採用業務の時間・タスク管理をスマートにする3つのステップ
こんにちは！ポテンシャライトで、クライアント企業の採用支援に邁進しています田島と申します。
母集団形成のためのスカウト送付、次から次へと舞い込む日程調整、候補者情報の入力業務、現場事業部や労務担当との調整業務……採用におけるオペレーション業務の煩雑さは、やったことがある人にしか理解できないものかもしれません。
「時間がいくらあっても足りない！」
「やってもやってもタスクがゼロにならない！」
と感じている人も多いのではないでしょうか。
今回はポテンシャライトが考える、採用業務効率化のポイントをご紹介します！時間管理のスキル4つ、時間管理のステップ3つを紹介。また、便利なアプリケーションやツールの紹介も記載しています。
時間管理のスキル4つ
時間管理は、いくつかのスキルが複合的に組み合わさって向上するものと考えています。例えば、時間の管理方法とタスクの管理方法は密接に関係しており、切り離して考えることは難しいでしょう。以下が、特に重要な4つを図に表したものです。
(1) ToDoリスト
ToDo(タスク)をメモに残し、可視化することです。
(2) 整理する
メモされた雑多なToDo(タスク)を整理する時間を、意識的に確保します。
(3)集中する
各タスクを実行すると決めた時間は、なるべく他のことを排除して、集中する環境を作ります。
(4)PCスキル
実はここが意外と大きな差になります。ノートPCでマウスを使っている人は黄色信号。タイピングスピードを上げてショートカットキーを使いこなすと、「チリも積もれば山となる」でかなりの業務効率改善が可能です。
※おまけ：ストレス管理スキル
分刻みでタイトなスケジュールをこなす毎日は、たとえ自覚がなくても心身に大きなストレスを与えているかもしれません。スキマ時間で気分転換するルーチンを、何か決めておくとよいでしょう。
時間管理のステップ3つ
これらを実行する過程を、3つのステップに分けてご説明します！
(1) ToDoリストにメモする！
まず最も重要なのは、その場で処理できないToDo(タスク,やるべきこと)が発生したらすぐにメモすることです。メモするメリットは2つ。
- タスクの漏れがなくなる
- 記憶するエネルギーを無駄にせずにすむ
タスクをメモに吐き出すことで、自分の脳みそのキャパシティーを1mmでも広くしておきましょう。手帳？PC？アプリ？どこにメモするかは、後半で詳しく紹介します。
(2) タスクを整理する
1日の終わりに、次の日のタスクを実施する緊急度・重要度を整理します。
タスクが終わると、すぐにPCを閉じたくなる気持ちはわかりますが…！翌日のタスクを整理すれば、明日の朝まで何も考える必要なく気持ちよくリフレッシュできます。業務のスタートもとてもスムーズになります。
緊急度と重要度で仕事を振り分ける際は、アイゼンハワーマトリクスが有用です。
(3) タスクの実行に集中する
上の図の①のタスクを実行し、②のタスクもなるべくスケジュールを守って実行します。slackの通知を一時的にオフにしたり、カレンダーに作業時間を登録するなどして、チームメンバーに自分の集中タイムを周知するのも有効です。
このとき、③や④のタスクにも手をつけたくなってしまう衝動を押さえましょう。一生懸命になって長時間働くことだけが正義ではありません。本当に大事な仕事を、集中的に短時間で終えることによって、採用成功に向けた新しい戦略や施策を考えるキャパシティーを確保することが可能になるのです。
便利なツールの紹介
シンプルなToDoリストであれば、EvernoteやWorkflowy、Google ToDoなどがおすすめです。
また、事業部をまたいだ複数の採用業務を抱えている場合など、プロジェクトごとにタスクを管理する場合には、TrelloやAsanaが便利です。私は普段Asanaを使っていますが、週単位で「今日必ずやること」「明日までにやること」「今週中にやること」を適宜ドラッグ＆ドロップで整理できるので非常に便利です。タスクごとに締め切り時間を設定して、優先順位が高い順にタスクを並べたり、プロジェクトごとに色分けすることもできます。
まとめ
今後、数十名・数百名と従業員を増やし会社を成長させるとなれば、今日ご紹介したような採用業務の効率化は非常に重要なテーマです。
とは言いつつも、上記全てを事業活動を行いながら並行して行うことは難しいのが現実かもしれません。当社がプロフェッショナルとしてご支援・業務代行させていただくことが可能ですので、ご興味をお持ちの方はお気軽にご連絡ください。
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