面接日時調整「率」が低いときに確認する10のポイント
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「書類選考が通過したのですが、面接日時調整ができないんですよね」
よく聞くお話です。
昨今の採用市場において、応募を集めるのも大変ですし、せっかく書類選考が通過したのに、面接日時が確定できない。
むしろ面接希望日時が送られてこないことも多くあります。
では、どのような背景/理由で面接日時が確定できないのか？
あらゆる角度で解説していきたいと思います。
0. 媒体経由 or エージェント経由でポイントは異なる
昨今の採用活動において、応募経路の9割程度は「媒体経由」or「エージェント経由」だと思います。
面接日時調整を進める際に、この2つの経路において異なりますので、順番に説明をしたいと思います。
0-1. 媒体経由
媒体とは採用媒体/求人広告のことで、Wantedly/Green/ビズリーチ/リクナビネクストなどを指します。
媒体経由ですと、候補者さま ⇆ 採用企業さまが直接媒体上でコミュニケーションを取ります。後述するエージェント経由ですと、間にエージェントが入るため、少し毛並みが異なります。
では、媒体経由である場合、候補者さまはどのような思考をしながら面接日時調整をしているのかを説明いたします。
まず、媒体経由において、応募数/話を聞きにいきたい数 は人それぞれです。そのため、書類選考通過数＝「面接日時調整“数”」は、候補者さまによって変動します。
そんな中、仮に5社の書類選考が通過した場合、候補者さまはどのような優先順位で、面接日時調整を進めるのか？
- 志望度が高い / 興味がある企業
- 書類選考通過連絡が早かった企業
- 面接/面談概要が詳細であった企業
これらが優先度が高い「要素」となります。
皆さまが実際に転職活動をされた際にも同じような「要素」で調整を進めていたのではないでしょうか？
では、エージェント経由はどうなのかを見て参ります。
0-2. エージェント経由
前述しましたが、媒体経由と比較してエージェント経由ですと、候補者さま ⇆ エージェント ⇆ 採用企業さま というフローになります。当たり前ですが、候補者さまと採用企業さまの「間」にエージェントが入ります。となると、書類選考通過企業の中で、どのような優先順位で面接日時調整を進めるのか？という点において、「エージェント」という要素が入ります。
媒体経由と同じように、仮に5社の書類選考が通過した場合、候補者さまがどのような優先順位で面接日時調整を進めるのか、見て参りましょう。
- 1)紹介料率が高い企業
- 2)内定率(応募⇒内定に至る率)が高い企業
- 3)面接通過率が高い企業
- 4)書類選考通過連絡が早かった企業
- 5)面接の評判が良い企業
- 6)選考回数が少ない企業
- 7)面接/面談概要が詳細であった企業
- 8)面接調整がしやすい企業さま
- 9)候補者さまが志望度が高い/興味がある企業
- (一方で)敢えて志望度が低めな企業を練習で先に調整する？
一気に増えましたね。
なぜ媒体経由と比較して、エージェント経由はここまで増えるのか？
理由を次項で説明したいと思います。
0-3. エージェント経由の面接日時調整の優先度
前項で説明した通り、エージェント経由の面接日時調整の優先度の「要素」は多岐に渡ります。では、なぜ媒体経由よりも要素が多いのか？その答えは「エージェントの目標設定」が起因しています。
エージェントのビジネスモデルは成果報酬です。つまり、面談をしても、企業さまに紹介をしても、面接設定をしても、内定が出ても売上はゼロです。候補者さまが内定承諾をして、入社をしたら初めて売上が確定します。エージェントもビジネスでありボランティアではありますせん。そのため、「売上が作りやすい(入社決定が出やすい)」採用企業さまへのご紹介を優先することは当たり前であると思います。
という前提があった場合、前項に記載をした項目をご覧いただくと、納得していただけるかもしれません。
つまり、
- 大きな売上を作れそうで、
- 売上を作る確度が高く、
- スピーディーに、
- 評判が良く、
- 候補者さまの志望度が高い
そんな企業さまを優先的に進めることはご理解いただけるかと思います。
少しビジネスライクなことばかり記載してしまいましたが、もちろん候補者さまの「志望度」も確認しながら進めます。ただ、媒体経由と比較して異なる「要素」が発生していることをご理解ください。
1. 面接日時調整率が低いときに確認すること
では、どのように面接日時調整率を上げていくのか？まずは、面接日時調整率が低いときに確認することを記載いたします。
1-1. 書類選考スピードに問題はないか？
僕が以前調査をした結果を記載いたします。
・書類選考0日以内(当日)に結果を出す企業：全体の 20％ 程度
・書類選考1日以内(翌日)に結果を出す企業：全体の 50％ 程度
・書類選考3日以内に結果を出す企業：全体の 80％ 程度
つまり、応募をいただいてから2日以上経過している企業さまは全体の下位50％に入る、という意味です。
ちなみにこのリードタイムの定義は、「応募をした日時」⇒「エージェントに書類選考通過連絡をした日時」です。
応募からの書類選考通過連絡が早ければ早いほど、面接日時調整率は上がります。シンプルに嬉しいですよね、クイックレスポンスをしていただける企業さまは。それに加えて、候補者さまからすると、これから書類選考が何件通過するかわからない中で、早く通過連絡をいただいた企業さまを優先的に面接日時調整する気持ちはご理解いただけるのではないかと思います。
一方で、書類選考スピードが遅く、例えば応募から書類選考結果提示まで5日経過してしまっていた場合、応募企業の90％の企業さまはすでに結果を提示済になるため、面接日時調整が始まっており、すでに5社以上の面接が決まっているかもしれません。そうなると必然的に面接日時調整率は落ちますよね。
1-2. 面接日時候補の幅が狭すぎないか？
書類選考が通過し、面接日時調整のメールを候補者さまにお送りする際に、面接「候補日時」を提示いただける企業さまもいらっしゃいます。
ただ、この「候補日時」の幅が狭すぎて、候補者さまが面接日時調整を諦めてしまう場合もあります。例えば、候補日時が1つ、2つのみの提示である場合、在職中の方はその候補日時がピンポイントで都合が良い可能性の方が低いかと思います。
また、その候補日時が日中の時間帯であればあるほど調整率は低くなります。当たり前ですが、在職中の方は、日中での調整が難しい可能性の方が高いからです。
さらに非常に細かい話ですが、19時開始までor 20時開始まで可能なのか、これは大きな差分になります。最近はリモート勤務もできるようになったため、夜の時間はそこまでこだわらなくてよくなりましたが、19時が就業時間である場合、20時開始でないと面接に間に合わない場合もあります。
1-3. 再調整時に候補日時を幅広く提示しているか？
面接日時調整において、調整ができずにメッセージの報復の数が多くなればなるほど、面接日時調整率は下がります。これも当たり前ですが、友人との約束や、恋人とのデートの約束においても、日時調整が何度も往復してしまうと、調整をする気持ちもなくなってきますよね。
また、もし仮に、自分(候補者さま)が日時候補を提示した際に、採用企業さまにて調整ができなかった。そして「改めて日時候補をください」と言われた際に、「まぁいいか、改めて日時候補提示しよう」と思ってくださる方と、「あなた(採用企業さま)の都合が悪かったのであれば、そちらから日時候補を提示して欲しいな」と感じてしまうのも当たり前の心理かと思います。
面接日時の再調整は、採用/転職市場で当たり前のように発生いたしますが、その際には最大限の配慮をしたいものです。また、再調整をする場合については、調整ができなかった側が日時候補を複数提示するのは最低限のマナーと言えるかと思います。
1-4. 面接日時調整URLを使っているか？
昨今において、あらゆる日時/予定の調整を、専用の調整URLを用いて実施する企業さまが増えて参りました。
美容院の予約、飲食店の予約、歯医者の予約など、メッセージや電話を用いて予約をすることの方が少なくなってきましたよね。ただ、面談/面接の予約において、なぜかメッセージで日時調整をしなくてはならない。これはユーザー(候補者さま)からしても、違和感を覚える可能性が十分にあります。
もちろん、自社のカレンダーアプリ/ツールの兼ね合いで、日時調整URLを使用できない場合もあるかと思いますが、仮に書類選考が通過したとして、そのうち4社はURLで調整可能、そのうち1社のみメッセージでの調整である場合に、その1社は後回しにされてしまう可能性もあるかと思っています。
1-5. 面接の詳細を記載できているか？
候補者さま側からすると、面接を実施いただくにあたり、「準備」が必要なのかは気になるところではあります。
リモート/対面の面接のいずれにしても、「面接官」「面接時間」は知っておきたいですよね。また、面接を迎えるにあたり、候補者さま側も企業研究を少しでも進めたい気持ちがあるかと思います。優秀な候補者さまであればあるほど、書類選考が通過する数も多く、面接を準備する「社数」も増えます。そのため、面接日時調整メールに「面接準備に必要な情報」を詳細に記載いただいている企業さまは、面接調整率が高くなる傾向もあります。そのため、面接日時調整メールの「内容」についてもポイントになるのだと思います。
1-6. Entrance Book(仮)はあるか？
Entrance Bookとは「面談/面接の初期設定前」に適した情報を提示する企業さまの情報を取りまとめたものです。
前項で「面接準備」段階において、必要な情報、と記載しましたが、ベストな状態としては「面接前」のフェーズにおいて「志望度が上がる」状態であるかと思います。もちろん、面談/面接の場において、志望度を上げるためのトークをする事は重要ですが、そもそも面接日時の調整段階において脱落してしまってはもったいないです。脱落とは、書類選考を通過した企業さまの中で「面接調整をしない」と決断されてしまった企業さまです。(書類選考通過社数が多い場合は発生します)。
そういった場合に、Entrance Bookを活用して、面接「前」に志望度を上げるように仕向けます。これで面接日時、調整率を上げるようにしていきます。
1-7. 選考通過率が低くないか？
本項からエージェントを通した面接日時調整におけるポイントを記載します。本項は意図的に操作できるわけでは無いのですが、選考(面接)通過率が高い企業さまは、エージェントから好んで/進んで、面接日時を優先的に調整いただけることが多いです。前述した通り、エージェントもビジネスをしているわけで、「内定率」が高い企業さまを優先する気持ちはご理解いただけるかと思います。
ただ、「面接日時調整率」を上げるために、意図的に選考(面接)通過率を上げる必要は無いです。採用して入社後に活躍することが一番のゴールかと思いますので。ただ、本ブログの主題である面接日時調整率にスポットを当てた際に、1つの要素として存在している事はご理解いただけると良いかと思います。
1-8. 選考回数が多すぎないか？
選考回数が多ければ多いほどエージェントは嫌がります。なぜならば、売り手市場の昨今の採用/転職市場において、面接の時間を数多く割くのは大変だからです。もちろん、御社への志望度が非常に高ければ3回以上の面接を前向きに調整していただけるかと思いますが、そこまで志望度が高くない企業さまの面接を3回以上調整する事は億劫になってしまうことがあります。
採用方針として、面接見極めをきちんとする、という姿勢は非常に共感するのですが、不必要に選考回数が多くなる事は僕も推奨はしないです。
1-9. 面接の評判が悪く無いか？
最近、転職活動における「口コミサイト」が増えていますし、エージェント経由での面接が多い採用企業さまであれば、候補者さまからエージェントへ「面接フィードバック」と称して、面接官の評判が蓄積されています。候補者さまは採用企業を見極めています。昨今においては少なくなりましたが、未だに「採用する側が上」という姿勢で面接を実施されている面接官の方も見受けられます。売り手市場の世の中の中で、且つ「心理的安全性」という言葉も騒がれている中で、「採用する側が上」という雰囲気が少しでも出てしまうと、候補者さまはそれを敏感に察知します。エージェント経由である場合は、面接の評判が芳しくない企業さまが後回しにされてしまう場合も多いです。
1-10. 採用ハードルが身の丈に合っているか？
言い換えると「御社の求めている人材が満足するような魅力を持っているか？」です。
採用活動において「必須要件」を設定することは当たり前ではありますが、「必須要件」が高ければ高いほど優秀な方が対象になります。優秀な方であればあるほど、より魅力的な企業さまを希望するのは当たり前です。
仮に優秀な方からご応募をいただいたとします。応募をいただけたというのは、媒体orエージェントに掲載されている求人の中で選別をした上で御社の求人に応募をしているわけです、ここまでは素晴らしいです。そして、1次面接を調整できた場合は、書類選考が通過した企業の中で選別をした上で御社の求人に1次面接設定していただいた、というわけです。つまり、「全求人⇒応募企業の選別」、「書類通過⇒1次面接調整企業の選別」という2つのステップがあるわけです。この2つ目のステップにおいても「御社の魅力」が重要になり、且つ「採用ハードルが高ければ高いほど」魅力の尺度が大きくなければなりません。そのため「採用ハードルが身の丈に合っているのか？」という記載をしました。
2. 面接日時調整率を上げるための施策
前項では「面接日時調整率が低いときに確認すること」を記載しました。では、面接日時調整率を上げるための施策は何が上げられるのかを記載いたします。
前項を解消するためのアクションが施策となりますね。
補足ですが、「8. 面接リマインド連絡の仕組み化」について、こちらに詳細を記載しておりますので、是非ご覧いただけますと幸いです。
最後に
皆さんいかがでしたでしょうか。
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