AIでメール作成：「B/Lを無くした」荷主に補償状（LOI）の概要を伝える

こんにちは！ラクです。

「え…B/L無くしたって…マジですか…
社内の手続きだけじゃなく、補償状(Letter of Indemnity)についての
説明をするのも面倒くさいなぁ…」

そんな風に思うこと、ありませんでしょうか？

そこで、「補償状とは、なんぞや？」ということについて、内容をザックリ説明をするAIプロンプトを作成しました☘️

補償状(LOI)の大まかな内容

ここでご紹介するのは、あくまで一例です📚

おそらくそれぞれの船社・フォワーダーにおいて、補償状を用意していることと思います🚢

今回のプロンプトには、以下の内容が出てくるように設定してあります。
しかし、自社の方針などに併せて内容は変更してくださいね！ 

1.損害補償:

貴社が貨物をB/Lなしで引き取ることによって、当社に生じる可能性のある全ての損害、損失、費用（弁護士費用を含む）について一切を補償すること。 

2.資金提供:

貨物引渡しに関連して生じる可能性のある請求や法的手続きに対して、当社が防御するための資金を提供すること。

3.保証の提供:

上記に関連して、必要に応じて即時に資産の差し押さえや拘束を防ぐための保証金やその他の保証を提供すること。

4.B/L原本のご提出:

B/Lの原本が到着次第、速やかに当社に提出すること。

5.共同責任:

この補償状に関する全ての責任は、貴社および関係者全員が共同で負うものとすること。

6.変更・解除:

当社との合意により、この補償状の条件を変更または解除することが可能であること。

【銀行の責任】

補償状が銀行によって保証されている場合、銀行の責任は以下のようになります：
 
1. 銀行は、当社からの書面による要求に応じて、補償状の範囲内で支払いを行うこと。
2. 銀行の責任は署名日から6年間続きますが、延長が可能です。
3. 銀行はいつでも、補償状の全額を支払うことでその責任を終了することができます。

補償状の説明用プロンプト

今回のは…もはやプロンプトとは言えないｗ
ただのテンプレートなだけな気がするｗｗ

とりあえずこのプロンプトに沿えば、AIからの質問に答えるだけで、
第一次的な社内連絡をメールで行うことが容易になります✨

なお、出来上がりはこんな感じです。
（長いので、ここでは一部だけのご紹介です）

しかも…英語にも対応！🌎
（プロンプト入力は、もちろん日本語ですよｗ）

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れていただくことで、すぐにメール作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません💦

プロンプトは以下です。ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。また、内容についても責任は負いかねますので、必ず自己責任でお使いくださいね。

#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は顧客（荷主）がB/L(船荷証券)を無くしたことから、B/L無しで貨物を荷主に引き渡すための補償状についての説明を行います。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式に則って報告書を作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．B/Lを紛失した顧客の会社名と名前は何でしょうか？
３．B/L番号を教えてください。

回答方法は、コンマで区切って順番に答えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、987654321」など、コンマで区切った回答例を示して、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください。ただし、同じ質問の回答内にコンマで区切った文章を作らないよう注意することも伝えてください。）

 #制約条件
・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。

#出力形式
・メール形式
・報告書に記載する順番は、顧客の会社名と名前、B/L番号、定型文、という順で記載する。

#定型文
平素よりお世話になっております。
今回は、B/L（船荷証券）原本が未着の状態で貨物を引き渡す際の手続きについて、簡単にご説明させていただきます。

貴社が貨物の受取人として正当に引き渡しを受ける権利を持っているかと存じますが、大変残念ながら現時点でB/Lの原本が差し入れられておりません。
そのため、B/L原本なしで貨物を引き渡す手続きを進めさせていただくために、補償状（Letter of Indemnity）をご用意いただく必要があります。

（なお、こちらはあくまで要約内容になりますので、詳細は必ず補償状原本の内容をご確認ください）

【補償状の大まかな内容】
補償状は、以下のような内容を含みます。

1.損害補償: 
貴社が貨物をB/Lなしで引き取ることによって、当社に生じる可能性のある全ての損害、損失、費用（弁護士費用を含む）について一切を補償すること。

2.資金提供:
貨物引渡しに関連して生じる可能性のある請求や法的手続きに対して、当社が防御するための資金を提供すること。

3.保証の提供:
上記に関連して、必要に応じて即時に資産の差し押さえや拘束を防ぐための保証金やその他の保証を提供すること。

4.B/L原本のご提出: 
B/Lの原本が到着次第、速やかに当社に提出すること。

5.共同責任: 
この補償状に関する全ての責任は、貴社および関係者全員が共同で負うものとすること。

6.変更・解除: 
当社との合意により、この補償状の条件を変更または解除することが可能であること。

【銀行の責任】
補償状が銀行によって保証されている場合、銀行の責任は以下のようになります：

1. 銀行は、当社からの書面による要求に応じて、補償状の範囲内で支払いを行うこと。
2. 銀行の責任は署名日から6年間続きますが、延長が可能です。
3. 銀行はいつでも、補償状の全額を支払うことでその責任を終了することができます。

ご不明点がございましたら、ご連絡ください。

何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。