固定シフトのススメ

こんにちは！しょーたです。
みなさん、「変動シフト」と「固定シフト」どちらで運営されていますか？

今回のnoteは、シフト作りで
「毎週シフトを作るのが大変！」
と思っている主体者の方向けの内容になっています。

シフト作りの悩みって、
・店側の人件費と、スタッフ側の要望と、両方の板挟みでストレス
・聞き取りしても、返信遅かったりでストレス
・人が辞めたり予定通りならずにストレス
・長時間勤務になってストレス

本当に、、、日々ストレス溜まりますよね、、、

痛いほど分かります。
未来の予定が立てにくいですよね？

そんなシフト作りで悩んでいる人は、ぜひ最後まで読んでもらえると嬉しいです。

シフトを安定させたい悩みの解決策、それは
『固定シフト』です。

「自由に休めなくて、嫌がられるんじゃないか？」
というそんな心配も解決出来るので、安心して下さい。

▼固定シフトメリット

①主体者がシフト作るのが圧倒的に楽

自店では、３か月に一回のペースで固定シフトを作っています。
具体的には、シフトに入れる量が変化しやすい大学生の授業が確定するタイミングをベースにしていて、
・４月中旬（前期の授業確定、GWの予定を聞きつつ）
・７月中旬（夏休み、お盆の予定を聞き取りしつつ）
・１０月中旬（後期の授業確定～年始まで）
・１月中旬（春休み、旅行等の予定を確認しつつ
に、まとめて固定シフトを作っています。

一度に３か月分を作ったとしても、その通りにいく週はほとんどありません。ですが、休みたい場合は自分で代わりを探すルールにしているので、手間がかかりません。

私自身は変更の希望を聞き取りするだけで済むので、毎週シフト変更にかかる労力と言えば、１５分程度でしょうか？非常に楽です。

②スタッフも未来の予定を立てやすい

スタッフ達は当たり前ですが、
旅行の予定や、実家に帰省する予定、合宿や就職活動等、様々な予定を作ります。それは、１ヶ月以上も前から分かる事もあります。

オーナーやシフト責任者へ早めに休みの希望を伝えることが出来れば、本人も安心感が生まれます。
もしも毎週聞き取りがあるなら、ギリギリに言わなければならないことになり、そのときにオーナーやシフト責任者に嫌な顔をされる場合、安心して休みにくいでしょう。

未来の予定を早めに伝えることが出来るなら、伝え忘れも起こりにくい為、

安心して未来の予定を立てやすい職場になります。

③早めに休みが分かると、早めにシフトを埋められる可能性高い

早めにシフトの穴を把握することが出来れば、早めに他の人にシフトに入れないかの相談がしやすいですよね。
そうすることで、シフトの穴に早めに対応することが出来ます。

１～２週間前には、遊びにいく予定がある人でも、

１ヶ月以上前から予定が埋まっている人は、そんなに多くないと思います。

④人件費のシミュレーションがしやすい＝お金の管理

売上利益のシミュレーションをするとき、ベースとなる人件費が分かっていれば、それより増やしていくのか、減らしていくのか、コントロールしやすいです。

毎週シフトを作るたびに計算をすることは、手間が非常にかかりますし、
厳密に１円単位で計算することは意味が無い事なので、

ザックリと、
「ベースの人件費が１３０万円で、新人トレーニング８万、ミーティング２万で、今月は１４０万円ぐらいかな？」

みたいな計算が一瞬で出来ると、非常に効率的です。

⑤自由に休めないわけではない＝ルールを作ってあげる

自店では、『２週間前ルール』というものがあります。

きちんとルールを作るだけじゃなく、
ルールの目的も合わせて伝えてあげると、理解してもらって、ルールを守ってもらいやすくなります。

ルールとは、みんなが働きやすい環境を作る為のツールである。
ということも、きちんと伝えていきましょう。

⑥発注の曜日も一緒に入るメンバーも安定する為、仕事のペースが安定する

その他のメリットとして、毎週同じ曜日の同じ時間、同じメンバーと入ると、仕事に慣れるのが早いというメリットもあります。

毎回、仕事のペース配分や役割をやり続けることで習熟度が増します。

特に、新人さんは一人前と言えるところまでレベルアップさせるのに、最適だと思います。

⑦発注させやすいし、掃除も安定してやりやすい

発注は、決まった曜日の決まった時間に、「発注の締切」「納品」があります。
毎週シフトが固定されている事によって、発注分担を進めやすくなります。

また、安定した固定シフトなら、いつもの作業割当も安定しやすいので、時間の余裕も予測しやすいです。そこに掃除を組み込むことも可能です。

例えば、日曜日の夜が暇だったとして、そこで掃除をして欲しいとします。
もし色々な人がシフトに入るなら、やって欲しい掃除を全員に教えるのも大変ですが、いつも同じ人が居るなら、１人に教えるだけなので、非常に効率が良いですよね。

いかがだったでしょうか？
ここから先は、応用編のアイデアを記載しています。

もしも、実際に固定シフトに関心のある人は、参考に。

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▼応用編アイデア

１ヶ月に２回だけでいいから、作戦

上記のシフトは、自店で実際に使っているものです。
右上に「Aシフト」と書いてありますが、「Bシフト」もあります。

このAとBが隔週で入れ替わりをしている形になっています。
このシフトのメリットは、「隔週」なので、毎週固定で入る必要は無いというところです。

日曜日に入れない事もないけど、毎週は嫌かも？という人も一定数居るので、そのときに
『月に２回だけ入れない？』と聞いてみると、すんなり受け入れてもらいやすくなります。

１回休めば、月に１回だけになるので、そういう相手の立場に立った提案の仕方は喜ばれやすいので、オススメです。

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②いつも、「希望」と「可能」で聞く工夫

シフトの運営をしているとき、相手の希望を１００％叶えていたら、なかなかシフト組めないですよね。でも、出来るだけ希望を叶えてあげたい。

固定シフトを作るときに、その間を取る形で自店ではいつも「希望」と「可能」をセットで聞き取りをしています。
・希望：理想の曜日と時間帯
・可能：妥協して、入れない事もない曜日と時間帯

この２つを聞いておくことで、シフトを組むときの幅を持たせることが出来るので、シフトを埋めやすくなります。

また、スタッフが休みの希望を出してきたとき、入れる可能性のありそうな人を事前に把握することにも繋がるため、効率的にシフトの穴をカバーしやすくなります。

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③腹八分目の勤務量にしておく

これは、人それぞれ個人差が大きい話なのですが、
採用する際にはまず、必要な勤務量や、最低限必要なお金の金額等を確認します。

その上で、頑張って限界までシフトに入れる量の腹八分目ぐらいに全体的に調整することをオススメします。そうすることで、もうあと１日ぐらい入れるかな？という状態なので、休みの人のカバーで入りやすくなります。

ヘトヘトになるほど働かせてしまっていたら、代わりに入ってもらう事は難しいですからね。

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④上位の人を優先して希望を叶えていく

戦略的に評価制度を作る事が出来ている場合、その評価の上位の人を優遇するシフト作りは有効だと思います。
お店として評価が高いという事は、模範的な仕事をしているという事です。

そういう、模範的な仕事をする人の希望を優先的に叶えることによって、スタッフ全体が良い仕事をして、評価してもらいたい気持ちが高まります。

事前にそういうアナウンスをしておくと、さらに有効でしょう。

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⑤戦略的ペアにしたり、育てたり、見張ったりできる

固定でシフトに入る事によって、教育の視点でも有効です。
ベテランのリーダーとペアで、新人さんを付ける事によって、育てやすくなります。
他にも、新しい仕事を任せて、戦略的にペアで仕事を進めていったり、逆に危なっかしい人を見張る意味でも、安定したシフトのペアに見守りを頼むことも出来ます。

以上です。
気になった方は、ぜひ何か取り入れて頂けると嬉しいです！