ビジネスメールのマナーを学ぼう

ビジネスメール

ビジネスメールの基本マナーとして考えられるのは、主に以下の7つです。
① 宛先は必要に応じてTO・CC・BCCを使いわける
② 端的でわかりやすい文章を心がける
③ 挨拶と名乗りはビジネスメールの大前提
④ 本文は読みやすいように要点と結論をまとめる
⑤ 添付ファイルは一言添えたうえで容量・形式・安全性をチェック
⑥ 本文の最後には忘れずに署名を表記
⑦ 宛先や誤字脱字などの間違いがないか最終確認をおこなう

①TO・CC・BCCとは

「TO」にはダイレクトに連絡を取りたい相手の宛先を入力します。

「CC」の宛先には、情報共有の際に「TO」の人に連絡先を知られても問題ない相手を入力します。

「BCC」の宛先には、情報共有の際に「TO」の人に連絡先を知られたくない相手を入力します。

なお、「TO」が空欄のまま「CC」や「BCC」のみを入力したビジネスメールは、相手先に迷惑メールとして入り、読んでもらえない可能性があります。

全員の連絡先を知られないようにしてビジネスメールを一斉に送る場合は、「TO」に自分自身、「BCC」に全員のメールアドレスをそれぞれ入力しましょう。

② 端的で分かりやすい文章を心がける

件名の文字数は長くなりすぎないように一目でわかるように工夫するといいでしょう。文章も読み返して、表現が重なる箇所は削除し、簡潔な文章を心がけましょう。

③ 挨拶と名乗りはビジネスメールの大前提

社内の人に対しては「お疲れ様です」、しばしば連絡を取り合う社外の人に対しては「いつもお世話になっております」、がよく使われています。

社外の人でお互い初めて連絡を取り合う場合には、「突然のご連絡失礼いたします」、「初めてご連絡申し上げます」といったフレーズを使用します。

④ 本文は読みやすい様に要点・結論をまとめる

本文では、要点と結論をシンプルに書きましょう。相手が読みやすい文章構成を心がけましょう。

⑤ 添付ファイルは一言添える

メールの添付ファイルは、送る前にその容量や形式やウイルスチェックをおこなって安全性を確認しましょう。

添付ファイルを送る際には、相手先に配慮して、本文に一言、添付ファイルを送る旨を記載しておくと、相手がわかりやすいでしょう。

添付ファイルの容量が大きい場合には、相手先で受信できないというトラブルが発生する可能性があるので、ファイル圧縮ソフトを使用して圧縮してから送るなどの配慮も必要です。

⑥ 本文の最後には署名を記載

メールの最後には、名刺に記載されている情報を掲載した「署名」を表記しましょう。

「署名」に記載すべき情報としては、会社名・部署名・名前・住所（郵便番号を含む）・電話番号、FAX番号・メールアドレスが基本です。Webサイトがあれば、サイト名とURLも記載します。

一般的には会社に独自の署名テンプレートがあるので、カスタマイズして使用すると効率的かもしれません。

⑦ 最後に送信する前に誤字・脱字・内容のチェックをする

誤送信を避けるためにメールを送る前には、相手の宛先をもう一度確認しましょう。

相手が読みづらくないように、誤字脱字や誤変換がないかもあらためてチェックすることも必要です。

自分自身で送信前にあらためて目を通して最終確認をすることも、ビジネスメールのやりとりでのトラブルを防ぐために必須のマナーです。

参考（ネットでググっただけです）

以上です。