がスムーズに業務を行えるように、延いては「社員本人たちのために」その日、その時間、ルールを守ってほしいというお話です。

バックオフィスに限らずどのセクションでも、納期や期限というのは発生すると思いますし、きっとみなさん守っているはずです。それは、「その先の取引先やお客様のため」ではないでしょうか。そこができているなら社内の期限も守れるはずなのに、なぜか優先順位が下がってしまいがちだったりします。「許してもらえるから」ではなく、その先にいる人たちが大変な思いをしないようにという優しさをもって、期限やルールを守ってもらえたら嬉しいです。

わたしはわたしで、”やってもらえる工夫”をしていかないといけないなと反省しているところです。ルールをバーッと文字で羅列されても、そもそも読むのが億劫な人もいますよね。家電の説明書をいちいち読まないのと同じように。できるだけ簡素化してわかりやすく説明したり、マニュアルを作ったり、会社に合ったシステムやツールを導入したり。時には強く注意することも必要ですよね。（これは一番苦手なんですが…）できることはまだまだあるはずです。会社は社員に優しく、社員は会社に優しく、思いやりをもって、協力し合っていけたらなと思います。

とはいえわたしもタスクを忘れていたり漏れていたりということはあるので、そういうときはどんどん催促・指摘してほしいです！(笑)
（ラシンメンバーへのメッセージになってしまいました）

ではまた。