「作業タスク」に関する考え方について

※この記事は学生インターン向けに指導している内容で、向上心のある20代のビジネスパーソンにも知っておいて欲しい内容を書いています。

学生への指導で一番重要なのは「タスク」の考え方

もう学生インターンに指導をしてきて8年ほどになりますが、
一番口酸っぱく行っているのは「タスク」について

人間にとって一番大切なのは「時間」であり、
過ぎ去った時間はもう二度と取り戻せない。

仕事上の失敗において、一番もったいないのは
「やるべき時期にやるべきことをやっていない」
ということ。

なので、タスク管理というのはビジネスにおいては
何より必須事項であると考えています。

ですから徹底的にたたき込みます。

タスクに関して押さえておかなければならないことが【3点】あります。

①何をどこまでやるのか？

「本来行うべきレベルまで完了出来ていない」
こういったことが仕事上でも良くあります。

タスクというのは、あくまでも「作業単位」であり、
仕事の全体であれば、一部のプロセスでしかありません。

もし、「完了レベル未達」という状況であった場合に
どういう影響があるでしょうか。

それは「後続タスクがスタート出来ない」ということです。

タスクはあくまでも管理をするのに適正な単位であり、
それが完了するだけでは何の意味もありません。

連続する作業タスクが進み、
仕事の完了まで計画通りに進まなければ、意味がありません。

後続タスクが着手出来ないとなれば、
その分「時間が無駄になる」とともに
「リカバリーする工数は膨らむ」ことになります。

タスクには必ず「完了基準」というものがあります。
それは「そのタスクでの目的を果たす」ということ共に
「次タスクをスムーズに進められる」ということです。

タスクを管理する上では、これは重要なこと。
なので、必ず「どこまでやれば完了なのか？」という点については
明確にしておくことが重要です。

これは他人に依頼する場合にも同じことです。
完了基準があいまいだと、「やり直し」などの無駄が発生しますし、
何よりもモチベーションが下がります。

常に「完了基準」というものを意識しましょう。

②誰がやるか

「誰誰さんがやると思ってました。」
何か職場でトラブルがあったときによく聞くセリフです。

ボクが一番嫌いな言葉ですｗ

仕事を進める上で、段取りを考え、
タスクを切り出す。

ここまでが出来ていたとして、
「誰がやるか？」が明確になっていない・・・
というのは通常ではあり得ません。

しかし、「複数の人が協力して担当する」という場合や
「そもそも同じ依頼を複数の人にお願いしている」という場合は
どうでしょう？

「複数の人が協力して・・・」の場合については、
そもそもタスクがバイネーム化していないのが問題という点はありますが。

タスクを管理する上で、複数が担当するという状況になってしまう
ということもあり得るかもしません。

この場合には、「誰がどこまでやるのか？」ということが曖昧に
なってしまうことがビジネスの現場でも結構あります。

「コミュニケーション」の問題が大きいのですが。

ですからタスクに関しては、「誰が」というバイネームで
完了基準を満たすということがとても重要です。

日本は「合議主義」で、
【個人の責任】というものに対する認識が甘い
ということもあるかもしれませんね。

誰の責任とかは問わずにみんなでリカバリーするとか。
今まで色んな企業で見てきました。

本当にバカバカしいと思いますｗ

あと、「そもそも同じ依頼を複数の人に・・・」などは
例えばアンケートとか、何かの提出物を出させるとか。

そういった時に「そもそも誰が対象かわからない」なんてことが
色んな職場で散見されます。

結局、完了するまでの時間がかかり過ぎ、
本来のタイミングを逃すようなことがあれば、
ビジネスチャンスを逸することにも繋がってしまうかもしれませんよね。

③いつまでもやるか？

実はこれが一番曖昧になることが多いです。
特に「依頼するようなタスク」の場合ですかね？

本来はタスクは仕事におけるプロセスの一部でしかありません。

仕事には必ず期限があります。
それはその仕事を待っている人がいるからです。

従って、タスクに期限がないなんてことはありません。

期限や時間に余裕があるものがあったとしても
必ず「デッドライン」というものは存在します。

①何をどこまでやるのか？→完了基準
②誰がやるのか？→責任の所在
③いつまでにやるのか？→期限

この３つが実現して初めて
タスクとして成立することになります。