行政におけるデジタルのツールの活用と実践　～PMI日本支部行政コミュニティ第４回定例会レポート～

こんにちは。行政コミュニティ副代表の渡辺恵士朗です。

７月１８日に開催した第４回定例会（勉強会）にて、「行政におけるデジタルのツールの活用と実践　～デジタルツールを使いこなしてプロジェクトマネジメントを推進する～」というテーマで勉強会を開催させていただきましたので、報告いたします。

目的・背景

今回の勉強会の目的・背景として、行政コミュニティではZoom、Slack、BOX、Miro等のツールを使用していますが、それぞれのツールを業務では使用しておらず不慣れな方も多いため、ツールの使い方を覚えてもらう機会を作りたいということがありました。

また、私は仕事でITコンサルとして行政や公共組織に関わらせていただいており、組織ごとに全く異なるツールを用いているのが現状だと認識していたので、実際にどのようなツールを利用してるのかということや、ツールを利用する上での課題などを、参加者の方を交えて意見交換したいと思ったのが今回の勉強会開催のきっかけです。

特に、個人的な想いとしては、公共組織だとセキュリティ（ISMAPなど）の面からルールの縛りもあるため、勉強会を通して、ルールに則りながらも業務を効率化できるデジタルツールの使い方を考えたいと思いました。

デジタルツールの種類と事例

デジタルツールについて、オンライン会議ツール、チャットツール、ファイル共有ツール、ホワイトボード、プロジェクト管理ツール（スケジュール・ToDo管理等）に分類し、代表的なツール例を挙げて、参加者の所属される団体での利用状況などをお聞きしました。

今回は、自治体、省庁、公共機関等に所属される参加者の方がいらっしゃったため、各組織で使われているツールの実例などをお聞きすることができました。

民間企業と同様に、大組織ではM365を導入しているところが多く、中小規模の団体ではツールの特性などにより使い分けている（まとめての導入ではない）ところが多いようでした。

私が代表例として資料に挙げていたツール以外を利用されているという事例もお聞きすることができ、興味深かったです。

グループディスカッション

いつもは各グループで同じテーマでディスカッションしていただくのですが、今回は変則的に、行政コミュニティで使用しているツール（Zoom、Slack、BOX、Miro、その他）ごとにルームを分けて、参加者がルームを自分で選んで行き来できるようにし、そのツールに関する意見交換を行っていただきました。

最初は、慣れていないと使いこなすのが難しいMiroについてのルームの人数が多く、SlackやBOXのグループも数名参加されていましたが、最終的には「その他」のルームの参加人数が一番多くなっていました。

ブレイクアウトルーム終了後に各グループでどのようなことを話したか教えてもらったところでは、「その他」のルームでは、公務員業務向けのChatGPTツールなどの生成AIや、仮想オフィス（バーチャルオフィス）などの話をされていたそうです。

最近はメタバース上のバーチャル役所などもニュースで見かけますが、こういったデジタルツールの利用が一時的な流行で終わるのではなく、本当の意味で業務の効率化や住民サービスの向上、デジタルデバイドの解消等につながるとよいなと思いました。

次回以降の勉強会のお誘い

定例会（勉強会）は基本的に毎月実施していますが、8月はお盆時期と重なるため休会し、次回は9月19日（木）に開催予定です。
テーマは未定なので、こんな話を聞いてみたいという方や、こういうテーマで行政関係の参加者と語り合いたいというアイデアがあれば、是非ご連絡いただけると（そしてコミュニティ運営WGにもご参加いただけると）、大変ありがたいです。

また、8月は定例会（勉強会）がない代わりに、行政コミュニティのイベントを実施予定です。

イベントでは、市川市長時代にDX憲章策定などの先進的な施策に取り組まれた村越祐民様による講演や、自治体職員によるパネルディスカッションを行う予定となっています。

行政に限らず、自組織における職場業務改革やプロジェクトマネジメント活用についてのヒントや気づきを得ることができると思いますので、ぜひご参加いただければと思います。

最後の方は宣伝になってしまいましたが、行政コミュニティにご興味を持っていただいた方は、まずはゆるく参加いただけるとありがたいです。
入会前に、見学いただくことも可能です。
※ お申込みはこちらから※

最後までお読みいいただき、ありがとうございました。皆さまのご参加をお待ちしております！