卒園アルバム作成４（最後）　納品と配布

前回のnoteでは、卒園アルバムの入稿までを振り返りました。いよいよ最終、納品と配布です。

卒園アルバム作成３　原稿づくり｜quoco｜note

卒園アルバムには卒園式も載せたい！というリクエストがあったため、卒園後に郵送でみなさんにお届けする形になることは、早々にわかっていました。

準備が必要なこと

・梱包資材とその費用
・郵送代
・送付先と宛名と必要部数
・パッキングの人手

郵送することが早めにわかっていたにもかかわらず、これらの準備物品が必要になることはすっかり12月ぐらいまで考慮漏れしていた私。年明けにその事実に気が付き、焦ってすぐに保護者向けアンケートを行いました。

「送付先、宛名と必要部数をメールで返信して下さい。申し訳ないけど、締切は2週間後！郵送代はその他の卒園対策費用ととも頂く予定。。。」

これを学年のメーリングリストに投げ捨てるように送り、並行して印刷会社に、現在検討している仕様（ページ数＋オプション）での1冊のサイズと重さの目安を確認。

結果、1箇所あたりへの最大送付部数は2冊であり、1冊送るときは●円の郵送費、2冊送るときは●円の郵送費という予算が弾き出せました。1月中に把握できてよかった…ほっと一安心。

内容が分かれば、あとは会計さんに費用収集を依頼します。2冊梱包可能であろう封筒を検討・決定・発注し、郵送代も大まかな目安をたてて、会計さんにお伝えです。

あと、この年明け急いで行ったアンケートの案内に、もう一つプラスして情報を書き込んでいました。それは、作成完了した原稿を掲載したwebアルバムを作ったことをお知らせする内容でした。見たい人だけ見てね、というコメントを添えて。

全ては作成は終わっていないけど、できたところから共有をすることで、自然と第三者のチェックを入れられるし、修正希望のところがあればコメントももらえるというメリットが期待できました。実際に「やっぱりこの写真を、こっちの写真に差し替えたい」という要望をもらったりして、入稿締め切り直前よりも早めにやっておいてよかったな、と思ったことでした。

納品そしてパッキング

私の場合、4月中旬の原稿最終確定で、納品は5月のゴールデンウィークでした。本当は、各ご家庭へのパッキングを誰かに手伝ってほしいと思っていましたが、ゴールデンウィークに有志を集めるのも気が引け、かといって翌週までアルバムを温めておくのも気が引け…(性格的な問題でしょう)。
結果、私が一人で連休中にパッキングをし、発送作業を行いました。振り返ってみればこういう淡々とした作業は、誰かと一緒に思い出を語らいながらやる方が、楽しそうです。

パッキング作業も無事に完了。こうして、年長の1年間プラス1ヶ月ちょっとの卒園アルバム作成は幕を閉じました。

総じて振り返ると

「スケジュールの先出しと情報共有が最も大事」というのが、私の卒園アルバム作成を振り返って思うことです。まるで仕事のようですが、、、。

作成を始める前に軽く調べた「卒園アルバムにまつわるトラブル」を知る中で、保護者各々の中にある「期待」「心構え」と現実とのずれが、一つではなく重なっていくことがトラブルを生むのかもしれないという強い学びが合りました。なので、それを心に留めた行動を、比較的意識して取ることができたのかな、と思います。

それは仕事にも通じることで、卒園アルバムというプライベートな活動でしたが、ある種の社外プロジェクトに参加したような、達成感と学びが有りました。アルバム作りに携われて良かったと、私は心から思います。

私が卒園アルバムの作成に携わったのは2016年。振り返っている今は2021年で、だいぶ間が空いてしまいました。このnoteを書き始めたきっかけは、参加してよかったという思いを記録しておきたい、という思いでした。何が良かったのかちゃんと振り返っておきたいという個人的視点からのまとめではありますが、どなたかの何かの参考になる部分があれば嬉しく思います。

読んで頂きありがとうございました！