人に仕事？仕事に人？

突然ですが、御社の事務所作業は仕組化できていますでしょうか。

仕組化するということ

仕組化とは、マニュアル書や手順書を利用し、作業を標準化することです。
つまり、作業内容を整理し、明文化することです。

当地では、SOP（エス・オー・ペー/Standard Operation Procedures）と呼ばれています。
製造業の工場では、SOPをよく見かけますが、事務所作業にはSOPが無いという会社も多いのではないでしょうか。

仕組化は、会社として「作業」を作成し、そこに人を配置すること。
要すれば「仕事に人をつける」ということです。

仕組化の無いリスク

一方、その逆が「人に仕事をつける」というやり方です。
作業者の数だけルールが存在し、手順書の無い作業になり作業が属人化してしまいます。

言うまでもないですが、属人化した作業は、担当者がいなくなると同じ作業が出来ないという大きなリスクが存在します。

私も様々な会社をコンサルタントする中で、仕組化の無い作業を沢山見てきました。

様々な演算式が入ったエクセルの特定の人にしか作れない月次報告書、在庫表、バランス表。。。
心当たりがある方も沢山いらっしゃるのではないでしょうか。

仕組化の始め方

仕組化するためには、手順書の作成が必要です。
手順書を作成するためには、作業を整理することが必要です。

作業を仕組化するためには以下の手順が必要となります。
１．業務整理をする
２．標準化して、手順書を作成する
３．効率化、自動化する

仕組化をより効率的に運用するための自動化

一方、定例作業ならば、システムエンジニアの力を使うことで、現在ご利用のエクセルやWindowsにプログラムコードを作成することで沢山の作業が自動化できます。

例えば、ファイルのコピー、ファイルを開く、ファイルからデータを取得して集計する等のパソコン上での動作は、すべて自動化可能です。

人間は、ツールを開いて、変数となるデータ（例：年月など）を入力して、１クリックすれば作業完了ということが可能です。

また、Windowsの「タスクスケジューラー」を使えば、クリックも不要となります。
指定した日時に自動でレポートを作成し、Outlookから関係者に添付ファイル付きで自動メール送信といった作業も可能となります。

このように仕組化に「システムエンジニアリング」を利用すれば、標準化された作業をより迅速に、一定品質で作業を行うことが出来ます。

弊社のシステムエンジニアリングサービス

システムエンジニアリングにつきましては、弊社からご提供可能です。
簡単なツールならば、2Jutaルピア（１人日）からの作成も出来ます。

このような痒い所に手が届くシステムエンジニアリングサービスは、インドネシアではまだ珍しいサービスです。

ご興味が御座いましたら、まずは、ウェブ会議でご説明させていただきます。

是非、ご連絡ください。